IA en la programación y asignación de tareas: evaluación de alto riesgo, información del personal y supervisión humana | Word/PDF/Excel

Planificación y asignación de trabajo basadas en IA: evalúe los riesgos y documente cómo se informa a los empleados. Un paquete de plantillas suecas delimitado para empleadores, responsables de RR. HH. y responsables de seguridad de la información que planean utilizar la IA para la planificación de personal, la asignación de tareas individualizada o el seguimiento del rendimiento. Con cinco documentos de trabajo editables, una guía de usuario en sueco, una guía de usuario en inglés y un registro en Excel, podrán estructurar la clasificación, el proceso de negociación colectiva, la comunicación al personal, el control humano y la decisión de implementación.

Datos rápidos: 7 Word (DOCX) + 7 PDF con función de búsqueda + 1 Excel (XLSX) = 15 archivos de cliente en un archivo ZIP digital. Cinco documentos de trabajo en sueco, una guía en sueco y una Guía de usuario en inglés por separado; la guía en inglés no es una traducción de las plantillas de trabajo en sueco. Versión 1.0, fuentes jurídicas verificadas el 12 de noviembre de 2026. Los archivos PDF son imprimibles y con función de búsqueda, no son formularios digitales interactivos.

¿Para quién y cuándo es adecuada la plantilla?

Ejemplo 1: una empresa que introduce una IA que recomienda qué empleados deben recibir qué tareas basándose en datos individuales de comportamiento o rendimiento. Ejemplo 2: un empleador quiere comprobar si un sistema de planificación afecta a las condiciones del personal y necesita información, negociación y control humano. Ejemplo 3: RR. HH. necesita documentar una nueva evaluación de riesgos cuando cambia un modelo de IA o la lógica de asignación de tareas.

No es el producto adecuado para la planificación totalmente convencional sin IA y sin cuestiones correspondientes, ni para quien busque contratos de trabajo ya redactados, una política general de IA, un dictamen jurídico o una certificación técnica de un modelo de IA. No todos los sistemas de planificación basados en IA son de alto riesgo.

¿Qué incluye exactamente el archivo ZIP?

Excel con nueve pestañas

Inicio, Sistema, Evaluación de riesgos, Información al personal, Proceso de negociación colectiva, Control humano, Decisiones, Desviaciones y Fuentes. Registre el ID del sistema, el propósito de la IA, el responsable de la revisión, las referencias de los fundamentos, la información del personal, el estado de la negociación, los resultados de las pruebas y las medidas. El resumen muestra los elementos registrados y los datos faltantes. Las fórmulas no utilizan puntuaciones jurídicas artificiales y nunca proporcionan una aprobación automática de puesta en marcha.

Aspectos jurídicos: ¿qué se aplica ahora y después?

Ley de IA de la UE: El Reglamento (UE) 2024/1689, artículo 6 y anexo III, punto 4, abarca ciertos sistemas de IA en la gestión laboral, por ejemplo, la asignación de trabajo individualizada basada en el comportamiento o las características personales, así como la supervisión y la evaluación del rendimiento. No todos los sistemas de planificación o de planificación laboral con IA son automáticamente de alto riesgo. El artículo 6.3 exige un análisis individual de las posibles excepciones, entre ellas, en el caso del perfilado. El artículo 26.7 contiene requisitos de información previa a los trabajadores y representantes afectados cuando un empleador utiliza un sistema de IA de alto riesgo afectado.

Importante para 2026–2027: Tras la modificación introducida por el Reglamento (UE) 2026/1744, los requisitos de alto riesgo pertinentes del capítulo III, apartados 1–3, para los sistemas del anexo III, comenzarán a aplicarse el 2 de diciembre de 2027. Evalúe especialmente las normas de transición para los sistemas más antiguos en el artículo 111. Para otras categorías de sistemas pueden aplicarse otras fechas de aplicación.

Derecho sueco y RGPD ya ahora: La obligación de negociación e información del empleador según la MBL puede ser relevante antes de cambios más importantes. El RGPD puede exigir una base jurídica correcta, información, una evaluación de impacto y una revisión individual de decisiones únicamente automatizadas. Estas normas pueden aplicarse incluso antes de la fecha posterior de alto riesgo del Reglamento de IA.

Procedimiento – seis pasos

1. Defina la función real de la IA, cómo se utilizan los datos individuales y qué trabajadores están afectados.
2. Documente la evaluación preliminar y final de alto riesgo con pruebas y el evaluador responsable.
3. Evalúe la negociación colectiva y otra información antes de decidir sobre un posible cambio más importante en el lugar de trabajo.
4. Diseñe y documente la información correcta para el personal y los representantes cuando sea necesario. Distíngala de la información de privacidad del RGPD.
5. Pruebe la revisión, modificación y bloqueo reales por parte de una persona de las propuestas de la IA y registre las desviaciones.
6. Tome y archive una propia decisión motivada de implementación o bloqueo; actualícela cuando cambie el uso.

Aspectos a tener en cuenta

Una firma en un aviso al personal no es un consentimiento del RGPD. Una decisión humana con un sello de goma no basta automáticamente para que una decisión sea humana en el sentido del RGPD. Una lista de verificación marcada no es un certificado de legalidad. No almacene en Excel más datos personales de lo necesario y utilice un control de acceso adecuado. Este es un producto de documentación, no una certificación, una comprobación automática de la legalidad de la IA ni asesoramiento jurídico sobre un caso específico.

Plantillas relacionadas

Para la IA de alto riesgo en la selección de personal, existe Reclutamiento con IA 2027. Para la amplia obligación de información sindical, existe MBL 19 y 19 a §§ – Obligación de información sindical. Este producto está más especializado en la gestión laboral basada en IA, la información de los trabajadores afectados y las pruebas de control humano.

Preguntas frecuentes

¿La planificación basada en IA es siempre de alto riesgo según la Ley de IA?

No. La clasificación requiere analizar el propósito real del sistema, qué datos se utilizan, su impacto real, así como el anexo III, punto 4 y el artículo 6.

¿Se debe informar a los empleados afectados?

El artículo 26.7 regula la información sobre la IA de alto riesgo relevante en el lugar de trabajo a partir del momento aplicable. El RGPD y las normas de información y negociación colectiva del derecho laboral pueden aplicarse antes.

¿Cuándo entrarán en vigor las normas de alto riesgo sobre gestión laboral?

Para los sistemas de IA afectados según el anexo III, la fecha es el 2 de diciembre de 2027 según 2026/1744, con normas de transición especiales que deben tenerse en cuenta.

¿Puedo saltarme la negociación colectiva si el personal recibe un formulario de información?

No. La información al personal y la negociación colectiva no son lo mismo. La obligación de negociación debe evaluarse por separado en función de las condiciones del empleador.

¿Excel aprueba automáticamente el uso de la IA?

No. El registro y el campo de estado ayudan a recopilar la documentación. Las personas autorizadas deben evaluar las condiciones jurídicas y técnicas reales.

¿Funcionan las versiones PDF como formularios electrónicos rellenables?

No. Los archivos PDF tienen función de búsqueda/impresión, mientras que los archivos Word son editables. El libro de trabajo de Excel está destinado al registro.

Fuentes y fecha de revisión

Ley de IA consolidada (UE) 2024/1689, 2026/1744, MBL (1976:580) y Guía de la IMY sobre decisiones automatizadas. Fuentes verificadas el 12 de noviembre de 2026. Revisión de fuentes asistida por IA – no es una revisión jurídica independiente.