Om dokumentmallen
Besöksregister & Entreprenörslogg 2026/2027 är ett professionellt mallpaket för företag, fastighetsförvaltare, föreningar och organisationer som behöver dokumentera besök, externa entreprenörers uppdrag, in- och utpassering samt interna avvikelser. Du får ett Excelregister med dashboard och statuskontroller, tre kompletterande svenska blanketter och rutindokument, en separat detaljerad svensk användarguide samt en engelsk arbetsreferens.
Detta ingår i paketet
| Dokument | Innehåll | Format |
|---|---|---|
| Besöksregister & entreprenörslogg | Sju arbetsblad med dashboard, 150 besöksrader, 100 entreprenörsuppdrag, 75 avvikelser, 20 införandekontroller, instruktion och separat exempelflik. | Excel (XLSX) |
| Besökskvittens och in-/utpassering | Redigerbar blankett för besöks-ID, värd, datum, ankomst/avgång, lokal introduktion och eventuell tillträdesutrustning. | Word (DOCX) + PDF |
| Entreprenörsintroduktion | Kontroll av uppdrag, tillträdesbehörighet, säkerhetsinformation, arbetsplatsspecifika instruktioner och åtgärder före start. | Word (DOCX) + PDF |
| Information om personuppgifter | GDPR-informationsutkast med fält för ändamål, rättslig grund, lagringstid, ansvar och integritetsskydd. | Word (DOCX) + PDF |
| Detaljerad svensk användarguide | Införande, fältförklaringar, arbetsflöden, vanliga misstag, gallring, risker, kontrollrutiner och myndighetskällor. | Word (DOCX) + PDF |
| Visitor & Contractor Log | Engelsk arbetsreferens till besöksregistrering, entreprenörsmottagning och dataskydd i svenska verksamheter. | Word (DOCX) + PDF |
Totalt elva filer: 5 redigerbara DOCX, 5 sökbara A4-PDF och 1 XLSX, levererade tillsammans i en ZIP-fil. Excel kräver inga makron.
Excel för besöksregistrering och entreprenörsuppföljning
- Översikt: antal registrerade besök, ej utcheckade poster, entreprenörsuppdrag och administrativa kontrollsignaler.
- Besök: 150 rader med datum, besökare, organisation, besöksvärd, syfte, ankomsttid, avresetid och status.
- Entreprenörer: 100 uppdragsrader för uppdrag, företag, ansvarig, arbetsperiod, lokal introduktion, behörighet och säkerhetsinformation.
- Avvikelser: 75 ärendeplatser med ansvar, intern deadline och uppföljningsstatus.
- Checklista: 20 kontrollpunkter om dataskydd, introduktion, rutiner, eventuell personalliggare och förbättring.
- Instruktion och Exempel: fältstöd och separata fiktiva exempel som inte räknas med i de verkliga registren.
Viktigt: status som ”Ej utcheckad” innebär en saknad registrering, inte att en person säkert befinner sig i lokalen. Excel är inte kopplat till dörrsystem, skickar inga e-postmeddelanden eller SMS och har ingen inbyggd kryptering från Mallbutiken.
Så använder du besöksregistret – steg för steg
- Besluta om ändamål, ansvar, relevant rättslig grund och dokumenterad gallringsrutin innan skarp personuppgiftsregistrering.
- Anpassa GDPR-informationsbladet och lämna information till berörda innan registrering.
- Skapa ett unikt besöks-ID. Fyll i datum, namn, värd, syfte och ankomsttid; uppdatera utpassering när besöket avslutats.
- Vid entreprenörsarbeten upprättar du uppdrags-ID och genomför en behovs- och riskanpassad introduktionskontroll.
- Registrera avvikelser och följ upp ansvariga och interna deadlines, utan att behandla fler personuppgifter än nödvändigt.
- Granska dashboard, rätta felaktiga poster och gallra personuppgifter enligt den fastställda rutinen.
Skillnaden mellan entreprenörslogg och elektronisk personalliggare
En administrativ entreprenörslogg hjälper verksamheten att hålla ordning på uppdrag, tillträde, kontakter och lokal introduktion. Den ersätter inte en personalliggare som Skatteverket kräver i bland annat byggbranschen. Där personalliggare krävs gäller andra obligatoriska uppgifter och krav på bland annat elektronisk registrering på byggarbetsplatser. En besöksblankett eller ett vanligt kalkylblad ska därför inte användas för att påstå att dessa skyldigheter är uppfyllda.
Även andra arbetsmiljö- och säkerhetsregler, avtal, behörighetskontroller och särskilda arbetstillstånd kan gälla beroende på verksamheten. Mallen ersätter inte arbetsmiljöplaner, riskbedömningar eller entreprenadavtal.
GDPR – personuppgifter och lagring
Namn, arbetsgivare, besökstid och information om vem som har varit på plats kan utgöra personuppgifter. Enligt GDPR måste behandlingen ha en rättslig grund, ett tydligt ändamål och proportionerlig omfattning. Företaget behöver informera registrerade, skydda uppgifterna, begränsa behörigheter och inte lagra dem längre än nödvändigt. Ingen generell obligatorisk lagringstid för vanliga besöksloggar anges i paketet; organisationen måste själv bedöma sin situation. Undvik onödiga personnummer, kopior av ID-kort och säkerhetskoder.
Vanliga frågor
Är detta en lagstadgad personalliggare?
Nej. Den administrativa loggen kan inte ersätta Skatteverkets elektroniska personalliggare eller specialregler för branscher som omfattas.
Kan mallen visa vilka som är kvar i byggnaden?
Den kan visa besök utan registrerad utpassering. Det är inte en realtidskontroll och informationen kan vara ofullständig.
Hur många personer och uppdrag ryms?
Excelarbetsboken är förberedd för 150 separata besök, 100 entreprenörsuppdrag och 75 avvikelser i denna version.
Ingår GDPR-text att ge till besökare?
Ja, en redigerbar informationsmall ingår. Verksamheten måste fylla i egen personuppgiftsansvarig, rättslig grund, syfte, gallring och kontaktuppgifter innan den används.
Finns det en engelsk version?
Ja. Ett separat engelskt arbetsunderlag ingår för besökare och entreprenörer. Excel och den detaljerade svenska guiden är på svenska och avsedda för svensk kontext.
Kan Excel skicka automatiska påminnelser eller hantera inpassering?
Nej. Arbetsboken innehåller formler för status och uppföljning, men inga SMS, mejl, RFID-läsare, dörrlås eller accesskontroll.
Vem passar dokumenten för?
Företag, kontor, industriverksamheter, verkstäder, fastighetsförvaltare, föreningar och andra organisationer som behöver enkel struktur kring besök och externa uppdrag.
Myndighetskällor och relaterade dokument
- IMY – grundläggande GDPR-principer.
- IMY – personuppgifter i arbetslivet.
- Skatteverket – personalliggare på byggarbetsplatser.
- Skatteverket – personalliggare.
- Nyckelregister & Nyckelkvittens, naturligt kompletterande dokument för utlämnade passerkort och nycklar.
Leverans: Digital ZIP med XLSX, DOCX och PDF. Ingen fysisk vara. Vid specialregler, integritetskänsliga situationer eller byggarbetsplatser bör ansvarig anlita relevant dataskydds- eller arbetsmiljökompetens.
