Underleverantörsanmälan & Godkännande B2B – Samtycke, Byte & Excel | Word/PDF

Underleverantörsanmälan & Godkännande B2B är ett digitalt dokumentpaket för svenska företag som vill dokumentera begäran, avtalsenlig kontroll, beslut och uppföljning när en leverantör vill anlita eller byta underleverantör. Paketet omfattar redigerbara Word-mallar, motsvarande sökbara PDF-filer och ett Excelregister för administrativa ärenden och beslut.

Viktigt före köp: Alla B2B-underleverantörer kräver inte särskilt godkännande enligt lag. Börja med det faktiska huvudavtalet och eventuella specialregler. Paketet är inte ett färdigt underleverantörsavtal, inte ett personuppgiftsbiträdesavtal och ersätter inte en separat GDPR-prövning om underbiträde anlitas.

När passar paketet?

Använd dokumenten vid uppdrag där huvudavtal, kundvillkor eller en avtalad arbetsgång kräver förhandsanmälan, granskning, samtycke, villkor eller avisering inför anlitande av underleverantör. Det passar bland annat privata B2B-tjänsteavtal och vissa leveransrelationer. Vid särskilda entreprenadstandarder, offentlig upphandling, reglerade sektorer eller internationella kontrakt krävs separat bedömning.

Fil för fil – vad du får

Excelregister med nio flikar

Arbetsboken innehåller Översikt, Avtal, Underleverantörer, Begäranden, Kontrollpunkter, Villkor, Beslut, Händelser och Läs mig. På översikten visas formelbaserade administrativa summeringar baserade på manuella uppgifter. Statusval hjälper till att skilja registrerat, granskat, villkorat och dokumenterat beslut. Ingen formel avgör juridisk behörighet, att ett samtycke gäller eller att en GDPR-förpliktelse är uppfylld.

Så använder du dokumenten

1. Kontrollera huvudavtalet och vilken klausul som eventuellt kräver samtycke.
2. Ange namngiven underleverantör och exakt uppdragsdel i anmälan.
3. Kontrollera bevis, villkor, säkerhet, ansvarsfördelning och eventuell personuppgiftsroll.
4. Låt behörig avtalspart välja ett enda beslutsalternativ; radera motstridiga alternativ.
5. Kommunicera beslutet korrekt enligt avtalad ordning och spara mottagningsunderlag.
6. Följ upp villkor och använd separat process vid byte, avveckling eller underbiträde.

Juridiska förutsättningar

En skyldighet att begära godkännande av en viss underleverantör kan följa av det enskilda avtalet eller särskilda bestämmelser – inte enbart av att leverantören använder någon annan för en del av arbetet. Beslutsfattarens befogenhet och fullmakt ska bedömas utifrån situationen, se avtalslagen (1915:218), 10–11 §§.

Om en underleverantör är ett personuppgiftsunderbiträde gäller en annan, särskild process: GDPR artikel 28.2 kräver som utgångspunkt ett specifikt eller generellt skriftligt förhandstillstånd från den personuppgiftsansvariga. Vid generellt tillstånd ska planerade förändringar kommuniceras så att invändningar kan göras. Artikel 28.4 innehåller särskilda krav på avtal med underbiträdet. Läs IMY:s vägledning om underbiträden. De generella B2B-formulären ska inte användas som en automatisk ersättning för dessa krav.

Vanliga frågor

Måste vi alltid godkänna en underleverantör?

Nej, inte som generell svensk B2B-regel. Börja med aktuellt kontrakt och tillämpliga specialkrav. I vissa relationer krävs avtalat godkännande; i andra räcker information eller inget särskilt förfarande.

Är en inskickad anmälan samma sak som ett samtycke?

Nej. Begäran, faktiskt beslut, kommunikation och villkorsuppfyllelse är olika moment. En registrerad Excelstatus är inte i sig rättsligt samtycke.

Kan vi använda blanketten för underbiträde enligt GDPR?

Blanketten kan stödja intern administration, men ersätter inte GDPR:s krav på förhandstillstånd, dokumenterade instruktioner, korrekt underbiträdesavtal och relevanta informations- eller invändningsrutiner.

Får vi börja anlita leverantören efter ett villkorat beslut?

Inte automatiskt. Läs de konkreta villkoren, avtalet och vilken form av bekräftelse som krävs. Att villkor registrerats som öppna eller uppfyllda i Excel är inte ensamt tillräckligt.

Ingår underleverantörsavtal?

Nej, produkten avser anmälnings-, samtyckes- och uppföljningsprocessen. Den är inte ett avtal som i sig reglerar alla rättigheter och skyldigheter mellan leverantören och dess underleverantör.

Ingår engelska mallar?

En English User Guide ingår. Själva operativa dokumenten är svenska; guiden innebär inte anpassning till utländsk rätt.

Relaterade mallar

Se Företagsavtal – mallar för andra avtalshandlingar och närliggande alternativ.

Källor, version och granskning

Version v1.0 · Jurisdiktion: Sverige · AI-assisterad rättskällgenomgång: 31 oktober 2026. Källor: avtalslagen (1915:218), EU-förordning 2016/679 (GDPR), artikel 28 och IMY:s vägledning om personuppgiftsbiträdesavtal. Ingen extern oberoende juristgranskning eller myndighetsgodkännande påstås.