Om dokumentmallen
Licensregister & SaaS-kostnadsuppföljning 2026/2027 är ett digitalt mallpaket för svenska företag, föreningar och organisationer som behöver kontroll över programvarulicenser, abonnemang, användarplatser, återkommande kostnader och avtalsförnyelser. Paketet kombinerar ett Excelverktyg med kostnadsdashboard, ett inventeringsprotokoll, ett separat underlag för förnyelse- och uppsägningsbeslut, en intern SaaS-rutin (SOP), detaljerad svensk användarguide och en engelsk arbetsreferens.
Detta ingår i paketet
| Dokument | Vad det innehåller | Format |
|---|---|---|
| Licensregister & SaaS-kostnadsöversikt | Excel med sju blad: Översikt, Abonnemang, Användarplatser, Åtgärder, Kontrollista, Instruktion och Exempel. Register för 100 avtal, 150 användarplatsrader och 100 åtgärder. | Excel (XLSX) |
| Licensinventering & kontrollprotokoll | Sammanställ licens-ID, leverantör, ansvarig, inventeringsperiod, kostnadsunderlag och kontrollbeslut. | Word (DOCX) + PDF |
| Förnyelsebeslut & uppsägningskontroll | Kontrollera faktisk förnyelsedag, avtalad uppsägningstid, avtalsreferens, intern attest och skriftlig leverantörsbekräftelse. | Word (DOCX) + PDF |
| SaaS-licenshantering – intern SOP | Redigerbar rutin med syfte, ansvarsfördelning, löpande kontroll, beslut, dataskydd och dokumentation. | Word (DOCX) + PDF |
| Detaljerad användarguide | Instruktioner, beräkningsexempel, felkällor, uppsägningsfrister, användarplatser, GDPR och arkivering. | Word (DOCX) + PDF |
| English working reference | Engelsk kontrollblankett och arbetsreferens för svenska företag och SaaS-avtal. | Word (DOCX) + PDF |
Totalt 11 filer: 5 redigerbara DOCX, 5 sökbara PDF-filer i A4 och 1 XLSX. Filerna levereras i en ZIP-fil. Excelarbetsboken är makrofri.
Excel för SaaS-kostnader, licensplatser och förnyelsebevakning
Excelregister och dashboard ger samlad översikt över återkommande programvarukostnader. Varje abonnemang registreras med unikt licens-ID, programvarunamn, leverantör, ansvarig, antal platser, pris per plats, eventuell fast avgift, faktureringsintervall, avtalets förnyelsedag, uppsägningstid och avtalsstatus.
- Översikt: registrerade och aktiva avtal, normaliserad årstakt och månadsekvivalent i SEK exklusive moms, kommande interna bevakningar, passerade kontrollpunkter och öppna åtgärder.
- Abonnemang: 100 registerrader med automatiska formler för periodkostnad, årstakt och månadsekvivalent samt intern kontrollsignal för förnyelse.
- Användarplatser: upp till 150 aggregerade licensrader med beräkning av lediga platser och utnyttjandegrad samt signal vid möjlig övertilldelning.
- Åtgärder: 100 rader för planerad uppsägning, omförhandling, platsminskning och uppföljning, med intern deadline och bevisreferens.
- Kontrollista: förifyllda rutinkontroller för pris, faktura, uppsägningsvillkor, säkerhet och dokumentation.
- Instruktion och Exempel: lättläst vägledning samt separata fiktiva räkneexempel som inte påverkar den verkliga dashboarden.
Hur beräknas kostnaderna?
Periodkostnad = antal platser × pris per plats + fast periodavgift. Vid månadsvis fakturering multipliceras periodkostnaden med 12 för en normaliserad årstakt, vid kvartalsvis med 4 och vid årsvis med 1. Den normaliserade månadskostnaden är årstakten delad med 12. Alla beräkningsfält utgår från SEK exklusive moms.
Exempel: 8 licensplatser à 120 kr och en fast avgift på 90 kr per månad ger 1 050 kr per månad och 12 600 kr i normaliserad årstakt. Det är en budgetuppskattning, inte en bokföringsmässig periodisering eller prognos över förändrade priser.
Så använder du licensregistret – steg för steg
- Inventera: samla licensavtal, fakturor, orderbekräftelser, användarantal och kontaktuppgifter till respektive leverantör.
- Registrera: skapa ett unikt licens-ID per avtal och fyll i kostnader i SEK exklusive moms samt rätt faktureringsintervall.
