Création de compte fournisseur & Contrôle des documents B2B 2026/2027 – F-skatt, certificat d’immatriculation & Excel | Word/PDF

Création de fournisseur & Contrôle des certificats B2B 2026/2027 est un ensemble de documents professionnels pour les entreprises qui doivent créer un nouveau fournisseur et documenter quelles informations d'entreprise, quel statut fiscal F-skatt, inscription à la TVA ou certificat spécifique au contrat ont réellement été vérifiés. Vous obtenez cinq modèles de travail suédois, deux guides d'utilisation et un registre Excel à neuf onglets.

Livré en téléchargement numérique : 7 documents Word modifiables (DOCX), 7 fichiers PDF consultables et 1 classeur Excel (XLSX). Au total 15 fichiers clients dans un package ZIP. 79 kr en achat unique – aucune livraison physique ni abonnement.

Le produit est destiné aux entreprises suédoises qui font appel à des fournisseurs. Il complète les modèles existants d'évaluation des fournisseurs, de contrats de fourniture et de contrôle des changements de coordonnées bancaires.

Liste complète des documents

Fichier / modèle	Contenu	Format / langue
Création de fournisseur – informations de base	Identité de l'entreprise, zone de livraison, sources de contrôle et acheteur responsable	Suédois · DOCX + PDF
Demande de documents de fournisseur	Demander les certificats pertinents selon le contrat, la mission et le risque	Suédois · DOCX + PDF
Contrôle des certificats et des registres	Documenter la source, la date de vérification, la validité et l'écart	Suédois · DOCX + PDF
Décision et activation du fournisseur	Décision séparée par une personne habilitée, conditions, restrictions et référence système	Suédois · DOCX + PDF
Révision et suivi des écarts	Date de suivi, documents manquants et mesures contrôlées	Suédois · DOCX + PDF
Guide d'utilisation – suédois	Processus de travail, sources de contrôle, exceptions et limitations	Suédois · DOCX + PDF
English User Guide	Instructions d'utilisation en anglais pour les modèles de travail suédois	Anglais · DOCX + PDF
Registre des fournisseurs dans Excel	Neuf onglets pour les fournisseurs, les certificats, les contrôles, les décisions et le suivi	Suédois · XLSX

Registre Excel – neuf onglets utiles

Aperçu : compte les fournisseurs enregistrés, les certificats, les contrôles, les écarts ouverts, les décisions manuelles conditionnelles et approuvées, et les suivis expirés.

Fournisseurs : ID du fournisseur, entreprise, numéro d'organisation, pays, acheteur responsable et domaine de mission.

Certificats : type de document ou statut d'enregistrement, émetteur, source de contrôle, résultat du contrôle manuel et période de validité. Une date d'expiration dépassée est signalée comme Expiré – réviser.

Contrôles : source de base, résultat et gestionnaire. Une référence de source vide donne Non clair ; une information marquée comme écart donne STOP – enquêter. Même un contrôle documenté nécessite une approbation séparée.

Écarts, Décisions et Suivi : dossiers ouverts, responsables individuels des mesures, décisions manuelles habilitées et dates de suivi.

Sources et Lisez-moi : liens officiels, instructions pratiques et limitations juridiques claires.

Le classeur ne contient aucune macro, aucune connexion à un système d'entreprise, aucune fonction de paiement ni aucune donnée de fournisseur fictive. Vous remplissez vos propres données. Il effectue une documentation administrative et des contrôles simples, mais aucune évaluation fiscale, juridique ou de sécurité automatique.

Comment utiliser les modèles de fournisseur

1. Créez un dossier fournisseur. Indiquez l'entreprise enregistrée, le numéro d'organisation, la mission, l'acheteur responsable et le moyen de contact souhaité. Utilisez un ID de fournisseur cohérent.
2. Vérifiez les informations officielles de l'entreprise. Utilisez le service de l'Agence fiscale suédoise pour l'approbation du statut fiscal F-skatt, de la TVA et de l'enregistrement comme employeur, et les informations d'entreprise de l'Agence des entreprises pour l'entreprise enregistrée ou d'autres informations pertinentes. Notez la source et la date.
3. Évaluez les exigences documentaires de la mission. Spécifiez les certificats d'assurance, l'habilitation ou les certificats sectoriels uniquement si cela est justifié par le contrat, le risque ou les règles applicables.
4. Demandez un complément. Utilisez le modèle pour une demande écrite avec le document manquant, une échéance pratique et un canal de réponse sûr.
5. Enregistrez le résultat du contrôle. Saisissez ce qui a réellement été vérifié et documentez toute contradiction, tout écart ou toute validité dépassée.
6. Prenez une décision manuelle. Une personne habilitée en interne se prononce sur l'approbation, la décision conditionnelle, l'attente ou le refus. Un formulaire ou un statut Excel n'active jamais automatiquement un fournisseur.
7. Planifiez une révision récurrente. Suivez les documents en fonction de la mission, du contrat et du risque, et non selon une exigence légale générale fictive de contrôle annuel.

