Kundupplägg & Faktureringsinstruktion B2B – Kundkort, e-faktura och Excelregister | Word/PDF/Excel

Kundupplägg och faktureringsinstruktion för företag – Word, PDF och Excel. Ett administrativt paket för att samla in och kontrollera företagskunders fakturaadress, organisationsuppgifter, inköpsreferenser och e-fakturainformation. Passar ekonomiavdelningar, konsulter och småföretag som vill få ordning på sina B2B-kunduppgifter. Köpet omfattar 15 kundfiler i en digital ZIP.

Viktig avgränsning: dokumenten är inte fakturor, inget bokföringssystem och ingen automatisk momskontroll. De skapar inte betalningsskyldighet eller rätt att ändra ett avtal. Fakturans verkliga innehåll, moms och tekniska leverans måste kontrolleras separat för varje transaktion.

Vad används kundupplägg och faktureringsinstruktion till?

När en ny företagskund läggs upp eller en befintlig kund ändrar sina uppgifter behöver säljaren veta vilket juridiskt företag som ska faktureras, vilken adress och referens som gäller och om fakturan ska skickas via Peppol eller annan kanal. Paketet ger separata underlag för uppgiftsinsamling, ändringskontroll, fakturaförberedelser och e-fakturainställningar.

Alla dokument och filformat

Praktisk arbetsgång

1. Samla in och kontrollera bolagsnamn, organisationsnummer och faktureringsuppgifter i kundkortet.
2. Kontrollera avtalad betalningsinformation och faktisk mottagningskanal. Skicka eller läs in faktureringsinstruktionen.
3. Vid ändring: dokumentera gamla och nya uppgifter och verifiera känsliga ändringar via en oberoende, tidigare känd kontaktväg.
4. Före fakturering: använd checklistan i samband med ett separat faktureringsprogram. Bedöm tillämplig momssituation.
5. Vid e-faktura: testa tekniskt format och mottagning, dokumentera kvittens samt hantera avvikelser.
6. Följ upp ärenden i Excel. En administrativ status är inte ett bevis för rättslig efterlevnad.

Excel – kundregister med nio flikar

Översikten sammanfattar registrerade kunder, kundkort med manuellt statusvärde ”Klar”, pågående ändringsärenden, tekniskt klara e-fakturakontroller och öppna avvikelser. Arbetsboken levereras tom, utan exempelpersoner och utan externa anslutningar. Ingen formel bestämmer om en faktura är juridiskt eller skattemässigt korrekt. Redigeras i Excel eller kompatibelt kalkylprogram.

Regler och begränsningar enligt svensk rätt

En fullständig faktura måste normalt innehålla de uppgifter som anges i mervärdesskattelagen (2023:200) 17 kap. 24 §. Det finns särskilda regler för exempelvis förenklad faktura och vissa momssituationer. Skatteverket förklarar fakturans innehåll och undantag.

En PDF som skickas via mejl är inte automatiskt en strukturerad e-faktura. Lag (2018:1277) gäller under särskilda förutsättningar för fakturor till följd av offentlig upphandling, inte alla privata B2B-fakturor. Upphandlingsmyndigheten om e-fakturaregler.

Kundregister med namn och kontaktuppgifter till fysiska personer omfattas av GDPR när personuppgifter behandlas. Företaget behöver bedöma laglig grund, ändamål, åtkomst och gallring. IMY om rättslig grund.

Vanliga frågor

Är kundkortet en faktura?

Nej. Kundkortet är ett underlag med administrativa uppgifter. Den riktiga fakturan utfärdas i fakturasystemet och måste uppfylla tillämpliga krav på innehåll och moms.

Kan jag skicka PDF i stället för Peppol-faktura?

Det beror på mottagaren och tillämpliga regler. En PDF via e-post är inte en strukturerad e-faktura. Vissa offentliga upphandlingar omfattas av krav på strukturerad e-faktura.

Kan Excel automatiskt kontrollera moms och kreditvärdighet?

Nej. Arbetsboken räknar administrativa ärenden och statusvärden. Den gör ingen momsberäkning, kreditbedömning eller juridisk kontroll.

Hur hanterar jag ändrade betalningsuppgifter?

Ändringen bör verifieras genom en oberoende, känd kontaktväg. Ett mejl med nya uppgifter räcker inte som säker kontroll; särskilt ändringar av bankuppgifter kräver försiktighet.

Är mallarna på engelska?

De fem arbetsdokumenten och den svenska guiden är på svenska. Den medföljande English User Guide förklarar deras användning på engelska men utgör ingen översättning av handlingarna.

Relaterade mallar

Se Mallar för fakturering när du behöver en faktisk fakturamall eller ett annat dokument för kundfakturering.

Källor och version

Produktversion 1.0. Intern AI-assisterad genomgång av rättskällor 28 oktober 2026: Skatteverket, mervärdesskattelagen (2023:200) 17 kap., lag (2018:1277) och IMY:s GDPR-vägledning. Funktionella dokumenttester har utförts. Ingen extern juristgranskning eller myndighetsgodkännande påstås.