Skriftlig erinran – beteende & samarbete Word/PDF + English + guide

Skriftlig erinran – beteende och samarbete är ett komplett mallpaket för svenska arbetsgivare som behöver dokumentera konkreta beteenden, samarbetsproblem eller återkommande konflikter som påverkar arbetet. Paketet innehåller svensk och engelsk Word/PDF-mall samt detaljerade användarguider.

Detta ingår i paketet

Svensk erinran – Word	Redigerbar mall för konkreta beteende- och samarbetsproblem.
Svensk erinran – PDF	Utskriftsvänlig version av samma dokument.
Written notice – English	Engelsk språkversion i Word + PDF, utformad för svensk rätt.
Svensk användarguide	Steg-för-steg-guide i Word + PDF.
English user guide	Engelsk vägledning i Word + PDF.

När passar mallen?

Mallen kan användas när konkreta beteenden påverkar arbetsflöde, samarbete, kundrelationer, kvalitet eller arbetsmiljö, till exempel:

• återkommande respektlöst eller olämpligt bemötande,
• återkommande störande konflikter med kollegor eller ledning,
• vägran att följa legitima och tydliga arbetsinstruktioner,
• aggressivt eller konfrontativt beteende som påverkar arbetet,
• systematisk ovilja att fullgöra konkreta samarbetsmoment som ingår i rollen.

Mallen skiljer beteende från personlighet

Arbetsgivaren ska inte bedöma en persons karaktär eller allmänna personlighet. Dokumentet innehåller därför särskilda fält för datum, sammanhang, ord eller handlingar, faktisk påverkan och relevant underlag. Det minskar risken för vaga eller godtyckliga formuleringar.

Arbetstagarens version ska dokumenteras

Arbetstagaren får ett eget avsnitt för sin förklaring. Om nya uppgifter framkommer – till exempel om otydliga krav, hög arbetsbelastning, konflikt, bristande ledning eller andra arbetsmiljöfaktorer – kan arbetsgivaren behöva utreda vidare innan slutlig bedömning görs.

Arbetsmiljö och kränkande särbehandling

AFS 2023:2 kräver att arbetsgivaren förebygger kränkande särbehandling och hanterar organisatoriska och sociala arbetsmiljörisker. Om beteendet hänger ihop med konflikt, ohälsosam arbetsbelastning, oklara roller eller andra arbetsmiljöförhållanden måste arbetsgivaren hantera även den delen. En erinran ersätter inte arbetsmiljöansvaret.

Trakasserier och diskriminering kräver separat utredning

Om en arbetstagare uppger trakasserier eller sexuella trakasserier gäller en särskild skyldighet för arbetsgivaren att utreda omständigheterna och vidta skäliga åtgärder för att förhindra fortsatta trakasserier. Den här erinran ersätter inte en sådan utredning.

Skyddad kritik och visselblåsning

Mallen innehåller en särskild kontrollpunkt för att undvika repressalier. Den får inte användas för att bestraffa en arbetstagare för skyddad visselblåsning, legitim rapportering av missförhållanden eller andra skyddade rättigheter. Arbetsgivaren bör också kontrollera kollektivavtal och fackliga rättigheter innan åtgärder vidtas.

Tydliga krav på förändring

I stället för att skriva att arbetstagaren ska “förbättra sin attityd” hjälper mallen arbetsgivaren att ange:

• vilket konkret beteende som ska upphöra,
• vad som ska göras i stället,
• vilket stöd arbetsgivaren erbjuder,
• när förbättringen ska följas upp.

Sjukdom, funktionsnedsättning och arbetsanpassning

Om beteendet kan ha samband med sjukdom, funktionsnedsättning eller nedsatt arbetsförmåga behöver arbetsgivaren bedöma skyldigheter kring arbetsanpassning och rehabilitering. En erinran får inte användas som ersättning för sådana åtgärder.

Om anställningen senare kan vara i fara

Om fortsatt misskötsamhet kan komma att påverka anställningen måste arbetsgivaren göra en separat arbetsrättslig bedömning enligt LAS och eventuellt kollektivavtal. Mallen innehåller ett försiktigt formulerat klargörande som kan användas när det verkligen är relevant, utan att påstå att en framtida uppsägning redan är beslutad.

Kvittens utan erkännande

Arbetstagarens underskrift bekräftar endast mottagandet. Den innebär inte att arbetstagaren accepterar arbetsgivarens beskrivning eller bedömning. Om underskrift avböjs finns ett separat fält för hur och när dokumentet överlämnades.

Svenska + engelska i samma paket

Den engelska versionen är en språkversion under svensk rätt och passar svenska företag med internationella chefer, HR-funktioner eller engelskspråkiga arbetstagare. Den är inte avsedd som ett brittiskt, amerikanskt eller annat utländskt arbetsrättsligt dokument.

Detaljerad användarguide medföljer

Guiden går igenom faktakontroll, konkreta formuleringar, arbetsmiljö, trakasserier, diskriminering, visselblåsning, arbetsanpassning, rättelsekrav, uppföljning samt hur en eventuell senare uppsägning ska hållas juridiskt åtskild från själva erinran.

Filformat och leverans

Format: DOCX, PDF och ZIP.
Språk: svenska och engelska.
Antal filer: 8.
Leverans: digital nedladdning. Ingen fysisk produkt skickas.

Vanliga frågor

Kan jag skriva “dålig attityd” i erinran?

Det är bättre att beskriva konkreta beteenden och hur de påverkar arbetet. Vaga personliga omdömen är svårare att följa upp och kan skapa onödig rättslig risk.

Kan mallen användas vid konflikter mellan kollegor?

Ja, om det finns konkreta arbetsrelaterade beteenden att dokumentera. Samtidigt behöver arbetsgivaren bedöma om konflikten visar på arbetsmiljöproblem som också måste hanteras.

Vad händer om arbetstagaren uppger trakasserier?

Då kan arbetsgivaren ha en separat utredningsskyldighet enligt diskrimineringslagen och/eller arbetsmiljöreglerna. Erinran ersätter inte den processen.

Är dokumentet ett uppsägningsbesked?

Nej. Uppsägning eller avskedande omfattas av särskilda krav och måste bedömas separat.

Mallpaketet är ett generellt dokumentationsstöd och ersätter inte individuell juridisk rådgivning i ett konkret arbetsrättsligt ärende.