Órdenes de viaje y decisiones de viaje de servicio – Aprobación de viaje y evaluación de riesgos | Word/PDF/Excel

Orden de viaje y decisión sobre viajes de negocios es un paquete de documentos digitales para empleadores suecos que necesitan aprobar un viaje de negocios antes de partir, evaluar los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo, documentar el propósito del viaje y establecer un marco presupuestario. El paquete incluye cinco formularios de trabajo suecos, instrucciones en sueco e inglés y un registro de Excel con nueve pestañas.

Diferencia con una liquidación de gastos de viaje: la orden de viaje y la decisión sobre viajes de negocios se refieren a la planificación y la decisión antes del viaje. Una liquidación de gastos de viaje es la documentación independiente de lo que realmente ocurrió y de los gastos en los que se incurrió. El paquete no calcula dietas exentas de impuestos, no permite pagos automáticos de nómina ni sustituye una evaluación real de los riesgos para la seguridad y salud en el trabajo.

¿Cuándo se utiliza una orden de viaje o una decisión sobre viajes de negocios?

Cuando un empleado debe participar en una reunión con un cliente, una visita a un curso, una formación, una conferencia u otra misión de trabajo real, y un superior autorizado debe evaluar el propósito, las alternativas al viaje, la seguridad, la delegación y el marco de costes. El paquete de documentos se adapta a las rutinas administrativas de los empleadores, pero debe ajustarse a la política de viajes de la empresa, a los convenios colectivos, al orden de delegación y a los posibles requisitos del sector.

Detalle de los archivos

Excel: presupuesto de viaje, decisiones y seguimiento en nueve pestañas

El libro de trabajo de Excel incluye Resumen, Solicitud de viaje, Partidas presupuestarias, Evaluación de riesgos, Decisiones, Reservas, Modificaciones, Seguimiento y Léame. Las fórmulas presupuestarias calculan el número de veces el precio unitario, suman los costes reservados y marcan cuando el importe reservado supera un marco de costes documentado y decidido. La pestaña de riesgos incluye una puntuación de priorización interna, no una aprobación legal. El libro de trabajo no incluye datos de prueba de clientes ni de personal.

Procedimiento antes y después del viaje de negocios

1. Antes de reservar: registre el asunto de trabajo real, el destino, la fecha, las alternativas al viaje y la responsabilidad presupuestaria.
2. Control de riesgos: examine las cuestiones relevantes sobre seguridad y salud en el trabajo, tráfico, trabajo en solitario, fatiga, alojamiento, contacto de emergencia y situación de seguridad.
3. Presupuesto: documente las partidas de costes y el marco máximo propuesto.
4. Decisión: pida a un superior autorizado que certifique el viaje, las condiciones y el marco de costes antes de realizar las reservas.
5. Modificaciones: documente nuevos destinos, aumentos de costes, cancelaciones y, si procede, una nueva decisión.
6. Después del viaje: elabore una liquidación de gastos de viaje independiente y gestione los recibos, las nóminas, el IVA y la contabilidad en los sistemas habituales.

Derecho sueco y controles necesarios

Seguridad y salud en el trabajo: según el capítulo 3, artículos 2 y 2 a de la ley de seguridad y salud en el trabajo (1977:1160), el empleador tiene una responsabilidad preventiva y sistemática en materia de seguridad y salud en el trabajo. Según AFS 2023:1, en particular el artículo 11, los riesgos deben investigarse y evaluarse, y las evaluaciones de riesgos deben documentarse. Las listas de verificación del paquete no proporcionan una aprobación automática de una misión de alto riesgo.

Dietas: la guía de la Agencia Tributaria para empleadores requiere, entre otros requisitos, que el viaje se haya realizado efectivamente, que haya habido pernoctación y que la distancia supere los 50 km tanto desde el domicilio como desde el lugar habitual de trabajo, así como datos correctos y verificables para evaluar las dietas exentas de impuestos. La decisión de viaje no sustituye estos requisitos. Las normas sobre viajes al extranjero, comidas, estancias prolongadas, compensación por uso de vehículo y importes excedentes sujetos a impuestos deben gestionarse por separado.

Delimitación: La plantilla es una herramienta administrativa para la toma de decisiones, no constituye una aprobación legal, factura electrónica, liquidación de gastos de viaje, seguro de viaje, investigación de seguridad y salud en el trabajo ni base para cálculos automáticos de beneficios o impuestos. El usuario es responsable de las normas vigentes, los convenios colectivos, la política de viajes y las medidas de privacidad adecuadas.

Preguntas frecuentes sobre órdenes de viaje y aprobación de viajes

¿Cuál es la diferencia entre una orden de viaje y una liquidación de gastos de viaje?

Una orden de viaje documenta la necesidad y la decisión sobre el viaje antes de realizarlo. Una liquidación de gastos de viaje presenta después del viaje las condiciones reales del viaje, los desembolsos y los justificantes para una posible compensación.

¿Puede el superior aprobar un viaje de negocios a posteriori?

Depende de las normas internas y de las circunstancias. El paquete está diseñado principalmente para la aprobación previa; una certificación a posteriori no debe fecharse incorrectamente ni utilizarse para eludir las normas.

¿La decisión sobre el viaje es lo mismo que la aprobación de la dieta?

No. La exención de impuestos y la compensación deben evaluarse en función de las condiciones reales y de los datos correctos después del viaje.

¿Puede Excel calcular si un viaje es seguro?

No. La puntuación de riesgo es únicamente una función interna de advertencia y priorización. El empleador debe realizar una evaluación real de los riesgos y las medidas de protección.

¿Qué ocurre si el precio del hotel es superior al presupuesto?

Excel puede señalar un coste reservado que supere el marco decidido. Un límite de costes superior requiere la evaluación y la nueva decisión que se derivan de las normas internas del empleador.

¿Incluye plantillas en inglés?

Las cinco plantillas de trabajo operativas están en sueco. Se incluye una guía en inglés con instrucciones y ejemplos, pero los documentos no están adaptados al derecho extranjero.

Plantillas relacionadas

Para la liquidación después del viaje, consulte también la guía sobre liquidación de gastos de viaje, dietas y compensación por kilometraje. Explica qué justificantes se necesitan después del viaje y complementa la aprobación previa de la orden de viaje.

Para la liquidación después de un viaje realizado, consulte Liquidación de gastos de viaje, dietas y compensación por kilometraje. Para el registro de recibos y la certificación de gastos, consulte Liquidación de gastos y registro de recibos. Estos gestionan etapas distintas a las de una orden de viaje.

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