Registro de licencias y seguimiento de costes de SaaS 2026/2027 – Excel, Word y PDF

Registro de licencias y seguimiento de costes SaaS 2026/2027 es un paquete de plantillas digitales para empresas, asociaciones y organizaciones suecas que necesitan controlar las licencias de software, suscripciones, puestos de usuario, costes recurrentes y renovaciones de contratos. El paquete combina una herramienta de Excel con panel de control de costes, un protocolo de inventario, un documento separado para decisiones de renovación y cancelación, un procedimiento interno de SaaS (SOP), una guía de usuario detallada en sueco y una referencia de trabajo en inglés.

Qué incluye el paquete

Total de 11 archivos: 5 DOCX editables, 5 archivos PDF buscables en formato A4 y 1 XLSX. Los archivos se entregan en un archivo ZIP. El libro de Excel no contiene macros.

Excel para costes SaaS, puestos de licencia y seguimiento de renovación

El registro de Excel y el panel de control proporcionan una visión general consolidada de los costes recurrentes de software. Cada suscripción se registra con un ID de licencia único, nombre del software, proveedor, responsable, número de puestos, precio por puesto, tarifa fija (si existe), intervalo de facturación, fecha de renovación del contrato, plazo de preaviso y estado del contrato.

• Resumen: contratos registrados y activos, tasa anual normalizada y equivalente mensual en SEK sin IVA, próximas revisiones internas, puntos de control vencidos y acciones pendientes.
• Suscripciones: 100 filas de registro con fórmulas automáticas para el coste del período, tasa anual y equivalente mensual, además de señal de control interno para la renovación.
• Puestos de usuario: hasta 150 filas agregadas de licencias con cálculo de puestos disponibles y tasa de utilización, además de señal en caso de posible sobreasignación.
• Acciones: 100 filas para planificar cancelaciones, renegociaciones, reducción de puestos y seguimiento, con fecha límite interna y referencia de evidencia.
• Lista de control: controles de rutina prellenados para precio, factura, condiciones de cancelación, seguridad y documentación.
• Instrucciones y Ejemplos: guía de fácil lectura y ejemplos de cálculo ficticios separados que no afectan al panel de control real.

¿Cómo se calculan los costes?

Coste del período = número de puestos × precio por puesto + tarifa fija del período. En caso de facturación mensual, el coste del período se multiplica por 12 para obtener una tasa anual normalizada; en el caso de trimestral por 4, y en el anual por 1. El coste mensual normalizado es la tasa anual dividida por 12. Todos los campos de cálculo se basan en SEK sin IVA.

Ejemplo: 8 licencias a 120 SEK y una tarifa fija de 90 SEK al mes dan 1.050 SEK al mes y 12.600 SEK de tasa anual normalizada. Es una estimación presupuestaria, no una periodificación contable ni una previsión de cambios de precios.

Cómo utilizar el registro de licencias paso a paso

1. Inventariar: recopile contratos de licencia, facturas, confirmaciones de pedido, número de usuarios y datos de contacto de cada proveedor.
2. Registrar: cree un ID de licencia único por contrato e introduzca los costes en SEK sin IVA, así como el intervalo de facturación correcto.
3. Comprobar condiciones contractuales: verifique la fecha real de renovación, renovación automática, plazo de preaviso y cualquier requisito de forma en los documentos propios del proveedor.
4. Seguimiento de puestos: compare las licencias contratadas con los puestos asignados y examine las licencias potencialmente no utilizadas.
5. Decidir: documente si el contrato debe mantenerse, renegociarse, reducirse o cancelarse.
6. Ejecutar: comuníquese con el proveedor según el contrato, guarde pruebas de la cancelación o modificación y solicite confirmación.
7. Controlar: revise periódicamente el panel de control, las facturas, las acciones pendientes y cualquier cuestión de acceso o exportación de datos.

