Sobre la plantilla de documento
Nota de gastos, dietas y compensación por kilometraje 2026/2027 es un paquete de plantillas profesionales para empresas, asociaciones y empleados suecos que necesiten registrar viajes de trabajo, compensación por uso de vehículo privado y gastos personales con documentos claros para su validación y gestión de nóminas. El paquete contiene una herramienta de Excel con resumen, un formulario de notas de gastos, una guía de usuario independiente y una referencia de trabajo en inglés.
Qué incluye el paquete
| Documento | Contenido | Formato |
|---|---|---|
| Herramienta de notas de gastos | Seis hojas de Excel con días de viaje, desplazamientos en vehículo, gastos personales, importes estándar editables, instrucciones y resumen. Filas de registro, fórmulas e indicadores de control preparados. | Excel (XLSX) |
| Formulario de nota de gastos | Campos para el motivo del viaje, fecha, pernoctación, dietas, compensación por kilometraje, gastos, certificación y validación. | Word (DOCX) + PDF |
| Guía de usuario | Instrucciones detalladas sobre los importes estándar de 2026, comidas gratuitas, kilometraje, excepciones, proceso de validación y archivo. | Word (DOCX) + PDF |
| English working reference | Guía de trabajo en inglés para los documentos suecos de viaje y compensación, diseñada para empresas que operan en Suecia. | Word (DOCX) + PDF |
Total de 7 archivos: 1 libro de Excel, 3 DOCX y 3 PDF A4 buscables. Recibirá los archivos en un paquete ZIP digital.
Plantilla de Excel con fórmulas y resumen
El libro de trabajo contiene seis pestañas con espacio para hasta 100 filas de registro por cada categoría: días de viaje, desplazamientos en vehículo y gastos. Las filas separadas facilitan el seguimiento de las solicitudes de reembolso, las deducciones por comidas y la documentación. Los importes calculados se muestran como preliminares y deben ser validados antes del pago.
- Resumen: número de días de viaje/desplazamientos/gastos registrados, importes reclamados e importe exento de impuestos preliminar.
- Días de viaje: una fila por día, pernoctación, distancia, día completo/medio día, comidas gratuitas, solicitud de dietas y estado de control.
- Desplazamientos en vehículo: tipo de vehículo, kilómetros, SEK/km, condiciones de combustible y límite estándar preliminar.
- Gastos: costes personales, recibos, motivo, reembolso y estado de validación.
- Importes: niveles controlados de 2026 y campos vacíos específicos para la entrada de datos en 2027.
- Instrucciones: manual de usuario práctico integrado y referencias a las fuentes.
Notas de gastos y dietas exentas de impuestos – 2026 y 2027
Para viajes de trabajo nacionales en Suecia en comisiones estándar, el importe estándar para 2026 es de 300 SEK por día completo y 150 SEK por medio día. Para que las dietas estén exentas de impuestos, se requiere como norma general pernoctar y que el destino esté a más de 50 kilómetros tanto del domicilio del empleado como de su lugar de trabajo habitual. Las comidas gratuitas pueden reducir el importe exento de impuestos y conllevar tributación por beneficio en especie.
El importe estándar para la compensación por kilometraje durante 2026 es generalmente de 25 SEK/km para coche propio, 12 SEK/km para un coche de empresa que no sea totalmente eléctrico y 9,50 SEK/km para un coche de empresa totalmente eléctrico, bajo las condiciones de cada normativa. Algunos casos de híbridos enchufables están sujetos a condiciones específicas a partir del 1 de julio de 2026. Por ello, la plantilla marca los casos especiales para una evaluación manual en lugar de aprobarlos automáticamente.
Cómo utilizar el paquete
- Identifique el viaje, motivo del trabajo, participantes, lugar de destino y hora de salida y llegada.
- Registre cada día de viaje nacional en Excel, incluyendo distancia, pernoctación y comidas gratuitas.
- Añada los desplazamientos en vehículo con kilómetros, tipo de vehículo y referencia al registro de conducción.
- Registre los gastos pagados por el propio empleado y adjunte el recibo correspondiente.
- Verifique cualquier marca de advertencia manual y el importe exento de impuestos correcto para el período correspondiente.
- Concilie el resumen, firme el formulario, valide y gestione la parte sujeta a impuestos en el proceso de nómina ordinario.
¿Para quién es esta plantilla?
Por ejemplo, sociedades de responsabilidad limitada dirigidas por propietarios, autónomos con empleados, organizaciones, asociaciones sin ánimo de lucro, empresas de consultoría, empresas de servicios y empleadores cuyos empleados viajan regularmente por trabajo. El paquete es ideal para quien desee centralizar la documentación en archivos editables sin necesidad de sistemas de suscripción complejos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo utilizar la plantilla para 2027?
Sí, el flujo de trabajo está preparado para 2027, pero los niveles del año deben verificarse en la Agencia Tributaria sueca (Skatteverket) y rellenarse una vez publicados. Las deducciones especiales siempre requieren revisión.
¿Calcula Excel las dietas automáticamente?
¿Incluye la compensación por kilometraje y el registro de conducción?
¿Puedo utilizar la plantilla para dietas en el extranjero?
¿Cuántos archivos y qué idioma incluye?
¿Puedo utilizarla directamente para nóminas y declaraciones?
Fuentes oficiales y productos relacionados
- Skatteverket – Dietas y compensación por kilometraje para empleadores.
- Skatteverket – Dietas.
- Registro de conducción – Excel/Word/PDF, un complemento natural para documentar los viajes en vehículo.
- Política de automóviles y contrato de coche de empresa para las normas internas del empleador.
Entrega: Archivo ZIP digital: archivos de Office editables y PDF buscables. No se envía ningún producto físico. Las cuestiones jurídicas y fiscales especiales deben ser evaluadas por un especialista pertinente.
