Om dokumentmallen
Offertmall & Offertkalkyl 2026/2027 är ett komplett, redigerbart paket för dig som vill lämna tydliga offerter och samtidigt ha kontroll över priser, moms, kostnader och uppföljning. Du får en kundklar offert i Word och PDF, en separat offertaccept/orderbekräftelse, en utförlig användarguide, ett engelskt arbetsunderlag och en Excelarbetsbok med beräkningsformler och offertregister.
Paketet passar småföretagare, hantverkare, konsulter, serviceföretag och leverantörer som vill arbeta strukturerat utan ett dyrt offerthanteringssystem. Pris: 79 kr, engångsköp. Mallarna utgår från svenska förhållanden och behöver anpassas till varje uppdrag och kundrelation.
Version 1.0 för 2026/2027. Rättsliga utgångspunkter har kontrollerats mot Tillväxtverket/Verksamt och Konsumentverket, inklusive information om anbud, accept och konsumenttjänstlagen. Denna mall är inte ett individuellt juridiskt eller skattemässigt utlåtande.
Detta ingår i offertpaketet
| Dokument | Innehåll och användning | Format |
|---|---|---|
| 1. Offert / Anbud | Kunduppgifter, offertnummer, uppdragsbeskrivning, prisrader, moms, prisform, giltighetstid, leveransvillkor, avgränsningar och accept. | Word + PDF |
| 2. Offertaccept & Orderbekräftelse | Separat dokument med tydlig koppling till offerten, kundaccept, ändringar, slutliga villkor och leverantörsbekräftelse. | Word + PDF |
| 3. Detaljerad användarguide | Steg-för-steg, ifyllnadsanvisningar, priskontroll, juridiska hänsyn, vanliga misstag, arkivering och myndighetskällor. | Word + PDF |
| 4. Quote & Order Confirmation (English) | Ett kompletterande engelskspråkigt arbetsunderlag för offert och orderbekräftelse i svensk affärskontext. Inte fullständig engelsk översättning av alla svenska dokument. | Word + PDF |
| 5. Offertkalkyl & Offertregister | Excel med fem flikar: kalkyl, offertregister, uppföljning, översikt samt instruktioner och källor. | Excel (XLSX) |
Totalt 9 leveransfiler: fyra DOCX, fyra sökbara PDF och en XLSX, samlade i en ZIP-fil. Alla huvuddokument är på svenska och ett kortare engelskt arbetsunderlag ingår.
Vilka företag passar offertmallen för?
Den är särskilt användbar för hantverkare och serviceföretag som anger arbete och material; konsulter med tjänstebeskrivning, leveranser och timpris; leverantörer och handelsföretag med artiklar, mängder och rabatter; samt småföretag och föreningar som behöver en konsekvent offertprocess. Vid större entreprenader, offentliga upphandlingar eller komplicerad internationell moms behöver du kompletterande branschvillkor eller rådgivning.
Excelkalkyl med pris, moms och intern marginal
| Excelblad | Vad kan du göra? |
|---|---|
| Offertkalkyl | 40 offertposter med typ, beskrivning, antal, à-pris, rabatt, intern kostnad och moms per rad. Automatisk beräkning av nettopris, momsbelopp, bruttopris och internt täckningsbidrag. |
| Offertregister | 80 rader för skickade offerter, kund, giltighetstid, offertvärde, ansvarig och status: utkast, skickad, förhandling, accepterad med flera. |
| Uppföljning | 80 aktiviteter för att följa nästa kundkontakt, ansvarig, prioritet och genomförande. |
| Översikt | Dashboard med antal offerter, accepterade/avslagna offerter, offertvärden, vunna-andel och öppna aktiviteter. |
| Instruktioner | Fyll-i-guide, förklaring av formler, risker och relevanta källor. |
Excel hanterar momssats per rad i stället för att låsa alla produkter och tjänster till 25 %. Du behöver själv välja en korrekt skattesats och kontrollera om särskilda momsregler gäller. Saknad momssats ger inte ett påhittat korrekt bruttopris. Rabatt anges som decimal, exempelvis 0,10 för 10 %.
Viktigt: Kalkylens internkostnad och marginal är konfidentiella arbetsuppgifter – skicka inte hela Excelarbetsboken till kunden. Kopiera de granskade kundbeloppen till Word-offerten. Excel är inte ett bokföringssystem, genererar inte fakturor och skickar inte påminnelser automatiskt. ROT/RUT, omvänd moms, utlandsmoms och särskilda skatteregler beräknas inte automatiskt.
Så använder du offertmallen – från kalkyl till accepterad offert
- Samla underlaget. Ange företag, organisationsnummer, kund, omfattning, kostnader, leveranstid och vad som uttryckligen inte ingår.
- Räkna i Excel. Registrera varje post med mängd, à-pris och eventuellt internkostnad. Ange rätt momssats per post och kontrollera summeringen.
- Välj korrekt prismodell. Fast pris, ungefärlig prisuppgift eller löpande räkning får olika konsekvenser. Ange prismodellen uttryckligen och skriv inte motsägelsefulla villkor.
