À propos du modèle de document
Registre des visiteurs & journal des entrepreneurs 2026/2027 est un pack de modèles professionnels destiné aux entreprises, gestionnaires immobiliers, associations et organisations ayant besoin de documenter les visites, les missions d'entrepreneurs externes, les entrées et sorties, ainsi que les incidents internes. Vous recevrez un registre Excel avec tableau de bord et contrôles de statut, trois formulaires et documents de procédure complémentaires en suédois, un guide utilisateur détaillé séparé en suédois, ainsi qu'une référence de travail en anglais.
Ce qui est inclus dans le pack
| Document | Contenu | Format |
|---|---|---|
| Registre des visiteurs & journal des entrepreneurs | Sept feuilles de calcul avec tableau de bord, 150 lignes de visiteurs, 100 missions d'entrepreneurs, 75 incidents, 20 contrôles d'introduction, instructions et onglet d'exemple séparé. | Excel (XLSX) |
| Reçu de visite et entrée/sortie | Formulaire modifiable pour l'ID visiteur, l'hôte, la date, l'arrivée/départ, l'introduction locale et le matériel d'accès éventuel. | Word (DOCX) + PDF |
| Introduction des entrepreneurs | Contrôle de la mission, habilitation d'accès, informations de sécurité, instructions spécifiques au lieu de travail et mesures avant démarrage. | Word (DOCX) + PDF |
| Informations sur les données personnelles | Modèle d'information RGPD avec champs pour la finalité, la base légale, la durée de conservation, la responsabilité et la protection de la vie privée. | Word (DOCX) + PDF |
| Guide utilisateur suédois détaillé | Mise en œuvre, explications des champs, flux de travail, erreurs courantes, archivage, risques, procédures de contrôle et sources officielles. | Word (DOCX) + PDF |
| Visitor & Contractor Log | Référence de travail en anglais pour l'enregistrement des visiteurs, l'accueil des entrepreneurs et la protection des données dans les activités suédoises. | Word (DOCX) + PDF |
Total de onze fichiers : 5 DOCX modifiables, 5 PDF A4 interrogeables et 1 XLSX, livrés ensemble dans un fichier ZIP. Excel ne nécessite aucune macro.
Excel pour l'enregistrement des visiteurs et le suivi des entrepreneurs
- Vue d'ensemble : nombre de visites enregistrées, entrées non quittancées, missions d'entrepreneurs et signaux de contrôle administratifs.
- Visites : 150 lignes avec date, visiteur, organisation, hôte, objet, heure d'arrivée, heure de départ et statut.
- Entrepreneurs : 100 lignes de mission pour les tâches, l'entreprise, le responsable, la période de travail, l'introduction locale, l'habilitation et les informations de sécurité.
- Incidents : 75 emplacements pour les cas avec responsable, date limite interne et statut de suivi.
- Check-list : 20 points de contrôle sur la protection des données, l'introduction, les routines, le registre du personnel éventuel et l'amélioration.
- Instructions et exemples : aide aux champs et exemples fictifs séparés qui ne sont pas comptabilisés dans les registres réels.
Important : un statut « Non quittancé » signifie qu'il manque un enregistrement, et non qu'une personne se trouve nécessairement sur les lieux. Excel n'est pas connecté à des systèmes de porte, n'envoie aucun e-mail ou SMS et ne dispose d'aucun chiffrement intégré fourni par Mallbutiken.
Comment utiliser le registre des visiteurs – étape par étape
- Déterminez la finalité, la responsabilité, la base légale pertinente et la procédure d'archivage documentée avant tout enregistrement de données personnelles.
- Adaptez la fiche d'information RGPD et informez les personnes concernées avant l'enregistrement.
- Créez un ID visiteur unique. Remplissez la date, le nom, l'hôte, l'objet et l'heure d'arrivée ; mettez à jour le départ une fois la visite terminée.
- Pour les travaux d'entrepreneurs, établissez un ID de mission et effectuez un contrôle d'introduction adapté aux besoins et aux risques.
