À propos du modèle de document
Prise de références lors du recrutement – modèle pour entretiens de référence, questions et RGPD
Vous souhaitez réaliser une prise de références professionnelle lors de vos recrutements ? Ce pack de documents contient un modèle complet de prise de références comprenant un protocole d'entretien structuré, des questions de référence fondées sur les compétences, un dialogue avec le candidat, une synthèse des références et une liste de contrôle RGPD. Vous recevrez également un registre Excel pour le suivi administratif.
Ces modèles distincts aident les employeurs, recruteurs et services RH à poser des questions liées au travail sur la base d'un profil de compétences prédéfini. Les supports distinguent ce que la personne de référence a elle-même observé, ce qui est incertain et ce que le recruteur évalue. Le produit constitue un soutien pour des décisions de recrutement humaines et objectives et ne remplace pas une évaluation professionnelle du candidat individuel.
Livraison numérique : 15 fichiers dans un ZIP – 7 documents Word éditables (DOCX), 7 fichiers PDF textuellement recherchables correspondants (A4) et 1 fichier Excel (XLSX). Cinq modèles principaux en suédois, un guide d'utilisation en suédois et un guide d'utilisation en anglais (English User Guide). Pas de produits physiques ni d'abonnements.
01. Contenu du pack
Total de 15 fichiers : sept DOCX, sept PDF recherchables et un XLSX. Cinq modèles suédois principaux (01–05), guide d'utilisation suédois (06) et un guide d'utilisation anglais (07). Les documents Word sont éditables. Les versions PDF sont adaptées à l'impression et à la relecture. Le fichier Excel contient neuf onglets avec seize indicateurs de performance administratifs.
Langue : Documents principaux en suédois. Le guide en anglais est uniquement une aide, et non un contrat principal traduit. Version du document : 1.0 / 2026–2027. Examen éditorial des sources : 16 octobre 2026, sans prétention de certification juridique externe ou de prise en compte de futures modifications législatives.
02. Contenu des fichiers – document par document
| Document | Contenu et utilisation | Format |
|---|---|---|
| 01. Entretien de référence – protocole | Protocole avec relation professionnelle, questions centrales identiques, exemples concrets, critique des sources et conclusion. | DOCX + PDF |
| 02. Questions de référence basées sur les compétences | Banque de questions comparable liée à un profil de compétences, avec vérification des questions discriminatoires. | DOCX + PDF |
| 03. Demande de référence et dialogue avec le candidat | Modèles de message au candidat et au référent ainsi que vérification des informations et moyens de contact. | DOCX + PDF |
| 04. Synthèse objective des références | Distinction entre données vérifiables, déclarations du référent et interprétations du recruteur. | DOCX + PDF |
| 05. RGPD, égalité de traitement et conservation | Liste de contrôle pour la base juridique, minimisation des données, autorisations, documentation et durée de conservation. | DOCX + PDF |
| 06. Guide d'utilisation suédois | Dix étapes pour les employeurs, pièges courants, application pratique et sources juridiques. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Guide en anglais pour les documents suédois ; pas de modèles principaux en anglais. | DOCX + PDF |
| 08. Prise de références – registre Excel | Neuf onglets et 16 indicateurs de contrôle pour les postes, candidats, références, entretiens et RGPD. | XLSX |
Tous les fichiers Word et PDF comportent deux encadrés d'information séparés intitulés 01. Contenu du pack et 02. Contenu des fichiers ainsi qu'une limite concernant la protection des données et la discrimination. Il n'y a aucun candidat, référent ou avis de référence fictif dans la livraison.
03. Outil Excel pour la prise de références – neuf onglets et 16 KPI
Vue d'ensemble · Postes · Candidats · Références · Entretiens · Évaluation · Suivi · Protection des données · Lisez-moi.
La vue d'ensemble résume, entre autres, les recrutements, dossiers candidats, références fournies, tentatives de contact, entretiens réalisés, besoins d'approfondissement, contrôles RGPD et dossiers de suivi. Lorsque vous enregistrez la date de contact effective et la date de réalisation de l'entretien, un statut administratif est mis à jour en « Contacté » ou « Réalisé ». Excel dispose de listes déroulantes pour plusieurs champs de statut et est vide au départ, sans personnel fictif.
Important : Excel n'est pas une base de données de recrutement sécurisée et ne contient aucun système de notation automatique des candidats, de profilage ou d'évaluation de la base juridique. Utilisez des identifiants internes, stockez avec un accès restreint et prenez toutes les décisions d'embauche par une évaluation humaine. Un statut indiqué n'est pas une conclusion juridique.
Comment procéder à une prise de références – dix étapes
- Définissez le profil de compétences. Ne choisissez que les compétences pertinentes pour le poste vacant.
- Vérifiez la gestion des données personnelles. Précisez la base juridique, la finalité, l'information et les utilisateurs autorisés.
- Informez le candidat. Demandez des références professionnelles pertinentes et planifiez le contact avant de les appeler.
- Choisissez des questions comparables. Utilisez le document 02 afin que les mêmes exigences fondamentales soient examinées pour des candidats comparables.
- Vérifiez la relation. Demandez au référent de décrire quand et en quelle fonction il a travaillé avec le candidat.
- Demandez des exemples concrets. Posez des questions sur les tâches, les collaborations, la qualité et les résultats.
- Séparez les faits de l'interprétation. Consignez les observations objectives et marquez les déclarations incertaines.
- Évitez les données personnelles non pertinentes. Ne collectez pas de données sensibles ou d'infractions pénales sans nécessité, et surtout sans base légale.
- Synthétisez pour une évaluation humaine. Comparez par rapport au même profil de compétences et effectuez un suivi des informations contradictoires.
