Alta de proveedores y verificación de certificados B2B 2026/2027 – Impuesto retenido en origen, certificado de registro y Excel | Word/PDF

Alta de proveedores y control de certificados B2B 2026/2027 es un paquete de documentos profesional para empresas que necesitan dar de alta a un nuevo proveedor y documentar qué información empresarial, F-skatt, registro de IVA o certificado específico del contrato se ha comprobado realmente. Recibe cinco plantillas de trabajo suecas, dos guías de usuario y un registro de Excel con nueve pestañas.

Se entrega como descarga digital: 7 documentos de Word editables (DOCX), 7 archivos PDF con capacidad de búsqueda y 1 libro de trabajo de Excel (XLSX). Un total de 15 archivos de cliente en un paquete ZIP. 79 kr como compra única: sin entrega física ni suscripción. Versión 1.0, 28 de octubre de 2026.

El producto está destinado a empresas suecas que contratan proveedores. Complementa las plantillas existentes para la evaluación de proveedores, los contratos de proveedores y el control de los datos bancarios modificados.

Lista completa de documentos

Archivo / plantilla	Contenido	Formato / idioma
Alta de proveedor – datos básicos	Identidad de la empresa, área de suministro, fuentes de control y comprador responsable	Sueco · DOCX + PDF
Solicitud de documentos del proveedor	Solicitar los certificados pertinentes según el contrato, la misión y el riesgo	Sueco · DOCX + PDF
Control de certificados y registros	Documentar la fuente, la fecha de verificación, la validez y la desviación	Sueco · DOCX + PDF
Decisión sobre el proveedor y activación	Decisión separada de una persona autorizada, condiciones, restricciones y referencia al sistema	Sueco · DOCX + PDF
Revisión y seguimiento de desviaciones	Fecha de seguimiento, documentos faltantes y medidas controladas	Sueco · DOCX + PDF
Guía de usuario – sueco	Flujo de trabajo, fuentes de control, excepciones y limitaciones	Sueco · DOCX + PDF
Guía de usuario en inglés	Instrucciones de uso en inglés para las plantillas de trabajo suecas	Inglés · DOCX + PDF
Registro de proveedores en Excel	Nueve pestañas para proveedores, certificados, controles, decisiones y seguimiento	Sueco · XLSX

Registro de Excel – nueve pestañas útiles

Descripción general: cuenta proveedores registrados, certificados, controles, desviaciones abiertas, decisiones manuales condicionadas o aprobadas y seguimientos vencidos.

Proveedores: ID del proveedor, empresa, número de organización, país, comprador responsable y área de la misión.

Certificados: tipo de documento o estado de registro, emisor, fuente de control, resultado del control manual y período de validez. Una fecha de vencimiento superada se marca como Caducado – revisar.

Controles: fuente de la base, resultado y gestor. Una referencia de fuente vacía indica No claro; la información marcada como desviación indica PARADA – investigar. Incluso un control documentado requiere una aprobación separada.

Desviaciones, decisiones y seguimiento: asuntos abiertos, responsables individuales de medidas, decisiones manuales autorizadas y fechas de seguimiento.

Fuentes y lea: enlaces oficiales, instrucciones prácticas y limitaciones legales claras.

El libro de trabajo no contiene macros, conexiones con sistemas empresariales, funciones de pago ni datos ficticios de proveedores. Usted introduce sus propios datos. Realiza documentación administrativa y controles sencillos, pero no realiza ninguna evaluación automática fiscal, legal o de seguridad.

Cómo utilizar las plantillas de proveedores

1. Cree un asunto de proveedor. Indique la empresa registrada, el número de organización, la misión, el comprador responsable y el canal de contacto deseado. Utilice un ID de proveedor coherente.
2. Compruebe los datos oficiales de la empresa. Utilice el servicio de la Agencia Tributaria sueca para verificar la aprobación de F-skatt, el IVA y el registro como empleador, y la información empresarial de la Oficina de Empresas para la empresa registrada u otros datos pertinentes. Anote la fuente y la fecha.
3. Evalúe los requisitos de documentación de la misión. Especifique certificados de seguro, autorización o certificados del sector únicamente cuando esté justificado por el contrato, el riesgo o las normas aplicables.
4. Solicite información complementaria. Utilice la plantilla para realizar una solicitud por escrito del documento faltante, con un plazo práctico y un canal de respuesta seguro.
5. Registre el resultado del control. Escriba lo que realmente se ha verificado y documente cualquier contradicción, desviación o vencimiento de la validez.
6. Tome una decisión manual. Una persona internamente autorizada decide sobre la aprobación, la decisión condicionada, la espera o el rechazo. Una plantilla o un estado de Excel nunca activa automáticamente a un proveedor.
7. Planifique una revisión periódica. Haga un seguimiento de los documentos en función de la misión, el contrato y el riesgo, no según un requisito legal general e inventado de control anual.

