Om dokumentmallen
Lönebudget & Personalkostnadskalkyl 2026/2027 – Excel, Word och PDF
Planera och följ upp lönekostnader, arbetsgivaravgifter, tjänstepension, särskild löneskatt, försäkringar och övriga personalkostnader i ett samlat mallpaket. Passar småföretag, löne- och ekonomiavdelningar, HR, personalansvariga och organisationer som behöver en kostnadsbudget för flera tjänster eller roller.
Du får ett redigerbart Excelverktyg med 40 personal-/rollrader × 12 månader, en tydlig budgetdashboard, beräkningsmodeller och separat budget–utfall-jämförelse. Sex svenska/engelska Word-arbetsdokument ingår tillsammans med motsvarande sökbara PDF-versioner. Produkten är ett engångsköp för 79 kr, utan abonnemang.
Detta ingår – 13 färdiga filer
| Dokument | Praktisk användning | Format |
|---|---|---|
| Lönebudget & Personalkostnadskalkyl | Åtta Excelblad med personalregister, löner, pensionsantaganden, månadskostnader, dashboard, budget–utfall, scenarier och beslut. | XLSX |
| Lönebudget – rutin & ansvar | Styrdokument för budgetägare, kontroll av kostnadsslag, beslutsmandat och månatlig uppföljning. | DOCX + PDF |
| Personalkostnadsunderlag – per roll | Redigerbar blankett för lön, FTE, aktiv period, pension, semesterrelaterade poster och andra antaganden. | DOCX + PDF |
| Löne- och bemanningsbudget – beslutsprotokoll | Underlag för att fastställa årlig personalkostnadsram och dokumentera avvikelser och beslut. | DOCX + PDF |
| Personalkostnader – budget mot utfall | Månadsavstämning av budgeterad personalbudget mot jämförbara faktiskt bokförda kostnader. | DOCX + PDF |
| Personnel Cost Budget – English | Engelskt arbetsformulär anpassat till svenska arbetsgivar- och redovisningsförhållanden. | DOCX + PDF |
| Detaljerad användarguide | Fyll-i-steg, formler, exempel, undantag, rättskällor och English quick guide. | DOCX + PDF |
Totalt 13 filer: 6 DOCX, 6 sökbara A4-PDF och 1 fungerande XLSX i en ZIP. Filerna går att använda offline i kompatibla kontorsprogram.
Excel – komplett personalkostnadsbudget med månadsfördelning
- Dashboard: årlig total personalkostnad, grundlöner, arbetsgivaravgifter, pension inklusive särskild löneskatt, aktiva roller och månatlig budget/utfall-graf.
- Antaganden: budgetår, full standardarbetsgivaravgift, särskild löneskatt på pension, planeringsantagande för pension och löneförändringsscenario.
- Personal: 40 roller/anställda med internt ID, befattning, avdelning, månadslön på heltid, sysselsättningsgrad (FTE), start-/slutmånad och separata budgetposter. Individuella avgifts- och pensionsprocenter kan anges.
- Månadsbudget: 480 förberedda personmånadskombinationer med automatiska beräkningar av grundlön, budgeterade tillägg, arbetsgivaravgifter, tjänstepension, pensionslöneskatt, försäkringar och övrigt.
- Budget_Utfall: tolv månader med manuellt ifyllt faktiskt kostnadsutfall och automatiska avvikelser. Positiv differens betyder högre kostnad än budget.
- Scenarier: översiktlig känslighetsanalys för förändrat löneläge med tydligt markerade förenklingar.
- Beslutslogg: ansvariga, kostnadsbeslut, avvikelser och versionshistorik.
- Guide: korta instruktioner och länkar till rättsliga primärkällor.
Excel innehåller kontroll för exempelvis felaktig FTE, ogiltiga anställningsmånader och dubbla person-/roll-ID. Nya arbetsböcker är tomma på anställda, utan fiktiva löneuppgifter, och börjar på noll i sammanställningen.
2026 års avgiftssatser – redigerbara ingångsvärden
För de flesta anställda är den fulla arbetsgivaravgiften under 2026 31,42 procent. På kvalificerade pensionskostnader gäller särskild löneskatt om 24,26 procent. Mallen använder dessa 2026-nivåer som synliga, ändringsbara antaganden. Pensionspremie 4,5 procent är en valbar budgetillustration, inte en generellt lagstadgad pensionsnivå.