- Kontrollera avtalsvillkoren: verifiera faktisk förnyelsedag, auto-förnyelse, uppsägningstid och eventuella formkrav i leverantörens egna handlingar.
- Följ upp platser: jämför licensierade och tilldelade platser och undersök potentiellt oanvända licenser.
- Besluta: dokumentera om avtalet ska behållas, omförhandlas, minskas eller sägas upp.
- Verkställ: kommunicera med leverantören enligt avtalet, spara bevis på uppsägning eller ändring och begär bekräftelse.
- Kontrollera: granska dashboard, fakturor, öppna åtgärder och eventuella åtkomst- eller dataexportfrågor regelbundet.
Förnyelsefrister, GDPR och juridiska begränsningar
En leverantör kan kräva att uppsägning lämnas på ett visst sätt och vid en viss tidpunkt. Excel visar därför endast ett internt kontrollsenastdatum när användaren anger förnyelsedatum och uppsägningstid i kalenderdagar. För avtalsvillkor uttryckta i kalendermånader, särskilda avtalsperioder, mottagningskrav eller andra formvillkor måste datum och handläggning bedömas separat. Statusen i Excel är aldrig ett bevis på att ett avtal juridiskt har sagts upp eller upphört.
Om en molntjänstleverantör behandlar personuppgifter åt organisationen kan ett personuppgiftsbiträdesavtal enligt artikel 28 i GDPR behövas. IMY anger att avtalet ska reglera behandlingen och de personuppgiftsansvarigas och biträdenas åtaganden. Mallen innehåller en administrativ kontrollpunkt för detta – inte något automatiskt rättsligt ställningstagande. Läs IMY:s vägledning.
Undvik lösenord, personnummer, API-nycklar och sekretesskänsliga systemuppgifter i Excel. Arbetsboken är inte krypterad av Mallbutiken och har inga kopplingar till Microsoft 365, Google Workspace, betalningskonton eller ekonomisystem. Ingen e-post-, push- eller SMS-påminnelse skickas.
För vem passar produkten?
Små och medelstora företag, IT-ansvariga, ekonomiansvariga, inköpare, konsultbolag, byråer, digitala e-handelsverksamheter, föreningar och organisationer med många löpande programvarutjänster som behöver förenkla sin interna kontroll.
Vanliga frågor
Är detta ett licenshanteringssystem som känner av installerad programvara?
Nej. Alla poster registreras manuellt i Excel. Produkten innehåller inga integrationer eller automatiska tekniska licenskontroller.
Hur många abonnemang kan registreras?
100 avtalsrader, 150 poster för användarplatser och 100 åtgärdsrader är förberedda i version 1.0.
Kan Excel visa min årliga SaaS-kostnad?
Ja. Den normaliserar angivna månads-, kvartals- och årskostnader till årstakt i SEK exklusive moms. Den beräknar inte bokförd kostnad eller momsredovisning.
Räknar verktyget sista uppsägningsdag automatiskt?
En intern kontrollsenastdag beräknas med inmatade kalenderdagar. Den är inte en garanti för juridiskt korrekt uppsägningsfrist. Originalavtal och eventuell uppsägningsbekräftelse måste alltid kontrolleras.
Skickas automatiska påminnelser när ett abonnemang snart förnyas?
Nej. Excel visar kontrollsignaler när arbetsboken öppnas och dess formler beräknas. Ingen automatisk kommunikation ingår.
Kan jag jämföra licensplatser och faktisk användning?
Ja, på aggregerad nivå om du själv fyller i aktuellt antal platser. Modellen hämtar inte användarstatistik från leverantörer.
Ingår mall för att säga upp ett SaaS-avtal?
Ett besluts- och uppsägningskontrollunderlag ingår, men det är inte ett universellt leverantörsspecifikt uppsägningsmeddelande. Kontrollera avtalets föreskrivna form.
Finns svenska och engelska versioner?
Huvuddokument och Excel är på svenska. En separat engelsk arbetsreferens för svenska förhållanden ingår.
Källor och kompletterande dokument
- IMY – Personuppgiftsbiträdesavtal och artikel 28 GDPR.
- Avtalsregister & Avtalsbevakning – för bredare avtalsöversikt.
- IT-offboarding & Behörighetsavslut – för faktisk system- och kontostängning.
- Utrustningskvittens & Inventarieregister – för fysiska arbetsredskap.
Leverans: nedladdningsbar ZIP med Word-, PDF- och Excelfiler. Ingen fysisk produkt skickas. Använd specialist vid betydande avtalstvister, licensrevisioner eller särskilda dataskyddskrav.
