Changement de modèle du fournisseur d’IA – notification de modification, réévaluation des risques et historique des approbations | Word/PDF/Excel

Votre fournisseur d’IA change de modèle linguistique, d’environnement d’exploitation ou de fonctionnalités : comment documentez-vous ce qui change réellement et qui est habilité à prendre les décisions ? Ce pack de modèles pour les entreprises suédoises vous aide à convenir des informations à fournir sur les modifications, à examiner leurs conséquences, à tester une version donnée et à documenter une décision prise par une personne habilitée. L’approbation préalable ne s’applique que si un contrat ou une règle de droit applicable le prévoit.

Informations clés : 7 fichiers Word modifiables (.docx), 7 fichiers PDF correspondants consultables mais non remplissables de manière interactive et 1 classeur Excel (.xlsx). Au total, 15 fichiers clients seront fournis dans un futur format ZIP numérique. Cinq documents de travail suédois, un guide suédois et un guide en anglais (uniquement un guide, et non un texte contractuel en anglais). Contexte d’utilisation suédois, version 1.0, 2026-11-09. Microsoft Word et Excel ou des programmes compatibles sont requis ; la compatibilité avec d’autres logiciels n’est pas garantie.

À qui s’adresse ce pack ?

Exemple 1 : Une entreprise de services suédoise fait appel à un assistant d’IA externe et souhaite convenir des conditions dans lesquelles le fournisseur doit notifier tout changement de modèle ou de lieu de stockage des données. Exemple 2 : Une organisation reçoit une mise à jour d’un fournisseur d’IA et doit rassembler les éléments relatifs aux risques, à la protection des données et aux tests avant de prendre une décision en interne.

Choisissez une autre solution si : un système d’IA spécifique nécessite une évaluation complète de la conformité pour les systèmes à haut risque, une analyse d’impact relative à la protection des données (AIPD) ou une analyse d’impact relative aux libertés et aux droits fondamentaux (AILDF) spécifique à l’IA, un signalement d’incident de sécurité ou une évaluation juridique spécialisée. Ce pack ne remplace ni un tel processus ni un contrat existant de sous-traitance de données à caractère personnel.

Les fichiers – un processus de travail clair

Les fichiers DOCX peuvent être modifiés. Les fichiers PDF sont consultables et imprimables, mais ne contiennent aucun champ de formulaire interactif spécifique. Les fichiers Excel peuvent être modifiés et nécessitent un logiciel de tableur compatible.

Le fonctionnement pratique de l’outil Excel

Neuf onglets : Présentation générale, Système d’IA, Modifications, Évaluation des risques, Tests, Décisions, Mesures, Registre des preuves et Lisez-moi. La présentation générale utilise des formules éprouvées pour compter les affaires et les statuts. Par exemple, une notification enregistrée comme « En cours d’évaluation » figure dans le registre des modifications, mais n’apparaît pas pour autant comme « Approuvée » : une décision distincte doit être documentée par une personne habilitée. Le classeur ne calcule ni la classification au regard de l’IA Act, ni la licéité juridique, ni la validité contractuelle.

Comment utiliser les documents

1. Identifiez précisément le système d’IA, les parties au contrat, les clauses contractuelles et la version actuelle du modèle.
2. Négociez et signez un avenant contractuel uniquement si nécessaire ; supprimez les options de clauses incompatibles.
3. Documentez la notification de modification et réalisez une évaluation distincte au regard du contrat, du RGPD et des règles pertinentes de l’IA Act.
4. Testez la version documentée du modèle, notez les écarts et conservez les preuves.
5. Demandez à une personne habilitée et responsable de prendre une décision motivée et utilisez, si nécessaire, la lettre destinée au fournisseur.
6. Suivez les mesures et archivez les documents conformément à la procédure réelle de gestion de l’information.

Limites juridiques importantes

IA Act : Le règlement (UE) 2024/1689 comporte différentes dates d’application ; les règles relatives à l’évolution des responsabilités du fournisseur et aux exigences spécifiques applicables aux systèmes d’IA à haut risque exigent que le système et le rôle de l’opérateur concerné soient d’abord classés. Un changement de modèle ne constitue pas automatiquement une « modification substantielle » entraînant de nouvelles responsabilités du fournisseur. Consultez le texte consolidé du règlement sur l’IA et l’article 25.

RGPD : En cas de traitement effectif de données à caractère personnel, un contrat de sous-traitance, des processus de sous-traitance ultérieure et des analyses d’impact peuvent être concernés. Tous les changements de version n’entraînent pas de nouvelle sous-traitance ultérieure ni de nouvelle AIPD. Consultez le RGPD, notamment les articles 28, 32 et 35 ainsi que les informations de l’IMY sur les contrats de sous-traitance de données à caractère personnel.

Contrat : Le droit à une information préalable, à une approbation préalable, à une objection, à une suspension ou à une résiliation doit être déduit du contrat applicable et/ou de la loi en vigueur. N’utilisez pas le modèle comme une modification unilatérale des conditions du fournisseur.

Comparer avec d’autres documents

Pour mettre en œuvre une politique globale sur l’IA ou un inventaire des systèmes, le pack de gouvernance de l’IA constitue une alternative proche. Pour documenter les compétences en matière d’IA et les mesures de formation, il existe les compétences en matière d’IA au regard de l’article 4. Ce produit traite toutefois d’une affaire concrète de modification de modèle et de fournisseur.

Foire aux questions

Le client doit-il toujours approuver un nouveau numéro de modèle ?

Non. L’IA Act n’impose pas de manière générale que tout changement de version de modèle doive faire l’objet d’une approbation préalable par le client. Examinez les conditions contractuelles et vérifiez si une obligation particulière s’applique.

La notification est-elle un formulaire officiel prêt à l’emploi ?

Non. Les documents sont des bases contractuelles et de travail modifiables, et non des formulaires administratifs standardisés.

Le pack est-il en anglais ?

Non. Les cinq modèles de travail et le guide suédois sont en suédois ; il existe uniquement un guide d’utilisation en anglais pour comprendre les documents suédois.

Excel donne-t-il le feu vert pour utiliser la modification ?

Non. Excel compile et calcule les statuts administratifs. La recette technique et l’évaluation juridique doivent être réalisées et documentées séparément.

De quoi ai-je besoin avant utilisation ?

Contrat principal, informations relatives à la mise à jour, contrat de sous-traitance de données à caractère personnel pertinent, informations sur les fonctionnalités et les risques du système d’IA, ainsi qu’une personne habilitée à prendre des décisions.

Sources, version et transparence

Version du produit 1.0 (2026-11-09). Contrôle juridique assisté par l’IA des sources officielles mentionnées ci-dessus effectué le 2026-11-09 ; aucune révision par un juriste externe indépendant ni aucune approbation administrative n’est garantie. Les modèles doivent être adaptés au contrat, au système, au rôle de l’opérateur et au droit en vigueur avant utilisation.