Sobre la plantilla de documento
Orden de compra y seguimiento de entregas 2026/2027 es un paquete de plantillas profesional para compradores, pequeñas empresas y empresas manufactureras que desean realizar pedidos de mercancías de forma clara y realizar un seguimiento de los pedidos, entregas parciales, pedidos pendientes y discrepancias en las entregas. El paquete contiene una orden de compra editable, un protocolo de recepción de entregas, una guía de usuario detallada en sueco, una hoja de trabajo complementaria en inglés y un registro funcional en Excel con seis pestañas.
Precio: 79 SEK – compra única. No necesita suscripción. Los documentos se utilizan manualmente en software compatible con Word, PDF y Excel. Excel no envía pedidos, no importa datos de proveedores automáticamente y no actualiza los niveles de existencias de un sistema de gestión empresarial separado.
Versión 1.0, destinada para 2026/2027. Las delimitaciones legales han sido comprobadas frente a la ley de compraventa vigente (Köplagen), la guía de Verksamt sobre ofertas y aceptaciones, así como las normas de facturación de la Agencia Tributaria sueca (Skatteverket). El marcado se refiere a una revisión editorial, no a una aprobación oficial o a un análisis legal especializado individual.
Qué incluye el paquete de documentos
| Archivo | Contenido | Formato |
|---|---|---|
| Orden de compra / formulario de pedido | Solicitante, proveedor, ID de PO, fecha de pedido, dirección de entrega, artículos de línea, cantidad, precio unitario, referencia de contrato, condiciones de entrega y pago, y necesidad de confirmación. | Word + PDF |
| Recepción de entrega y discrepancias | Protocolo de recepción con cantidades pedidas, aprobadas y rechazadas, pedidos pendientes, referencia de documentación y decisiones de acción. | Word + PDF |
| Guía de usuario detallada en sueco | Ocho pasos desde el pedido hasta la recepción, reglas de entrada prácticas, aspectos legales, confidencialidad, errores comunes y fuentes oficiales. | Word + PDF |
| Purchase Order & Delivery Tracking | Documento de trabajo en inglés para referencias de compras y entregas en empresas suecas. No es una traducción completa de todos los archivos suecos. | Word + PDF |
| Registro de pedidos y seguimiento de entregas | Excel con seis hojas de trabajo, fórmulas para valores de pedido, entrega real, cantidad pendiente y señales de seguimiento. | Excel (XLSX) |
Total de 9 archivos de entrega: 4 documentos Word editables, 4 PDF en tamaño A4 buscables y 1 libro de Excel. El sueco es el idioma principal con una hoja de trabajo complementaria en inglés. Todos los archivos se entregan en un archivo ZIP.
¿Para quién es adecuada la plantilla de compras?
El producto es adecuado para responsables de compras que realizan pedidos a múltiples proveedores, talleres y empresas manufactureras que necesitan trazabilidad entre pedidos de materiales y entregas, empresas de comercio electrónico y comercio con compras recurrentes de mercancías, así como pequeñas empresas que no utilizan un sistema ERP complejo. Puede utilizarse independientemente de la planificación de necesidades de materiales, pero funciona naturalmente como el siguiente paso manual después de un informe MRP.
Excel – seis hojas con fórmulas reales
| Hoja de trabajo | Función |
|---|---|
| Visión general | Suma automática de órdenes de compra registradas, valor pedido y recibido, valor pendiente abierto, señales de vigilancia, entregas en exceso y discrepancias abiertas. |
| Registro de pedidos | 80 filas con ID de PO, proveedor, fecha de pedido y de entrega confirmada, estado del pedido manual, moneda, valor automático y señal de vigilancia. |
| Líneas de pedido | 120 filas con artículo, número de línea, cantidad pedida, unidad, precio, cantidad recibida del registro de entrega, cantidad pendiente y aviso por entrega en exceso o números de línea duplicados. |
| Entregas | 160 registros de cantidad real recibida, aprobada y rechazada, albarán de entrega, fecha y responsable de recepción. El ID de PO y el número de línea vinculan la recepción a la línea de pedido. |
| Discrepancias | 80 registros de deficiencias, retrasos, daños, errores de documentación o problemas de precios con responsable, fecha objetivo interna y cierre verificado. |
| Instrucciones | Descripción de la lógica de entrada y enlaces a guías oficiales. |
Ejemplo de cálculo: 10 artículos pedidos × 200 SEK sin IVA dan un pedido de 2 000 SEK. Dos entregas parciales aprobadas de 4 y 3 artículos respectivamente dan 7 recibidos, 3 restantes y un valor pendiente abierto de 600 SEK. Excel calcula estos valores automáticamente cuando se utilizan el ID de PO y el número de línea correctos.
Cómo utilizar el paquete – ocho pasos
- Registrar el pedido. Cree un ID de PO único y anote el comprador, proveedor, fecha y oferta/acuerdo marco relevante.
- Registrar líneas de pedido. Especifique el artículo, número de línea, cantidad pedida, unidad y precio unitario acordado sin IVA.
- Revisar antes del envío. Compruebe la dirección de entrega, condiciones de entrega, autorización para realizar el pedido y qué documentos o especificaciones deben incluirse.
- Guardar la confirmación del proveedor. Registre la confirmación real y la fecha de entrega confirmada. La solicitud original del cliente o comprador no es lo mismo que la fecha acordada.