- Enregistrez les incidents et assurez le suivi des responsables et des délais internes, sans traiter plus de données personnelles que nécessaire.
- Examinez le tableau de bord, corrigez les entrées erronées et archivez les données personnelles conformément à la procédure établie.
Différence entre journal des entrepreneurs et registre électronique du personnel
Un journal administratif des entrepreneurs aide l'organisation à gérer les missions, les accès, les contacts et l'introduction locale. Il ne remplace pas un registre du personnel (personalliggare) exigé par l'Agence suédoise du fisc (Skatteverket), notamment dans le secteur de la construction. Lorsque ce registre est requis, d'autres données obligatoires et des exigences, telles que l'enregistrement électronique sur les chantiers, s'appliquent. Un formulaire de visite ou une simple feuille de calcul ne doit donc pas être utilisé pour prétendre que ces obligations sont remplies.
D'autres règles relatives à l'environnement de travail et à la sécurité, contrats, contrôles d'habilitation et permis de travail spécifiques peuvent s'appliquer en fonction de l'activité. Le modèle ne remplace pas les plans d'environnement de travail, les évaluations des risques ou les contrats de sous-traitance.
RGPD – données personnelles et stockage
Le nom, l'employeur, l'heure de visite et les informations sur les personnes présentes peuvent constituer des données personnelles. Selon le RGPD, le traitement doit reposer sur une base légale, une finalité claire et une portée proportionnée. L'entreprise doit informer les personnes concernées, protéger les données, limiter les accès et ne pas les conserver plus longtemps que nécessaire. Aucune durée de conservation légale générale pour les registres de visiteurs ordinaires n'est indiquée dans le pack ; l'organisation doit évaluer sa propre situation. Évitez les numéros de sécurité sociale inutiles, les copies de cartes d'identité et les codes de sécurité.
Foire aux questions
S'agit-il d'un registre du personnel imposé par la loi ?
Non. Le journal administratif ne peut remplacer le registre électronique du personnel de l'Agence suédoise du fisc ni les règles spéciales applicables à certains secteurs.
Le modèle peut-il montrer qui se trouve encore dans le bâtiment ?
Il peut afficher les visites sans enregistrement de départ. Il ne s'agit pas d'un contrôle en temps réel et les informations peuvent être incomplètes.
Combien de personnes et de missions peut-il contenir ?
Le classeur Excel est préparé pour 150 visites séparées, 100 missions d'entrepreneurs et 75 incidents dans cette version.
Un texte RGPD à remettre aux visiteurs est-il inclus ?
Oui, un modèle d'information modifiable est inclus. L'organisation doit renseigner son propre responsable du traitement, la base légale, la finalité, la durée d'archivage et les coordonnées avant utilisation.
Existe-t-il une version anglaise ?
Oui. Un document de travail anglais séparé est inclus pour les visiteurs et les entrepreneurs. Excel et le guide détaillé en suédois sont en suédois et destinés au contexte suédois.
Excel peut-il envoyer des rappels automatiques ou gérer les accès ?
Non. Le classeur contient des formules pour le statut et le suivi, mais aucun SMS, e-mail, lecteur RFID, serrure de porte ou contrôle d'accès.
À qui ces documents conviennent-ils ?
Aux entreprises, bureaux, sites industriels, ateliers, gestionnaires immobiliers, associations et autres organisations ayant besoin d'une structure simple pour la gestion des visiteurs et des missions externes.
Sources officielles et documents connexes
- IMY (Autorité suédoise de protection de la vie privée) – Principes fondamentaux du RGPD.
- IMY – Données personnelles dans la vie professionnelle.
- Skatteverket – Registre du personnel sur les chantiers de construction.
- Skatteverket – Registre du personnel.
- Registre des clés & Reçu de clés, document complémentaire naturel pour la remise de badges d'accès et de clés.
Livraison : ZIP numérique avec XLSX, DOCX et PDF. Aucun article physique. En cas de règles spéciales, de situations sensibles sur le plan de la protection des données ou sur les chantiers de construction, le responsable doit faire appel à des compétences spécialisées en protection des données ou en environnement de travail.
