Svenska Dokumentmallar
Dokumenthanteringsplan & Arkivregister – Ideell förening | Word/PDF/Excel
Dokumenthanteringsplan & Arkivregister – Ideell förening | Word/PDF/Excel
- Filformat
- DOCX, PDF, XLSX
- Dokumentspråk
- Svenska mallar och guide engelsk referensguide
- Antal filer
- 7
Digital nedladdning. Ingen fysisk produkt skickas.
Det gick inte att ladda hämtningstillgänglighet
Om dokumentmallen
Skapa ordning bland föreningens handlingar. Detta digitala mallpaket hjälper en svensk ideell förening att planera dokumenthantering, föra arkivregister, kontrollera behörigheter och dokumentera beslut om bevarande och gallring. Paketet levereras direkt som en ZIP med redigerbara Word- och Excelfiler samt motsvarande PDF.
Paketets innehåll
15 filer: 7 Word (DOCX), 7 motsvarande PDF och 1 Excel (XLSX) med nio flikar. Svensk huvudguide och engelsk referensguide ingår.
Vad filerna innehåller
- Dokumenthanteringsplan och dokumenttypsförteckning
- Behörighets- och överlämningsprotokoll
- Gallringsbeslut och årlig arkivkontroll
- Excel: dashboard, dokumenttyper, arkivregister, gallringsbeslut, behörigheter, utlån, kontroller, åtgärder och instruktioner
När passar mallarna?
För styrelser, sekreterare, kassörer och verksamhetsansvariga i ideella föreningar som vill göra det lättare att hitta, följa upp, skydda och bevara handlingar. Mallarna kan till exempel användas för protokoll, ekonomiska underlag, avtal, bidragsdokument och administrativa register.
Så fungerar dokumenthanteringsplanen
- Kartlägg vilka typer av handlingar föreningen har.
- Bestäm ansvar, förvaringsplats, behörighet och namn-/versionsregler.
- Pröva tillämpliga bevarandevillkor för varje handlingstyp.
- Registrera dokument och beslut i Excel.
- Följ upp behörigheter, kontrollavvikelser och dokumenterad gallring.
Viktigt om lagrings- och gallringstider
Det finns ingen generell bevarandetid som gäller alla dokument i alla ideella föreningar. Bokföringsskyldighet och bevarandekrav kan följa av bokföringslagen; för bokföringsskyldig verksamhet gäller normalt sju år för räkenskapsinformation. När handlingar innehåller personuppgifter kräver GDPR bland annat att lagringen motiveras av ett legitimt ändamål och lämpligt rättsligt stöd. Föreningen måste även bedöma stadgar, avtal, bidragsvillkor och särskilda verksamhetsregler.
Vanliga frågor
Är dokumenthanteringsplanen ett lagkrav för alla föreningar?
Nej, ett sådant generellt påstående skulle vara missvisande. Mallarna är ett praktiskt stöd för föreningens interna ordning. Särskilda regler kan kräva visst innehåll, registrering och arkivering beroende på verksamheten.
Kan man gallra efter en viss standardtid?
Nej. En gallringsprövning bör dokumentera rättsligt stöd, ändamål, tillämpliga bevarandekrav, beslutsfattare och faktiskt genomförande.
Är Excel-filen ett automatiskt arkivsystem?
Nej. Excel sammanställer registrerade poster och kontrollstatusar men avgör inte juridiskt vad som får gallras eller hur länge en uppgift ska sparas.
Får jag redigera mallarna?
Ja, Word- och Excelfilerna är redigerbara. PDF-filerna fungerar som utskrifts- och läsreferens.
Relaterade dokumentmallar
Komplettera vid behov med förenklat årsbokslut för ideell förening, verksamhetsplan och verksamhetsberättelse samt närvarolista och aktivitetsrapport.
Digital leverans. Mallarna behöver anpassas och kontrolleras utifrån föreningens faktiska verksamhet och skyldigheter.