- Recibir la entrega. Compruebe la cantidad y el estado. Registre la cantidad recibida aprobada en el ID de PO y número de línea correctos. La cantidad rechazada se documenta por separado.
- Controlar pedidos pendientes. Revise la cantidad y el valor del pedido restante, y realice un seguimiento de las fechas faltantes o fechas de seguimiento internas superadas.
- Documentar discrepancias. Describa la diferencia con respecto al acuerdo y realice cualquier reclamación según la ley y los términos contractuales aplicables.
- Cerrar de forma controlada. No cierre manualmente hasta que la entrega, el pedido pendiente, las discrepancias y el soporte de facturación hayan sido conciliados.
Orden de compra, contrato y ley de compraventa: ¿qué es lo aplicable?
Una orden de compra no es automáticamente un contrato final. Si se produce un contrato vinculante depende, entre otros, de la oferta, aceptación, negociaciones previas y condiciones acordadas. Verksamt explica la importancia de condiciones claras y confirmación de pedido. La confirmación de un proveedor con cambios debe ser revisada especialmente.
La ley de compraventa (Köplagen 1990:931) puede ser aplicable en la compra de bienes muebles entre empresas. Según el § 3, el acuerdo, los usos comerciales o la práctica tienen prioridad sobre muchas de las disposiciones de la ley. Las consecuencias legales por retrasos o defectos deben, por lo tanto, evaluarse según el caso concreto, y una fecha de Excel retrasada nunca determina la cuestión por sí sola.
Una orden de compra no es una factura. El contenido de las facturas está regulado, entre otros, en la ley del IVA y es guiado por la Agencia Tributaria. El importe del pedido y las entregas registradas en el paquete no se convierten automáticamente en comprobantes contables o documentos de IVA. Compruebe por separado la factura del proveedor, el IVA correcto, la moneda y otros requisitos contables.
En compras internacionales, contratación pública, condiciones de transporte y bienes con requisitos especiales de seguridad o importación, pueden ser relevantes otras reglas y contratos. Busque ayuda de un especialista en compras o legal cuando los riesgos o el valor del negocio lo justifiquen.
Trampas comunes
- Confundir la fecha de entrega deseada con la fecha realmente confirmada por el proveedor.
- Usar diferentes IDs de PO o números de línea en las líneas de pedido y registros de entrega.
- Contar los bienes dañados o rechazados como recibidos y aprobados.
- Introducir la misma recepción dos veces y así crear una entrega en exceso en el registro.
- Confundir un valor pendiente abierto con una deuda contable.
- Utilizar el estado de pedido "Entregado" a pesar de haber pedidos pendientes sin revisar la situación.
- Asumir que un pedido implica automáticamente un contrato o que un registro de entrega es una reclamación formal.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una orden de compra?
Un documento de pedido con número de referencia, bienes o servicios, cantidad, precio y condiciones. Facilita la agrupación de lo enviado al proveedor y lo que posteriormente ha sido confirmado y entregado.
¿Calcula Excel automáticamente los pedidos pendientes?
Sí. Las cantidades recibidas aprobadas se suman por combinación de ID de PO y línea de pedido. La cantidad y el valor pendiente se muestran automáticamente en función del registro realizado.
¿Se puede usar el paquete después de MRP Light?
Sí. MRP Light le ayuda a calcular las necesidades de material y propuestas de compra. Este producto le ayuda posteriormente a documentar los pedidos y realizar un seguimiento de las entradas reales. Sin embargo, no existe una integración automática de archivos.
¿Puedo controlar múltiples proveedores y diferentes órdenes de compra?
Sí. Excel contiene filas preparadas para 80 órdenes de compra, 120 líneas de pedido y 160 entregas parciales. Cada pedido necesita su propio ID de PO.
¿Es compatible Excel con el IVA y la conversión de divisas?
Los importes se registran sin IVA. No se incluye ninguna evaluación automática de IVA o conversión de divisas. El importe total de la visión general solo debe compararse cuando todos los pedidos implicados utilizan la misma moneda.
¿Puede Excel enviar el pedido o avisar de entregas tardías?
No. La herramienta funciona sin conexión y no envía pedidos, mensajes ni recordatorios automáticos por correo electrónico.
¿Se incluye una versión en inglés?
Sí, se incluye un documento de trabajo complementario en inglés para empresas que operan en Suecia. Las plantillas principales en sueco y la guía de usuario no están traducidas completamente.
Formato de archivo, precio y entrega digital
79 SEK, compra única digital. ZIP con cuatro archivos DOCX, cuatro PDF buscables en A4 y un archivo XLSX. No se envían bienes físicos. Para la entrega automática tras la compra, el archivo ZIP debe estar vinculado a la variante correcta de Shopify en Digital Products.
Fuentes oficiales
- Verksamt/Tillväxtverket – Offert och anbud
- Riksdagen – Köplag (1990:931)
- Skatteverket – Faktureringsregler
Productos complementarios
Para calcular lo que debe pedirse, puede combinar el producto con Planificación de necesidades de materiales – MRP Light. Para controlar el rendimiento de los proveedores, existe Evaluación y seguimiento de proveedores. Para contratos claros, puede utilizar Contratos de proveedores.
Exención de responsabilidad: Los documentos son herramientas de trabajo administrativas y contractuales generales. No sustituyen a los contratos diseñados individualmente, sistemas de gestión empresarial, contabilidad de IVA, inspecciones especiales o asesoramiento legal.
