Conversación previa a la advertencia por escrito: cómo documentar correctamente la mala conducta

Por Mallbutiken · Datos verificados el 1 de octubre de 2026

Antes de que un empleador proceda con una amonestación por escrito, normalmente se debe investigar el incidente y dar al empleado la oportunidad de explicar lo sucedido. El propósito no es crear una «escala de advertencias» artificial, sino aclarar la falta, las obligaciones que aplican y qué es lo que debe cambiar.

1. Investigue antes de sacar conclusiones

Recopile los datos concretos: fecha, tarea laboral, instrucción, ausencia, norma de seguridad u otra circunstancia. Evite rumores y juicios de valor. Verksamt subraya que, antes de un despido por motivos personales, el empleador necesita tener pruebas fácticas y que el trabajador debe ser consciente de qué comportamiento considera el empleador que es incorrecto.

2. Permita que el trabajador dé su versión

Puede haber malentendidos, falta de instrucciones, problemas de entorno laboral, enfermedad u otras circunstancias que cambien la evaluación. La falta debida a enfermedad puede, por ejemplo, hacer necesario un ajuste y rehabilitación en lugar de un manejo meramente disciplinario.

3. Describa la obligación de forma concreta

Indique qué norma, instrucción o parte de la obligación laboral considera el empleador que no se ha cumplido. Una formulación general como «mejorar la actitud» suele ser demasiado vaga para dar una guía real.

4. Explique qué debe cambiar

Describa el comportamiento deseado, cuándo debe notarse el cambio y cómo se realizará el seguimiento. Ante problemas de rendimiento, el trabajador necesita normalmente comprender tanto el requisito como las condiciones realistas que existen para alcanzarlo.

5. Sea claro en que la continuidad de la falta puede tener consecuencias

Una amonestación que pretende tener importancia ante un eventual despido posterior debe dejar claro que el empleo puede verse en riesgo si la falta relevante continúa. El número de conversaciones o advertencias previas, sin embargo, nunca es un contador jurídico automático.

6. Documente objetivamente

Anote la fecha, los participantes, los temas tratados, la explicación principal del trabajador, qué requisitos se aclararon y cuándo se realizará el seguimiento. Documente para poder demostrar el proceso, no para llenar el expediente personal con datos personales innecesarios.

¿Cuándo puede ser razonable una advertencia por escrito inmediata?

Ante una falta clara o grave, el empleador puede necesitar actuar de inmediato. Pero las faltas muy graves también pueden dar lugar a otras medidas totalmente distintas, por lo que el empleador debe revisar la ley LAS, los convenios colectivos y la posible obligación de negociación antes de tomar una decisión.