- Limitez la durée de conservation. Documentez l'examen de suppression et gérez les règles spécifiques aux employeurs publics.
RGPD et égalité de traitement lors de la prise de références
Quelle base juridique s'applique lorsque l'employeur contacte des références ?
L'Autorité suédoise de protection de la vie privée (IMY) précise que les employeurs doivent disposer d'une base juridique et d'une nécessité pour le traitement dans le cadre du recrutement. Pour les employeurs privés, une mise en balance des intérêts documentée peut être pertinente ; pour les autorités, l'intérêt général peut s'appliquer. L'IMY indique que le consentement est souvent problématique dans la vie professionnelle en raison du lien de subordination. Il est important que le candidat et le référent reçoivent des informations pertinentes, mais l'information seule ne remplace pas une base juridique.
Combien de temps l'employeur peut-il conserver les notes de référence ?
Selon les directives de l'IMY sur les droits dans la vie professionnelle, les notes et références doivent normalement être supprimées ou anonymisées lorsqu'elles ne sont plus nécessaires au recrutement. Une conservation continue peut être pertinente, par exemple au regard d'éventuelles revendications juridiques réelles et des règles d'archivage public. Ne conservez pas les documents par habitude pour tous les recrutements futurs sans base juridique valide et information correcte.
Égalité de traitement et questions de référence pertinentes
L'Ombudsman contre la discrimination (DO) souligne que les exigences de recrutement et les processus de sélection doivent être conçus pour prévenir la discrimination. Les questions concernant l'âge, la grossesse, la religion, la santé, l'orientation sexuelle ou d'autres circonstances privées non pertinentes ne doivent pas servir de base à l'évaluation d'un candidat. Posez des questions sur les tâches liées au travail, les performances réelles et les exigences incluses dans le recrutement.
Références du candidat et planification du contact
L'Agence suédoise pour l'emploi (Arbetsförmedlingen) recommande aux demandeurs d'emploi de choisir des référents qui connaissent leurs expériences professionnelles et de demander les références à l'avance. En tant qu'employeur, vous devez utiliser des références pertinentes et ne pas effectuer de vérifications d'antécédents inattendues ou non autorisées.
Modèles liés et liens internes
Pour une comparaison distincte des candidats basée sur les compétences après les entretiens, voir Évaluation des candidats et matrice d'évaluation. Lorsque vous avancez vers une embauche réelle, vous trouverez le Contrat d'essai 2026/2027. Plus de documents liés au droit du travail sont disponibles dans RH, Droit du travail & Lanceurs d'alerte – Modèles. Ce sont des produits séparés qui ne font pas partie du fichier ZIP.
Questions courantes sur la prise de références
Comment effectuer une prise de références professionnelle ?
Commencez par un profil de compétences clair, contactez des références professionnelles pertinentes après avoir informé le candidat et posez des questions équivalentes fondées sur les compétences. Documentez des exemples concrets liés au travail et effectuez une évaluation humaine globale.
Quelles questions peut-on poser aux référents ?
Les questions sur les tâches réelles, les résultats, la collaboration et des exemples de résolution de problèmes liés au travail peuvent être pertinentes. Évitez les données personnelles et sensibles non pertinentes.
La prise de références est-elle autorisée par le RGPD ?
Oui, elle peut être autorisée s'il existe une base juridique valide, une finalité de recrutement pertinente et que les données sont nécessaires et gérées de manière sécurisée. Un processus de recrutement individuel doit toujours être vérifié.
Le candidat doit-il consentir à la prise de références ?
Il est de bonne pratique d'informer et d'interroger le candidat avant de contacter les références pertinentes. Toutefois, l'accord du candidat ne constitue pas automatiquement une base juridique selon le RGPD ; l'IMY indique que le consentement est souvent inapproprié en tant que telle base dans la vie professionnelle.
Comment gérer les informations de référence négatives ?
Ne documentez que les informations pertinentes et objectives et notez s'il s'agit de l'observation directe du référent ou d'un avis subjectif. Suivez les informations contradictoires ou incertaines et assurez une comparaison équitable par rapport au profil de compétences.
Combien de temps les protocoles de référence doivent-ils être conservés ?
Pas plus longtemps que nécessaire pour la finalité réelle, avec les exceptions applicables pour les revendications juridiques ou la réglementation d'archivage public. Un délai de suppression général ne peut être établi uniquement sur la base du modèle.
Excel peut-il choisir automatiquement quel candidat est le meilleur ?
Non. Le classeur contient 16 indicateurs de performance administratifs mais aucune notation de candidat ou algorithme de sélection automatique. Les décisions doivent être prises par des personnes autorisées avec des supports pertinents et objectifs.
Les questions de référence prêtes à l'emploi pour les managers et les RH sont-elles incluses ?
Oui. Un document Word et PDF spécial contient des questions structurées sur l'expérience, les responsabilités, la livraison, la collaboration et l'apprentissage, qui doivent être adaptées au poste réel.
Les modèles principaux sont-ils disponibles en anglais ?
Non. Les cinq modèles principaux sont en suédois. Un guide d'utilisation en anglais est inclus pour expliquer l'utilisation et le droit suédois.
Le produit est-il audité ou approuvé par l'IMY ou le DO ?
Non. Les modèles sont des documents éditoriaux. Ils ne sont pas des formulaires officiels, approuvés par les autorités ou individuellement examinés par des avocats.
Sources et version
Version : 1.0 / 2026–2027. Examen éditorial des sources : 16 octobre 2026. Sources : IMY – recrutement et données personnelles, DO – mesures actives, Arbetsförmedlingen – références et Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE. L'appellation d'édition 2027 ne garantit pas les modifications législatives futures et le matériel ne remplace pas une évaluation juridique individuelle.
