AI-leverantörens modellbyte – ändringsavisering, riskomprövning och godkännandespår | Word/PDF/Excel

Din AI-leverantör byter språkmodell, driftmiljö eller funktioner – hur dokumenterar ni vad som faktiskt ändras och vem som får fatta beslut? Det här mallpaketet för svenska företag hjälper er att avtala om ändringsinformation, granska konsekvenser, testa en bestämd version och dokumentera ett behörigt besked. Förhandsgodkännande gäller bara där avtal eller en särskild tillämplig rättsregel ger stöd.

Snabbfakta: 7 redigerbara Word-filer (.docx), 7 motsvarande sökbara men inte interaktivt ifyllningsbara PDF-filer och 1 Excelarbetsbok (.xlsx). Totalt 15 kundfiler i framtida digital ZIP-leverans. Fem svenska arbetsdokument, svensk guide och English User Guide (endast guide, inte en engelsk avtalstext). Svensk användningskontext, version 1.0, 2026-11-09. Microsoft Word och Excel eller förenliga program krävs; annan programkompatibilitet är inte garanterad.

Vem passar paketet för?

Exempel 1: Ett svenskt tjänsteföretag köper en extern AI-assistent och vill avtala om när leverantören måste avisera ändrad modell och dataplats. Exempel 2: En verksamhet får en uppdatering från en AI-leverantör och behöver samla risk-, dataskydds- och testunderlag före ett internt beslut.

Välj annan lösning när: ett specifikt AI-system behöver fullständig konformitetsbedömning för högrisk, individuell DPIA/FRIA, säkerhetsincidentrapportering eller en juridisk specialistbedömning. Detta paket ersätter varken sådan process eller ett befintligt personuppgiftsbiträdesavtal.

Filerna – en tydlig arbetsgång

DOCX-filer kan redigeras. PDF-filer är sökbara och utskrivbara, men innehåller inga särskilda interaktiva formulärfält. Excel kan redigeras och kräver ett kompatibelt kalkylprogram.

Excelverktyget i praktiken

Nio flikar: Översikt, AI-system, Ändringar, Riskbedömning, Tester, Beslut, Åtgärder, Bevisregister och Läs mig. Översikten använder testade formler för antal ärenden och statusar. Exempel: en avisering som registrerats som ”För bedömning” räknas i ändringsregistret, men framstår inte därmed som ”Godkänd” – ett separat beslut måste dokumenteras av behörig person. Kalkylbladet beräknar inte AI Act-klassning, rättslig tillåtlighet eller avtalsgiltighet.

Så använder ni dokumenten

1. Identifiera exakt AI-system, avtalsparter, avtalsklausuler och aktuell modellversion.
2. Förhandla och underteckna ett avtalstillägg endast om det behövs; rensa oförenliga klausulalternativ.
3. Dokumentera ändringsavisering och gör en separat bedömning av avtal, GDPR och relevanta AI Act-regler.
4. Testa dokumenterad modellversion, notera avvikelser och spara bevis.
5. Låt behörig ansvarig fatta ett motiverat beslut och använd vid behov brev till leverantören.
6. Följ upp åtgärder och arkivera material enligt faktisk informationshanteringsrutin.

Viktiga juridiska gränser

AI Act: EU-förordning 2024/1689 har olika tillämpningsdatum; regler om ändrat leverantörsansvar och särskilda krav för högrisk-AI kräver att systemet och rätt aktörsroll först klassificeras. Ett modellbyte är inte automatiskt en sådan ”väsentlig modifiering” som medför nytt leverantörsansvar. Se konsoliderade AI-förordningen och artikel 25.

GDPR: Vid faktisk behandling av personuppgifter kan biträdesavtal, underbiträdesprocesser och konsekvensbedömningar beröras. Alla versionsbyten innebär inte nytt underbiträde eller ny DPIA. Se GDPR, särskilt artiklarna 28, 32 och 35 och IMY om personuppgiftsbiträdesavtal.

Avtal: Rätt till förhandsinformation, förhandsgodkännande, invändning, paus eller uppsägning måste härledas från det tillämpliga avtalet och/eller faktisk lag. Använd inte mallen som ensidigt ändrade leverantörsvillkor.

Jämför med andra dokument

För att införa en bred AI-policy eller systeminventering är AI Governance-paketet ett närliggande alternativ. För dokumentation av AI-kompetens och utbildningsåtgärder finns AI-kompetens enligt artikel 4. Den här produkten hanterar däremot ett konkret modell- och leverantörsändringsärende.

Vanliga frågor

Måste kunden alltid godkänna ett nytt modellnummer?

Nej. Det finns inte ett generellt AI Act-krav på att varje modellversionsbyte alltid måste förhandsgodkännas av kunden. Undersök avtalsvillkor och om någon särskild skyldighet aktualiseras.

Är aviseringen ett färdigt myndighetsformulär?

Nej. Dokumenten är redigerbara avtals- och arbetsunderlag, inte standardiserade myndighetsblanketter.

Är paketet på engelska?

Nej. De fem arbetsmallarna och den svenska guiden är på svenska; det finns endast en engelskspråkig användarguide för att förstå de svenska handlingarna.

Ger Excel grönt ljus att använda ändringen?

Nej. Excel sammanställer och räknar administrativa statusar. Teknisk acceptans och juridisk bedömning måste göras och dokumenteras separat.

Vad behöver jag före användning?

Huvudavtal, uppdateringsuppgifter, relevant personuppgiftsbiträdesavtal, information om AI-systemets funktion och risk samt en behörig beslutsfattare.

Källor, version och transparens

Produktversion 1.0 (2026-11-09). AI-assisterad juridisk källkontroll av ovanstående officiella källor genomförd 2026-11-09; ingen oberoende extern juristgranskning eller myndighetsgodkännande görs gällande. Mallar måste anpassas till verkligt avtal, system, aktörsroll och rådande rätt före användning.