Så arbetar du med personalkostnadsbudgeten
- Välj budgetår och kontrollera rätt socialavgifts- och pensionsskattesatser i Antaganden.
- Lägg upp personal-/roll-ID, månadslön vid 100 procent, tjänstgöringsgrad och vilka månader rollen är budgeterad.
- För in separat beslutade tillägg, tillkommande semesterkostnad, pension och försäkringar. Kontrollera att poster inte räknas dubbelt.
- Gå till Månadsbudget och se den automatiska totalkostnaden för varje roll och månad.
- Granska dashboard, kritiska inmatningar och planerade bemanningskostnader.
- För in faktiskt bokförda personalkostnader i Budget_Utfall för samma period och kostnadsomfattning.
- Dokumentera budgetavvikelser och ändringar med Wordblanketterna och Beslutslogg.
Beräkningsexempel
En roll med 40 000 kr i månadslön, 100 procent tjänstgöringsgrad, ordinarie arbetsgivaravgift 31,42 procent, illustrativ pensionspremie 4,5 procent och pensionslöneskatt 24,26 procent ger – när inga ytterligare kostnader anges – en beräknad personalkostnad på 54 804,68 kr per månad eller 657 656,16 kr per år. Semesterrelaterade tillägg, avtalsförsäkringar, pensionströsklar och andra individuella villkor tillkommer vid behov.
Semester, arbetsgivaravgifter och tjänstepension
Semesterlagen (1977:480) innehåller bland annat sammalöneregeln och procentregeln. Vid månadslön är det inte korrekt att generellt lägga ytterligare 12 procent semesterlön på alla tolv månadslöner utan att kontrollera faktisk tillämplig beräkning. Mallen har därför separat fält för verifierat tillkommande semestertillägg eller annan semesterrelaterad kostnad. Tjänstepension och försäkringar beror på anställningsavtal, kollektivavtal och arbetsgivarens utfästelser.
Källor: Skatteverket – arbetsgivaravgifter · Skatteverket – särskild löneskatt · Verksamt – räkna vad en anställd kostar · Semesterlagen – Riksdagen.
Vanliga frågor
Kan jag planera flera anställda och månader?
Ja, Excel har 40 roll-/personalrader och 480 personmånader med automatisk sammanställning för tolv månader.
Räknar Excel med arbetsgivaravgifter?
Ja, med en kontrollerad standardprocent eller en manuellt verifierad individuell procent. Komplexa ålders-, tak- och stödundantag beräknas inte automatiskt.
Ingår tjänstepension och särskild löneskatt?
Ja, som förenklade redigerbara budgetantaganden. Verklig pensionsgrund, avtal, engångsavsättningar och skatteunderlag måste bedömas separat.
Kan jag göra budget mot utfall?
Ja, registrera den faktiska bokförda kostnaden per månad och granska avvikelsen mot budget i Excel.
Fungerar mallen med Fortnox eller andra lönesystem?
Den kan användas som fristående kompletterande budgetunderlag. Ingen direktintegration, SIE-import, lönekörning eller AGI-deklaration ingår.
Kan jag använda samma modell under 2027?
Ja, uppdatera och verifiera alla avgiftssatser, pensionsvillkor, löner och avtal först. Den förifyllda 2026-standardsatsen är inte ett påstående om 2027.
Ingår en engelsk version?
Ett separat engelskt arbetsformulär och en engelsk snabbguide ingår. De övriga huvudmallarna är svenska för svenska förhållanden.
Är detta en dubblett av resultatbudget eller tidrapport?
Nej. Resultatbudget följer företagets övergripande resultaträkning, medan denna produkt specificerar personalkostnadens komponenter per roll och månad. Tidrapport följer registrerad arbetstid, inte beräknade framtida arbetsgivarkostnader.
Digital leverans och ansvarsbegränsning
13 dokumentfiler levereras som digital ZIP när paketet är kopplat i Shopify Digital Products. Ingen fysisk produkt skickas. Produkten är en budget- och planeringsmall – inte ett juridiskt utlåtande, myndighetsblankett, lönesystem, skatteberäkning, fullständig semesterskuldsmodell eller automatiserad lönehantering.
Fördjupande guide
Läs vår praktiska genomgång om vad en anställd kostar 2026 med exempel, checklista och vanliga frågor.
