Kompetenskartläggning & Kompetensförsörjningsplan – Gap-analys | Word/PDF/Excel

Kompetenskartläggning och kompetensförsörjningsplan för företag och organisationer som behöver identifiera kompetensbehov, inventera nuläge och följa upp utvecklingsinsatser. Paketet består av redigerbara Wordmallar, motsvarande sökbara PDF-filer, ett Excelregister med nio flikar och två användarguider. Separera alltid verifierad kompetens från ett okänt nuläge.

Vilka dokumentmallar ingår?

Excelregister för kompetensanalys – nio flikar

Översikt, Rollkrav, Personer, Nuläge, Gap, Insatser, Uppföljning, Källor och Läs mig. Arbetsboken innehåller automatiska administrativa sammanställningar, nivågap, statusval och uppföljningskolumner. Ett numeriskt gap visas när både beslutad kravnivå och faktiskt bedömt nuläge finns. Om bedömning saknas visas ”Ej bedömt”, inte ett antagande om bristande kompetens. Den interna skalan 0–3 är ett metodstöd, ingen branschcertifiering eller automatisk juridisk prövning.

Så arbetar ni med kompetensförsörjning

1. Fastställ ändamål, ansvar, åtkomst och vilken information som faktiskt behövs.
2. Dokumentera rollkrav med källa och verkligt verksamhetsbehov.
3. Kartlägg verifierad kompetens och skilj ett okänt nuläge från bedömd brist.
4. Beräkna gap, men gör separat manuell bedömning av reella arbetsmiljörisker.
5. Planera utbildning, handledning, omfördelning eller annan lämplig åtgärd.
6. Följ upp både genomförandet och den verifierade effekten.

Arbetsmiljö, personaluppgifter och viktiga avgränsningar

Arbetsmiljöverkets AFS 2023:1, §§ 9–10 innehåller regler om tillräckliga kunskaper och kompetens i arbetsmiljöarbetet. Kravbilden varierar med faktiska arbetsuppgifter och risker. Produkten innebär inte att ett visst kompetensregister är obligatoriskt för alla arbetsgivare eller att en registrerad nivå bevisar föreskriven behörighet. Se även Arbetsmiljöverkets vägledning om systematiskt arbetsmiljöarbete.

Behandling av anställdas uppgifter måste ha ändamål, rättsligt stöd, information, begränsad åtkomst, korrekthet och gallringsrutiner. Se IMY:s dataskyddsprinciper för arbetslivet och IMY om information till anställda. Undvik känsliga personuppgifter och privata, ovidkommande omdömen.

Vanliga frågor

Vad är kompetenskartläggning?

En metod för att identifiera vilka kompetenser som behövs för en roll och vilka förmågor som faktiskt kan styrkas i organisationen. Ett saknat underlag ska markeras som ej bedömt.

Vad är en kompetensgap-analys?

En jämförelse mellan ett beslutat rollkrav och ett verifierat nuläge. Excel ger ett administrativt differensmått; ansvarig person avgör konsekvenser, prioritet och lämpliga insatser.

Är kompetensförsörjningsplanen ett lagstadgat intyg?

Nej. Det är ett planeringsdokument. För arbetsuppgifter med särskilda behörighets- eller arbetsmiljökrav måste ni kontrollera tillämpliga regler separat.

Kan en genomförd utbildning räknas som verifierad kompetens?

Inte automatiskt. Dokumentera separat vilka kriterier som prövats, av vem och med vilket resultat.

Innehåller paketet engelska mallar?

De fem arbetsdokumenten är svenska. En separat engelskspråkig användarguide ingår.

Kan jag använda mallen utan personnummer?

Ja. Rekommendationen är att börja med interna person-ID och bara registrera personuppgifter som faktiskt är nödvändiga för det definierade ändamålet.

Relaterade dokumentmallar

Se befattningsbeskrivning och rollbeskrivning, medarbetarsamtal och utvecklingssamtal samt kursintyg och utbildningsregister. Fler mallar i HR, arbetsrätt och personaladministration.

Version 1.0 · Källgenomgång 23 oktober 2026 · Svenska arbetsdokument och engelsk guide · 15 filer i ZIP · Sverige.