Plazos de renovación, RGPD y limitaciones legales

Un proveedor puede exigir que la cancelación se realice de una forma específica y en un momento determinado. Por lo tanto, Excel solo muestra una fecha límite de control interno cuando el usuario introduce la fecha de renovación y el plazo de preaviso en días naturales. Para las condiciones contractuales expresadas en meses naturales, períodos contractuales especiales, requisitos de recepción u otras condiciones de forma, la fecha y la gestión deben evaluarse por separado. El estado en Excel nunca es una prueba de que un contrato se haya cancelado o finalizado legalmente.

Si un proveedor de servicios en la nube procesa datos personales para la organización, puede ser necesario un acuerdo de procesamiento de datos conforme al artículo 28 del RGPD. La Autoridad de Protección de Datos (IMY) establece que el acuerdo debe regular el tratamiento y las obligaciones de los responsables y encargados del tratamiento. La plantilla contiene un punto de control administrativo para esto, no una postura legal automática. Lea la guía de la IMY.

Evite contraseñas, números de identificación personal, claves API y datos confidenciales del sistema en Excel. El libro de trabajo no está cifrado por Mallbutiken y no tiene conexiones con Microsoft 365, Google Workspace, cuentas de pago o sistemas contables. No se envían recordatorios por correo electrónico, notificaciones push o SMS.

¿Para quién es este producto?

Pequeñas y medianas empresas, responsables de TI, responsables financieros, compradores, consultoras, agencias, empresas de comercio electrónico, asociaciones y organizaciones con muchos servicios de software recurrentes que necesitan simplificar su control interno.

Preguntas frecuentes

¿Es este un sistema de gestión de licencias que detecta el software instalado?

No. Todas las entradas se registran manualmente en Excel. El producto no contiene integraciones ni controles técnicos automáticos de licencias.

¿Cuántas suscripciones se pueden registrar?

La versión 1.0 incluye espacio para 100 filas de contratos, 150 entradas para puestos de usuario y 100 filas de acciones.

¿Puede Excel mostrar mi coste anual de SaaS?

Sí. Normaliza los costes mensuales, trimestrales y anuales introducidos a una tasa anual en SEK sin IVA. No calcula los costes contabilizados ni la declaración de IVA.

¿Calcula la herramienta la fecha límite de cancelación automáticamente?

Se calcula una fecha límite de control interno con los días naturales introducidos. No es una garantía de un plazo de cancelación legalmente correcto. El contrato original y cualquier confirmación de cancelación deben comprobarse siempre.

¿Se envían recordatorios automáticos cuando una suscripción está por renovarse?

No. Excel muestra señales de control al abrir el libro de trabajo y calcular sus fórmulas. No incluye ninguna comunicación automática.

¿Puedo comparar puestos de licencia y uso real?

Sí, a nivel agregado si usted mismo introduce el número actual de puestos. El modelo no obtiene estadísticas de uso de los proveedores.

¿Incluye una plantilla para cancelar un contrato SaaS?

Se incluye un soporte para la toma de decisiones y control de cancelación, pero no es una notificación de cancelación universal específica para cada proveedor. Compruebe la forma prescrita por el contrato.

¿Existen versiones en sueco e inglés?

El documento principal y el Excel están en sueco. Se incluye una referencia de trabajo en inglés para entornos suecos.

Fuentes y documentos complementarios

• IMY – Acuerdos de procesamiento de datos y artículo 28 del RGPD.
• Registro de contratos y seguimiento de contratos – para una visión general más amplia de los contratos.
• Offboarding de TI y cierre de acceso – para el cierre real de sistemas y cuentas.
• Recibo de equipos y registro de inventario – para herramientas de trabajo físicas.

Entrega: ZIP descargable con archivos Word, PDF y Excel. No se envía ningún producto físico. Consulte a un especialista en caso de disputas contractuales importantes, auditorías de licencias o requisitos especiales de protección de datos.