Plan de gestion documentaire & Registre d’archives – Association à but non lucratif | Word/PDF/Excel

À qui s’adressent les modèles ?

Aux membres des comités, secrétaires, trésoriers et responsables opérationnels des associations à but non lucratif qui souhaitent faciliter la recherche, le suivi, la protection et la conservation des documents. Les modèles peuvent, par exemple, être utilisés pour les procès-verbaux, les pièces comptables, les contrats, les documents relatifs aux subventions et les registres administratifs.

Fonctionnement du plan de gestion des documents

1. Identifiez les différents types de documents détenus par l’association.
2. Déterminez les responsabilités, le lieu de conservation, les droits d’accès et les règles de nommage et de versionnage.
3. Évaluez les conditions de conservation applicables à chaque type de document.
4. Enregistrez les documents et les décisions dans le fichier Excel.
5. Suivez les droits d’accès, les écarts constatés lors des contrôles et l’élimination documentée.

Informations importantes sur les délais de conservation et d’élimination

Il n’existe pas de durée de conservation générale applicable à tous les documents de toutes les associations à but non lucratif. Les obligations comptables et les exigences de conservation peuvent découler de la loi sur la comptabilité ; pour les activités soumises à cette obligation, les informations comptables doivent généralement être conservées pendant sept ans. Lorsque les documents contiennent des données à caractère personnel, le RGPD exige notamment que leur conservation soit justifiée par un objectif légitime et fondée sur une base juridique appropriée. L’association doit également tenir compte des statuts, des contrats, des conditions d’octroi des subventions et des règles opérationnelles spécifiques.

Questions fréquentes

Le plan de gestion des documents est-il une obligation légale pour toutes les associations ?

Non, une telle affirmation serait trompeuse. Les modèles constituent une aide pratique pour l’organisation interne de l’association. Selon l’activité, des règles spécifiques peuvent exiger certains contenus, enregistrements et archivages.

Peut-on éliminer les documents après une durée standard définie ?

Non. L’évaluation préalable à l’élimination doit documenter la base juridique, l’objectif, les exigences de conservation applicables, la personne ou l’entité ayant pris la décision et sa mise en œuvre effective.

Le fichier Excel constitue-t-il un système d’archivage automatique ?

Non. Excel compile les éléments enregistrés et les statuts de contrôle, mais ne détermine pas juridiquement ce qui peut être éliminé ni la durée pendant laquelle une information doit être conservée.

Puis-je modifier les modèles ?

Oui, les fichiers Word et Excel sont modifiables. Les fichiers PDF servent de référence imprimable et consultable.

Modèles de documents associés

Si nécessaire, complétez votre pack avec les comptes rendus annuels simplifiés pour les associations à but non lucratif, le plan d’activité et le rapport d’activité, ainsi que la liste de présence et le rapport d’activité.

Livraison numérique. Les modèles doivent être adaptés et vérifiés en fonction de l’activité réelle et des obligations de l’association.