Uppdragsavtal för redovisnings- och ekonomitjänster – vad bör regleras?

Kort svar: Ett uppdragsavtal för redovisnings- och ekonomitjänster bör tydligt beskriva vilka tjänster konsulten ska utföra, vad kunden själv ansvarar för, deadlines, rapportering, arvode, personuppgiftsbehandling och hur uppdraget ändras eller avslutas. Otydlig ansvarsfördelning är en vanlig källa till tvist.

Varför behövs ett särskilt uppdragsavtal?

Redovisningstjänster bygger på ett löpande informationsflöde mellan kund och konsult. FAR beskriver uppdragsavtalet som centralt för att parterna ska ha samma bild av uppdragets omfattning, rättigheter och skyldigheter. För FAR-medlemmar är skriftligt uppdragsbrev dessutom ett krav.

Vad bör uppdraget beskriva?

• löpande bokföring
• leverantörs- och kundreskontra
• lönehantering
• moms- och arbetsgivardeklarationer
• bokslut och årsredovisning
• inkomstdeklaration
• rapportering och rådgivning
• vilka tjänster som uttryckligen inte ingår

Ansvarsfördelningen måste vara konkret

Avtalet bör ange vem som lämnar underlag, när det ska vara konsulten tillhanda och vem som godkänner betalningar, löner, deklarationer och bokslut. Kunden behåller sitt eget ansvar för företagets redovisning och att lämnade uppgifter är fullständiga och korrekta.

Arvode och tilläggsarbete

Ange om priset är fast, timbaserat eller volymbaserat och hur arbete utanför avtalad omfattning debiteras. Extraarbete på grund av sena eller bristfälliga underlag bör hanteras i förväg.

GDPR och personuppgiftsbiträde

Redovisningsbyråer behandlar ofta personuppgifter för kundens räkning. Rollen behöver bedömas och ett personuppgiftsbiträdesavtal kan krävas när förutsättningarna i GDPR är uppfyllda. Instruktioner, säkerhet och underbiträden bör dokumenteras.

Kundkännedom och penningtvätt

Yrkesmässig bokföring omfattas av penningtvättsregelverket. Uppdragsstarten behöver därför samordnas med kundkännedom, riskbedömning och byråns interna rutiner.

Vanliga misstag

• ingen tydlig lista över vad som ingår och inte ingår
• deadlines för kundens underlag saknas
• ansvar för deklarationer och godkännanden är oklart
• personuppgiftsbiträdesavtal eller instruktioner saknas
• pris för tilläggsarbete är inte reglerat

Se Mallbutikens uppdragsavtal för ekonomitjänster.

FAQ

Övertar redovisningsbyrån kundens ansvar för bokföringen?

Nej. Ansvarsfördelningen ska vara tydlig, men företagsledningen behåller sina lagstadgade skyldigheter.

Behövs ett nytt avtal varje år?

Inte nödvändigtvis, men avtalet bör uppdateras när uppdragets omfattning eller viktiga förutsättningar förändras.

Kan redovisningsuppdrag och rådgivning ligga i samma avtal?

Ja, men omfattning och ansvar för respektive tjänst bör framgå tydligt.

Artikeln är generell information och ersätter inte juridisk eller professionell rådgivning.