Plan d’événement et planning des bénévoles – Association à but non lucratif | Word/PDF/Excel

Plan d'événement et planning des bénévoles pour une association

Vous organisez une journée d'association, un marché, un concert, une journée d'activités ou un autre événement ? Ce kit numérique de planification d'événements facilite la répartition des responsabilités, l'élaboration d'un planning des bénévoles, l'identification des risques, la vérification des autorisations nécessaires et la documentation de la mise en œuvre.

Vous recevrez des fichiers Word modifiables, un PDF avec recherche textuelle et un registre Excel comprenant neuf onglets. Le matériel est conçu pour les associations suédoises et autres petits organisateurs. Il ne remplace pas les autorisations administratives, la planification professionnelle de la sécurité ni l'évaluation spécialisée appropriée.

Ce que vous recevrez dans le kit de documents

Registre Excel – neuf onglets

Aperçu, Événement, Tâches, Bénévoles, Rotations, Risques, Autorisations, Événements et À propos. Le registre comprend notamment des listes déroulantes pour les statuts, une vue d'ensemble pilotée par des formules et des identifiants de dossier séparés. Il peut calculer le nombre d'événements, de rotations et de tâches en suspens enregistrés.

Remarque : Aucune formule Excel ne peut déterminer si l'événement dispose des autorisations administratives, respecte toutes les conditions d'autorisation, dispose d'une sécurité suffisante ou peut être organisé. Vérifiez les décisions réelles et les conditions séparément.

Comment utiliser les modèles

1. Créez le plan d'événement. Définissez l'objectif, les responsables, la date, le lieu, les participants et les points de décision.
2. Déterminez les besoins en autorisations. Décidez, en fonction du lieu et de l'activité réels, si une autorisation, une déclaration ou des conditions particulières s'appliquent.
3. Effectuez des contrôles des risques. Évaluez le lieu, l'évacuation, la capacité, la météo, les premiers secours et les activités pertinentes.
4. Organisez le personnel de l'événement. Utilisez le planning des bénévoles pour l'accueil, les limites de responsabilité, les rotations et les remplacements.
5. Documentez les décisions avant l'ouverture. Vérifiez que les responsables ont réellement effectué les contrôles nécessaires.
6. Tenez le journal de mise en œuvre. Enregistrez les événements réels, les références aux incidents et les mesures.
7. Clôturez et faites le suivi. Rendez le matériel, compilez les finances, fermez les accès et documentez les améliorations.

Aspects juridiques et exigences administratives – différences importantes

La police et la loi sur l'ordre public : Les manifestations publiques et les rassemblements publics peuvent nécessiter une autorisation ou une déclaration selon l'événement et le lieu. Une réunion interne d'association n'est pas automatiquement soumise à autorisation. L'organisateur doit faire sa propre évaluation et respecter les conditions réelles.

Sécurité : L'autorité de la défense civile fournit des conseils dans le Guide de sécurité pour les événements. Une simple liste de vérification des risques ne remplace pas une planification de la sécurité fondée sur le lieu spécifique et les conditions du public.

Service de nourriture et d'alcool : Les règles dépendent de l'activité réelle. Une activité alimentaire temporaire n'est pas toujours une entreprise alimentaire soumise à enregistrement, mais la nourriture doit être manipulée en toute sécurité. Le service d'alcool peut nécessiter une autorisation spéciale.

Images et RGPD : Les personnes identifiables sur les photos de l'événement sont des données personnelles. Pour la publication, l'association doit disposer d'une base juridique valable et doit informer et tenir compte des besoins de protection, en particulier pour les enfants.

Questions fréquentes sur la planification d'événements

Que doit contenir un plan d'événement ?

Au moins une description claire de l'événement, des responsables, du lieu, de la date, du plan d'activités, des ressources, du personnel, du contrôle des autorisations, de la sécurité et de la clôture. Le kit comprend une fiche de projet séparée pour cet usage.

Comment créer un planning des bénévoles dans Excel ?

Enregistrez les bénévoles avec des identifiants neutres, indiquez la fonction et planifiez les rotations dans l'onglet Rotations du classeur. Contrôlez séparément l'accueil, les changements de rotation et le personnel de réserve éventuel.

L'événement de l'association a-t-il besoin d'une autorisation de police ?

Cela dépend si l'événement est classé comme rassemblement public ou manifestation publique, ainsi que du lieu et de la mise en œuvre. Évaluez le besoin selon les conseils actuels de la police.

Un plan de sécurité est-il inclus ?

Le kit comprend un registre des risques et une liste de vérification de la sécurité comme base de travail. Pour les événements nécessitant un plan de sécurité spécial, le plan doit être élaboré en fonction de l'activité réelle et des éventuelles conditions administratives.

Peut-on avoir des bénévoles comme personnel de l'événement ?

Oui, cela peut fonctionner pour des missions bénévoles réelles. Vérifiez les compétences, les assurances, les conditions de travail et que les bénévoles ne reçoivent pas de tâches nécessitant une habilitation spéciale.

Que se passe-t-il si l'association vend de la nourriture ?

Si l'activité constitue une entreprise alimentaire et si un enregistrement est requis, cela est déterminé en fonction des conditions réelles de l'activité, de sa continuité et de son organisation. Une manipulation sûre des aliments est importante même lors d'une vente temporaire.

Doit-on obtenir le consentement pour toutes les photos de l'événement ?

Pas nécessairement : la base juridique est évaluée en fonction de l'objectif et des circonstances. L'association doit respecter le RGPD et informer du traitement, et doit être particulièrement prudente avec les photos d'enfants et de personnes protégées.

Les fichiers Word et PDF sont-ils modifiables ?

Les fichiers Word peuvent être adaptés directement. Les fichiers PDF sont avec recherche textuelle et faciles à imprimer, mais ne comportent pas de champs de formulaire interactifs.

Tous les modèles sont-ils traduits en anglais ?

Les cinq modèles de travail sont en suédois. Le kit comprend un English User Guide séparé pour les utilisateurs anglophones.

Produits et guides associés

• Accord de bénévolat & description de mission – pour des missions bénévoles claires et une introduction.
• Association & administration des membres – modèles d'association pour le conseil d'administration, les membres et les assemblées générales.
• Guides et conseils – d'autres articles et ressources.
• Toutes les catégories de documents – trouvez d'autres modèles.

Sources administratives et version

Version 1.0, 22 octobre 2026. Adaptez les documents au lieu réel de l'événement, au public, aux règles et aux autorisations.

• Police – Organiser un événement
• Autorité de la défense civile – Guide de sécurité pour les événements
• IMY – Publier des photos d'un événement
• Agence des produits alimentaires – Activité alimentaire et événements temporaires

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