F-skatt et contrôle des fournisseurs – ce qui est important

Le service de l'Agence fiscale suédoise Récupérer les informations d'entreprise montre notamment si une entreprise suédoise est approuvée pour le statut fiscal F-skatt ainsi que si elle est enregistrée pour la TVA et comme employeur. Lors de l'achat de services ou de travail, le statut F-skatt est particulièrement pertinent. Si le prestataire n'a pas d'approbation, cela peut affecter l'obligation de l'acheteur d'effectuer des déductions fiscales et, selon le type d'entreprise et les circonstances, de payer des cotisations patronales. Cela signifie pas que tous les achats de biens auprès d'entreprises sans statut F-skatt sont généralement interdits.

Verksamt fournit des conseils sur la vérification de la personne avec qui vous faites affaire et, si nécessaire, sur le contrôle des informations d'entreprise, des représentants et des habilitations professionnelles spécifiques. Les informations de l'Agence des entreprises peuvent être une source de contrôle pertinente, mais ni un certificat d'enregistrement ni un certificat soumis ne garantissent l'aptitude d'un fournisseur ni n'approuvent les coordonnées bancaires modifiées.

Les certificats d'assurance, les certificats environnementaux et les certifications doivent être demandés lorsqu'il existe une base valable selon le contrat, le secteur, les exigences d'autorisation ou le risque documenté. Ils ne sont pas des exigences légales générales pour tous les fournisseurs.

Pour les personnes de contact et autres données personnelles, les principes du RGPD s'appliquent, notamment la minimisation des données, l'exactitude, la sécurité et la minimisation de la conservation. Ne collectez pas de numéros d'identification personnelle, de coordonnées privées ou de documents sans besoin documenté et base légale.

Foire aux questions (FAQ)

Qu'est-ce qu'une création de fournisseur ?

La création de fournisseur est un processus interne pour identifier un nouveau fournisseur, documenter les contrôles pertinents et prendre une décision habilitée sur son enregistrement dans le système de l'organisation. L'ensemble de modèles fournit un flux de travail clair et une base traçable.

Tous les fournisseurs doivent-ils avoir le statut F-skatt ?

Pas comme exigence générale pour chaque type d'achat. Le statut F-skatt a une importance particulière lorsque du travail ou des services sont achetés. L'acheteur du travail peut devoir gérer les déductions fiscales et les cotisations patronales selon le statut et la forme d'entreprise du fournisseur. Vérifiez la situation auprès de l'Agence fiscale suédoise.

Devons-nous toujours exiger une assurance de responsabilité civile ?

Non. Un certificat d'assurance peut être important ou une exigence dans un contrat ou une mission réglementée spécifique, mais ce n'est pas une exigence légale générale pour tous les fournisseurs. Indiquez donc individuellement quel certificat est demandé et pourquoi.

Excel peut-il approuver un fournisseur automatiquement ?

Non. Excel affiche des indicateurs administratifs, des écarts ouverts et des décisions enregistrées manuellement. Le fournisseur doit être évalué et approuvé par la bonne personne selon vos habilitations internes avant son activation dans le système d'entreprise.

Comment gérons-nous les changements de coordonnées bancaires ?

Les changements de compte bancaire doivent être gérés selon une procédure de sécurité séparée, par exemple un rappel indépendant via des canaux de contact précédemment vérifiés. Ni une nouvelle fiche fournisseur ni un certificat approuvé ne signifient que les informations de paiement sont vérifiées.

Les documents sont-ils inclus en anglais ?

Vous obtenez cinq modèles de travail suédois, un guide d'utilisation suédois et un English User Guide séparé. Le guide anglais est un manuel d'utilisation ; les modèles de travail ne sont pas entièrement traduits en anglais.

Quels formats de fichiers vais-je recevoir ?

Sept fichiers DOCX modifiables, sept fichiers PDF consultables et un registre Excel modifiable (XLSX). Les fichiers PDF sont des documents à lire et à imprimer, pas des formulaires interactifs à remplir.

Produits associés sur Mallbutiken

Pour une évaluation des risques plus large et un suivi récurrent des fournisseurs : Évaluation des fournisseurs & Suivi des fournisseurs. Pour les contrats et conditions : Contrat de fourniture / Supplier Agreement. Pour une gestion sécurisée d'un nouveau compte de paiement, il existe un produit séparé Changement de coordonnées bancaires & Vérification (produit séparé, peut être non publié).

Sources officielles et révision

Sources pour le contrôle interne des faits au 28 octobre 2026 : Agence fiscale suédoise – Récupérer les informations d'entreprise ; Verksamt – Engager un fournisseur sérieux ; Agence des entreprises – Rechercher les informations d'entreprise ; IMY – Principes fondamentaux du RGPD. Le package a été soumis à un contrôle interne des sources et des fonctionnalités assisté par l'IA, pas à un examen externe par un juriste, un auditeur ou une banque. Les modèles sont des outils administratifs facultatifs et doivent être adaptés aux contrats, à l'activité et aux règles de droit réelles.