F-skatt y control de proveedores: ¿qué es importante?

El servicio de la Agencia Tributaria sueca Obtener información empresarial muestra, entre otros datos, si una empresa sueca está aprobada para F-skatt y si está registrada para el IVA y como empleador. Al comprar servicios o trabajo, F-skatt es especialmente relevante. Si el contratista no tiene aprobación, esto puede afectar a la obligación del comprador de realizar deducciones fiscales y, según el tipo de empresa y las circunstancias, de pagar contribuciones de empleador. Esto no significa que todas las compras de bienes a empresas sin F-skatt estén generalmente prohibidas.

Verksamt ofrece orientación sobre la revisión de con quién se hacen negocios y, si es necesario, sobre el control de los datos de la empresa, sus representantes y las autorizaciones profesionales específicas. Los datos de la Oficina de Empresas pueden ser una fuente de control relevante, pero ni un certificado de registro ni un certificado enviado garantizan la idoneidad de un proveedor ni aprueban datos bancarios modificados.

Los certificados de seguro, los certificados medioambientales y las certificaciones deben solicitarse cuando exista una base objetiva según el contrato, el sector, los requisitos de autorización o el riesgo documentado. No son requisitos legales generales para todos los proveedores.

Para las personas de contacto y otros datos personales se aplican los principios del RGPD, entre ellos la minimización de datos, la exactitud, la seguridad y la minimización del almacenamiento. No recopile números de identificación personal, datos de contacto privados ni documentos sin una necesidad documentada y una base legal.

Preguntas frecuentes (FAQ)

¿Qué es el alta de un proveedor?

El alta de un proveedor es un proceso interno para identificar a un nuevo proveedor, documentar los controles pertinentes y tomar una decisión autorizada sobre su registro en el sistema de la organización. El paquete de plantillas proporciona un flujo de trabajo claro y una base trazable.

¿Todos los proveedores deben tener F-skatt?

No como requisito general para todo tipo de compra. F-skatt es especialmente importante cuando se compra trabajo o servicios. Quien compra el trabajo puede tener que gestionar deducciones fiscales y contribuciones de empleador según el estado y la forma empresarial del proveedor. Compruebe la situación en la Agencia Tributaria.

¿Debemos exigir siempre un seguro de responsabilidad?

No. Un certificado de seguro puede ser importante o un requisito en un contrato específico o una misión regulada, pero no es un requisito legal general para todos los proveedores. Indique, por tanto, individualmente qué certificado se solicita y por qué.

¿Puede Excel aprobar automáticamente a un proveedor?

No. Excel muestra indicadores administrativos, desviaciones abiertas y decisiones registradas manualmente. El proveedor debe ser evaluado y aprobado por la persona adecuada según sus facultades internas antes de su activación en el sistema empresarial.

¿Cómo gestionamos los datos bancarios modificados?

Los cambios de cuenta bancaria deben gestionarse mediante un procedimiento de seguridad separado, por ejemplo, mediante una llamada de devolución independiente a través de los canales de contacto verificados previamente. Ni una nueva entrada de proveedor ni un certificado aprobado implican que los datos de pago estén verificados.

¿Los documentos están disponibles en inglés?

Recibe cinco plantillas de trabajo suecas, una guía de usuario sueca y una Guía de usuario en inglés por separado. La guía en inglés es un manual de uso; las plantillas de trabajo no están completamente traducidas al inglés.

¿Qué formatos de archivo recibo?

Siete archivos DOCX editables, siete archivos PDF con capacidad de búsqueda y un registro de Excel editable (XLSX). Los archivos PDF son documentos para lectura e impresión, no formularios interactivos para completar.

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Para una evaluación de riesgos más amplia y un seguimiento periódico de proveedores: Evaluación de proveedores y seguimiento de proveedores. Para contratos y condiciones: Contrato de proveedor / Supplier Agreement. Para la gestión segura de una nueva cuenta de pago, existe un producto separado de Cambio de datos bancarios y verificación (producto independiente, puede no estar publicado).

Fuentes oficiales y revisión

Fuentes para el control interno de hechos al 28 de octubre de 2026: Agencia Tributaria sueca – Obtener información empresarial; Verksamt – Contratar a un proveedor serio; Oficina de Empresas – Buscar información empresarial; IMY – Principios básicos del RGPD. El paquete ha sido sometido a un control interno de fuentes y funciones asistido por IA, no a una revisión externa de abogados, auditores o bancos. Las plantillas son herramientas administrativas voluntarias y deben adaptarse a los contratos, la actividad y las normas jurídicas reales.