Retrait des systèmes d’IA – décisions, conservation des données, journaux et contrôle final | Word/PDF/Excel

Mettre fin à un système d’IA sans perdre le contrôle des décisions, des données et des accès. Ce matériel de travail aide les entreprises suédoises à documenter les décisions d’arrêt, les responsabilités, la fin des relations avec les fournisseurs et les contrôles vérifiés. Le pack ne fournit pas automatiquement d’informations sur les délais légaux de conservation ni sur le respect de toutes les obligations légales.

À qui s’adresse ce pack ?

Convient à : (1) une petite entreprise qui désactive un chatbot ou un assistant d’IA avec des intégrations ; (2) une organisation qui cesse d’utiliser un outil d’aide à la décision basé sur l’IA et doit sécuriser ses bases documentaires ainsi que convenir de la restitution des données. Ne convient pas : comme seule base pour l’archivage régi par des règles sectorielles, l’IA à haut risque, une surveillance en cours ou un litige juridique. Une évaluation spécialisée supplémentaire est alors nécessaire. Un plan général de mise hors service informatique est un complément, et non toujours un substitut.

Liste exacte des fichiers

Le DOCX est modifiable ; le PDF est consultable et imprimable, mais ne contient pas de champs de saisie numérique spécifiques.

Fonctionnement de l’outil Excel

Les onglets sont Aperçu, Registre des systèmes, Journal des décisions, Données & journaux, Registre des mesures, Habilitations, Communication, Contrôle final et Lisez-moi. Les champs de calcul compilent les systèmes d’IA enregistrés, le statut Fermé, les mesures en cours et les points de contrôle examinés. Par exemple : si trois mesures sont marquées en cours, l’aperçu affiche trois dossiers ouverts ; un statut Fermé marqué manuellement ne signifie pas qu’une clôture juridique a été vérifiée. L’outil de registre ne détermine pas les délais d’élimination ni la conformité réglementaire.

Démarche – de la décision à la clôture vérifiée

1. Identifier le système d’IA, le responsable, les parties concernées et les dépendances.
2. Définir la portée de l’arrêt et prendre une décision documentée.
3. Évaluer quelles données, quels journaux, décisions et informations doivent être conservés, transférés ou supprimés.
4. Demander au fournisseur une exportation, une attestation et une preuve de désactivation.
5. Suivre les habilitations, les clés API, les intégrations et les informations relatives aux utilisateurs.
6. Enregistrer séparément les mesures réalisées et vérifiées, signer les éventuelles décisions et archiver la documentation.

Aspects juridiques, conditions et limites

Le Règlement sur l’IA (UE) 2024/1689 de l’UE est applicable progressivement. Les obligations spécifiques relatives à l’IA à haut risque, notamment en matière de journalisation, dépendent du type de système, du rôle de l’opérateur et de la date d’application. Le Règlement sur l’IA n’impose pas d’obligation générale en vertu du droit de conserver tous les journaux de tous les systèmes d’IA pendant une même période. Le RGPD (UE) 2016/679 exige une évaluation effective de la finalité, de la limitation de la conservation et du droit à l’effacement, entre autres ; les exceptions, les obligations légales et les règles sectorielles peuvent influencer cette évaluation. Les contrats, les exigences des autorités et le besoin de preuves doivent également être examinés individuellement. Le modèle n’est pas un formulaire officiel ni une attestation de conformité légale.

Quel modèle devez-vous choisir ?

Choisissez ce pack lorsqu’un système d’IA doit effectivement être mis en pause ou retiré et que le contrôle final doit être documenté. Pour mettre en œuvre une gouvernance de l’IA ou recenser les systèmes existants, il convient plutôt d’adopter un processus général de gouvernance de l’IA. Pour une fermeture générale d’applications sans risques spécifiques liés à l’IA, un modèle de mise hors service de systèmes informatiques peut être plus adapté.

Questions fréquentes

Tous les systèmes d’IA doivent-ils avoir la même durée d’archivage ?

Non. La conservation et la suppression doivent être évaluées au regard du droit applicable, des exigences contractuelles et de la finalité documentée. Le modèle ne calcule pas les délais légaux.

L’outil Excel supprime-t-il automatiquement les données ?

Non. L’outil documente les mesures administratives et peut compiler les statuts ; il n’effectue aucune connexion au système ni aucune suppression.

Les documents sont-ils en anglais ?

Les cinq modèles de travail et le fichier Excel sont en suédois. Le guide d’utilisation en anglais explique comment utiliser les documents suédois sans traduire le droit suédois.

Puis-je remplir les fichiers PDF numériquement ?

Les fichiers PDF sont consultables et imprimables, mais ne sont pas des formulaires interactifs. Utilisez les fichiers DOCX pour la modification.

Faut-il faire appel à un juriste ou au délégué à la protection des données ?

Cela dépend des risques, du secteur, des contrats et du traitement des données. En cas d’IA à haut risque, de litiges, de confidentialité ou de traitement à grande échelle de données à caractère personnel, une personne compétente en matière juridique devrait évaluer la clôture.

Sources, version et transparence

Sources officielles : Règlement sur l’IA (UE) 2024/1689 ; RGPD ; Calendrier d’application de l’UE. Version 1.0, examen juridique des sources assisté par l’IA le 10 novembre 2026. Aucun examen juridique externe ni aucune certification par une autorité n’a été effectué. La vente et la livraison numérique aux clients ne seront possibles qu’après une publication manuelle et un couplage des fichiers distincts.

Consultez aussi le guide pratique: Arrêter un système d’IA : export des données, journaux et clôture fournisseur.