Création de compte client & Instructions de facturation B2B – Fiche client, facture électronique et registre Excel | Word/PDF/Excel

Fiche client et instructions de facturation pour les entreprises – Word, PDF et Excel. Un ensemble administratif pour recueillir et vérifier l’adresse de facturation, les informations d’identification, les références d’achat et les informations relatives à la facture électronique des clients professionnels. Convient aux services comptables, aux consultants et aux petites entreprises qui souhaitent organiser les données de leurs clients B2B. L’achat comprend 15 fichiers clients dans un fichier ZIP numérique.

Précision importante : les documents ne sont pas des factures, ne constituent pas un système comptable et n’effectuent aucun contrôle automatique de la TVA. Ils ne créent ni obligation de paiement ni droit de modifier un accord. Le contenu réel de la facture, la TVA et la transmission technique doivent être vérifiés séparément pour chaque transaction.

À quoi servent la fiche client et les instructions de facturation ?

Lorsqu’un nouveau client professionnel est créé ou qu’un client existant modifie ses informations, le commercial doit savoir quelle entité juridique doit être facturée, quelle adresse et référence sont applicables, et si la facture doit être envoyée via Peppol ou un autre canal. L’ensemble fournit des documents distincts pour la collecte des informations, le contrôle des modifications, la préparation des factures et les paramètres de facturation électronique.

Tous les documents et formats de fichiers

Fichier	Fonction	Langue / format
Fiche client et informations client	Informations sur l’acheteur juridique, les références et la source de vérification	Suédois · DOCX + PDF
Instructions de facturation B2B	Instructions relatives à l’adresse de facturation, aux références, au canal de réception et à l’identifiant Peppol	Suédois · DOCX + PDF
Formulaire de modification des informations client	Informations antérieures et nouvelles, ainsi que contrôle des autorisations	Suédois · DOCX + PDF
Contrôle de la facture – liste de vérification	Vérification des informations avant facturation dans un système de facturation distinct	Suédois · DOCX + PDF
Facture électronique – protocole de test	Contrôle technique de la réception, accusé de réception et écarts	Suédois · DOCX + PDF
Guide d’utilisation suédois	Ordre de saisie, limites juridiques, exigences de facturation et RGPD	Suédois · DOCX + PDF
Guide d’utilisation en anglais	Instructions en anglais pour les documents de travail suédois	Anglais · DOCX + PDF
Registre Excel – 9 onglets	Synthèse, registre clients, instructions, modifications, contrôles, facturation électronique, écarts, sources, Lisez-moi	Suédois · XLSX

Déroulement pratique

1. Recueillir et vérifier le nom de l’entreprise, le numéro d’identification et les informations de facturation dans la fiche client.
2. Vérifier les informations de paiement convenues et le canal de réception effectif. Envoyer ou importer les instructions de facturation.
3. En cas de modification : consigner les informations antérieures et nouvelles, et vérifier les modifications sensibles via un canal de contact indépendant et connu au préalable.
4. Avant la facturation : utiliser la liste de vérification en complément d’un logiciel de facturation distinct. Évaluer la situation de TVA applicable.
5. Pour la facture électronique : tester le format technique et la réception, consigner l’accusé de réception et traiter les écarts.
6. Suivre les dossiers dans Excel. Un statut administratif ne constitue pas une preuve de conformité juridique.

Excel – registre clients avec neuf onglets

La synthèse récapitule les clients enregistrés, les fiches clients avec la valeur de statut manuelle « Terminé », les dossiers de modification en cours, les contrôles de factures électroniques techniquement validés et les écarts en suspens. Le classeur est fourni vide, sans exemples de personnes ni de connexions externes. Aucune formule ne détermine si une facture est juridiquement ou fiscalement correcte. À modifier dans Excel ou un logiciel de calcul compatible.

Règles et limites selon le droit suédois

Une facture complète doit normalement contenir les informations indiquées au chapitre 17, article 24, de la loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (2023:200). Des règles particulières s’appliquent notamment aux factures simplifiées et à certaines situations de TVA. L’administration fiscale explique le contenu de la facture et les exceptions.

Un PDF envoyé par e-mail n’est pas automatiquement une facture électronique structurée. La loi (2018:1277) s’applique sous certaines conditions aux factures découlant d’un marché public, et non à toutes les factures B2B privées. L’Autorité des marchés publics fournit des informations sur les règles relatives aux factures électroniques.

Les registres clients contenant des noms et coordonnées de personnes physiques sont soumis au RGPD lorsque des données à caractère personnel sont traitées. L’entreprise doit évaluer la base juridique, la finalité, l’accès et la durée de conservation. L’autorité suédoise de protection des données sur la base juridique.

Foire aux questions

La fiche client est-elle une facture ?

Non. La fiche client est un document contenant des informations administratives. La véritable facture est émise dans le système de facturation et doit satisfaire aux exigences applicables en matière de contenu et de TVA.

Puis-je envoyer un PDF au lieu d’une facture Peppol ?

Cela dépend du destinataire et des règles applicables. Un PDF envoyé par e-mail n’est pas une facture électronique structurée. Certains marchés publics sont soumis à des exigences relatives aux factures électroniques structurées.

Excel peut-il vérifier automatiquement la TVA et la solvabilité ?

Non. Le classeur comptabilise les dossiers administratifs et les valeurs de statut. Il n’effectue aucun calcul de TVA, évaluation de solvabilité ni contrôle juridique.

Comment gérer les modifications des coordonnées de paiement ?

La modification doit être vérifiée par un canal de contact indépendant et connu au préalable. Un e-mail contenant de nouvelles coordonnées ne suffit pas comme contrôle fiable ; les modifications des coordonnées bancaires exigent une vigilance particulière.

Les modèles sont-ils en anglais ?

Les cinq documents de travail et le guide suédois sont en suédois. Le guide d’utilisation en anglais fourni explique leur utilisation en anglais, mais ne constitue pas une traduction des documents.

Modèles associés

Consultez Modèles de facturation si vous avez besoin d’un véritable modèle de facture ou d’un autre document pour la facturation client.

Sources et version

Version du produit 1.0. Examen interne des sources juridiques assisté par l’IA le 28 octobre 2026 : administration fiscale, loi sur la taxe sur la valeur ajoutée (2023:200), chapitre 17, loi (2018:1277) et guide RGPD de l’autorité suédoise de protection des données. Des tests fonctionnels des documents ont été effectués. Aucune révision juridique externe ni approbation d’une autorité n’est revendiquée.