- Fyll Word-offerten. För över kunduppgifter, specificerade poster och kundens totalpris. För konsument ska prisinformationen inklusive moms vara tydlig.
- Ange giltighetstid. Kontrollera när och hur offerten ska accepteras, start och leverans samt betalningsvillkor.
- Skicka kundversionen. Spara lämpligen Word som PDF, granska filen och skicka endast kundhandlingar – aldrig intern kalkyl av misstag.
- Dokumentera accept. Använd accept/orderbekräftelse för att knyta den accepterade omfattningen till rätt offertnummer och version. Kundens ändringar kan vara ett nytt anbud.
- Följ upp. Registrera offerten i Excel, notera kundens beslut och nästa aktivitet. Arkivera de slutliga dokumenten och relevant kommunikation.
Vad gäller juridiskt för offerter och anbud?
En offert är ett erbjudande om varor eller tjänster med villkor. Tillväxtverket/Verksamt beskriver att en offert normalt bör innehålla vad som erbjuds, pris, moms, leverans- och betalningsvillkor. Det är viktigt att ange giltighetstid. En ren accept kan leda till ett bindande avtal, medan ett svar med ändringar kan betraktas som ett nytt anbud.
Om en konsument köper en tjänst inom konsumenttjänstlagens (1985:716) tillämpningsområde finns tvingande konsumentskydd. För en ungefärlig prisuppgift gäller som huvudregel att den inte får överskridas med mer än 15 procent, med förbehåll för tillåtna undantag eller särskild överenskommelse enligt lagen. Ett fast pris får inte utan vidare höjas och tilläggsarbeten behöver hanteras korrekt. Läs Konsumentverkets vägledning för företag.
Det finns skillnader mellan att lämna offert till ett annat företag och till en privatperson. För konsumenter är tydlig prisinformation inklusive moms särskilt viktig. En offertmall kan inte ensamt avgöra rätt momssats eller om ett visst avdrag är tillåtet. Kontrollera dina skatteregler och aktuella förutsättningar separat.
Vanliga misstag att undvika
- Att skicka priser exklusive moms till en konsument utan tydlig information om det totala priset.
- Att använda standardmoms på alla rader trots att förutsättningarna kan vara olika.
- Att glömma omfattning, avgränsningar eller villkor för material, tilläggsarbeten och leverans.
- Att utelämna sista giltighetsdag och otydligt hantera accept.
- Att blanda intern kostnadskalkyl och kundens offert.
- Att tro att en offert är en faktura eller att värden i offertregistret är bokförd försäljning.
- Att ange en ungefärlig prisuppgift utan att förstå reglerna för konsumenttjänster.
Vanliga frågor och svar
Kan jag använda offertmallen för både privatpersoner och företag?
Ja, men villkor och prisinformation måste anpassas till kundtypen. Vid tjänster åt konsumenter kan konsumenttjänstlagen vara tvingande.
Räknar Excel ut priser och moms automatiskt?
Ja, efter att du anger pris, antal, eventuellt rabatt och korrekt momssats per rad. Du ansvarar för att valt momsupplägg passar den aktuella försäljningen.
Finns ROT- och RUT-avdrag inbyggda?
Nej. Dessa har särskilda regler och kräver kontroll av bland annat berättigat arbete och kundens förutsättningar. Kalkylen gör inga automatiska ROT-/RUT-avdrag.
Är offerten ett bindande avtal?
En offert kan vara bindande för anbudsgivaren under giltighetstiden och en ren accept kan skapa ett avtal. Konsekvenserna beror på parternas villkor, omständigheter och relevant lagstiftning.
Vad betyder täckningsbidrag i Excel?
Skillnaden mellan nettointäkt och angivna interna radkostnader. Det är ett förenklat internt mått, inte bokförd vinst eller fullständigt kostnadsutfall.
Finns det en engelsk version?
Ja, ett kompletterande engelskt Quote & Order Confirmation ingår, avsett för användning i svensk affärskontext. Övriga huvuddokument och guiden är på svenska.
Hur levereras filerna?
Som ett digitalt ZIP-paket med redigerbara Word- och Excelfiler samt sökbara PDF:er. Shopify behöver ha ZIP-filen kopplad i Digital Products för att automatisk nedladdningsleverans ska ske efter köp.
Filformat och leverans
Word (DOCX) + PDF + Excel (XLSX). Sammanlagt nio filer: fyra Wordfiler, fyra PDF-filer och en Excelarbetsbok med fem arbetsblad. Filerna kan redigeras offline i kompatibel programvara; PDF används för utskrift och distribution. Digital produkt, ingen fysisk frakt.
Officiella källor och vidare läsning
- Verksamt/Tillväxtverket – Offert och anbud
- Konsumentverket – Konsumenttjänstlagen för företag
- Konsumentverket – Anlita hantverkare
- Riksdagen – Konsumenttjänstlag (1985:716)
Ansvarsbegränsning: Paketet är en standardiserad dokumentmall och ett administrativt verktyg. Det ersätter inte individuellt utformade avtal, branschspecifika villkor eller juridisk, skatte- eller redovisningsmässig rådgivning.
