Retrait de système d’IA – fin de contrat, exportation des données, conservation des journaux et attestation du fournisseur | Word/PDF/Excel

Mettez fin à un système d’IA avec une décision traçable et de véritables étapes de contrôle. Ce pack de documents suédois aide les entreprises à documenter la fin d’un modèle, la gestion des prompts et des résultats de l’IA, l’exportation des données, la conservation légale des journaux, la restitution ou la suppression par le fournisseur, ainsi que le blocage technique des accès. Le modèle ne remplace pas une analyse juridique individuelle, la mise en œuvre technique du système ni un accord existant de traitement des données personnelles.

Informations clés : Application suédoise • 5 modèles de travail suédois + 1 guide suédois + 1 guide en anglais • 7 fichiers DOCX modifiables + 7 PDF correspondants consultables et imprimables + 1 fichier XLSX avec 9 onglets = 15 fichiers • Livraison numérique au format ZIP uniquement après l’activation future du produit. Les fichiers PDF ne sont pas des formulaires interactifs à remplir. Le guide d’utilisation en anglais ne traduit pas les modèles de travail suédois.

À qui s’adresse le modèle ?

Convient à : Une organisation qui souhaite mettre fin à l’utilisation d’un assistant d’IA ayant traité des données internes, ou changer de fournisseur d’IA/de modèle, et qui doit pouvoir démontrer les décisions prises, les exportations réalisées et les tests de contrôle effectués.

Ne convient pas sans compléments : À une situation où les obligations d’archivage propres à un secteur, les procédures administratives, la déclaration d’incident, les obligations relatives aux IA à haut risque ou un litige nécessitent une procédure spécifique. Il ne s’agit pas d’un projet général de fin d’utilisation d’un système, d’une AIPD, d’une licence de fournisseur déjà finalisée ou d’un formulaire administratif.

Fichier par fichier – contenu concret de la livraison

Utilisation pratique de l’outil Excel

Le classeur contient neuf onglets : Aperçu, Système d’IA, Données & journaux, Test d’exportation, Accès, Fournisseurs, Mesures, Décisions, Lisez-moi. L’onglet Aperçu comptabilise les éléments enregistrés et les mesures administratives ouvertes ou clôturées. Un test d’exportation ouvert indique qu’une tâche reste à accomplir, et non que l’exportation est juridiquement interdite. Les formules ne décident jamais de la légalité de la conservation, de la classe de risque du système ou de la validation de la suppression par le fournisseur. Excel n’est pas un outil qui bloque réellement les clés API ni ne supprime les données.

Comment utiliser les documents

1. Identifier le système, sa version, le contrat, les responsables, les rôles relatifs à la protection des données et la compétence décisionnelle.
2. Remplir la décision de fin d’utilisation et examiner les conditions de blocage, les obligations de conservation et les risques spécifiques.
3. Recenser les catégories de données, les prompts, les résultats, les versions de modèles, les journaux et les autorisations dans le modèle 2 et dans Excel.
4. Tester l’exportation et accuser réception des fichiers effectivement reçus ainsi que des éventuels écarts.
5. Donner au fournisseur des instructions conformes au contrat concernant la restitution et l’éventuelle suppression ; documenter les exceptions.
6. Bloquer et tester les connexions, les agents et les nouveaux accès dans l’environnement technique réel de l’organisation.
7. Laisser une personne habilitée examiner les preuves et prendre la décision finale ; signer et archiver correctement.

Limites juridiques et risques spécifiques

RGPD : Lorsque des données personnelles sont concernées, la finalité, la limitation de la conservation, le droit à l’effacement et les exceptions doivent être évaluées individuellement. La restitution ou la suppression des données personnelles par un sous-traitant à la fin du contrat est soumise à l’article 28.3 g, au contrat et aux exigences légales de conservation prolongée. Consultez les articles 5, 17, 28 et 32 du RGPD ainsi que les recommandations de l’IMY sur les accords de sous-traitance en matière de données personnelles.

Règlement sur l’IA : Des exigences spécifiques en matière de documentation et de conservation des journaux peuvent dépendre du fait qu’un système soit à haut risque, du rôle de l’entreprise parmi les acteurs et de la date d’entrée en vigueur de la disposition. Le pack ne fixe aucune durée de conservation générale ni aucune classification automatique de l’IA. Consultez le règlement (UE) 2024/1689, notamment les articles 12, 18, 19 et 26. Les contrats, la confidentialité, la propriété intellectuelle, les règles d’archivage et les litiges peuvent également exiger une conservation protégée prolongée.

Différence avec les modèles similaires

Un pack général de fin d’utilisation d’un système informatique documente la fermeture technique de l’application ; ce pack se concentre en outre sur le modèle d’IA, la bibliothèque de prompts, les résultats historiques, l’examen juridique des journaux, la responsabilité du fournisseur d’IA en matière de données et la décision finale humaine de clôture. Un pack de gouvernance de l’IA encadre le déploiement et l’utilisation continue de l’IA, et non l’ensemble des événements liés à la fin d’utilisation d’un système d’IA spécifique.

Questions fréquentes

Devons-nous supprimer immédiatement tous les journaux d’IA ?

Non, il n’est pas possible d’établir une obligation générale de suppression pour tous les journaux. Évaluez les données personnelles, les obligations de conservation, les obligations contractuelles et les éventuelles règles relatives aux IA à haut risque pour chaque catégorie de données.

S’agit-il d’une attestation de suppression juridiquement contraignante ?

Non. Le modèle destiné au fournisseur est utilisé pour demander, documenter et suivre les mesures effectivement réalisées dans le cadre contractuel et juridique pertinent. Une demande entamée ne constitue pas une preuve de suppression effectuée.

Les fichiers PDF sont-ils remplissables ?

Non, les fichiers PDF sont consultables et imprimables, mais ne sont pas des formulaires interactifs. Modifiez les documents au format DOCX.

Les principaux modèles sont-ils en anglais ?

Non. Les cinq modèles de travail sont en suédois. Un guide d’utilisation en anglais distinct montre comment utiliser les documents suédois.

Excel bloque-t-il les flux de travail ou valide-t-il la conformité à l’IA Act ?

Non. Excel enregistre et comptabilise les statuts administratifs ; les tests techniques et les décisions juridiques doivent être réalisés par des personnes habilitées.

Ressources réelles associées

• Gestion des agents d’IA – mandat et retour en arrière pour le mandat continu avant la fin d’utilisation.
• Fin d’utilisation d’un système informatique et fermeture d’application lorsque le besoin est technique et non spécifique à l’IA.

Sources, version et transparence

Version 1.0, 10 novembre 2026. Vérification juridique assistée par l’IA des règles de l’UE et des recommandations administratives susmentionnées, ainsi que contrôle fonctionnel des fichiers. Aucune révision juridique externe indépendante n’a été réalisée. Les documents sont des modèles de travail et non une opinion juridique individuelle. La livraison numérique au format ZIP ne sera possible qu’une fois le produit publié à une étape ultérieure et le bon fichier associé.

Consultez aussi le guide pratique: Arrêter un système d’IA : export des données, journaux et clôture fournisseur.