Règlement intérieur du conseil d’administration & délégation de pouvoirs de la copropriété – mandat de décision et calendrier annuel | Word/PDF/Excel

Règlement intérieur et règlement de délégation du conseil d’administration d’une association de copropriétaires – pack de modèles pour les décisions du conseil d’administration, la répartition des tâches, les instructions de reporting, la validation interne, l’examen des conflits d’intérêts et le calendrier annuel. Votre association de copropriétaires a-t-elle besoin de procédures internes claires sur les décisions à prendre par le conseil d’administration, les personnes habilitées à agir et les modalités de reporting financier ? Vous trouverez ici cinq modèles de travail suédois prêts à l’emploi, un guide d’utilisation en suédois et en anglais, ainsi qu’un outil Excel comprenant neuf onglets pour un suivi pratique.

En bref : conformément à la loi (2018:672) sur les associations économiques, chapitre 7, article 4, le conseil d’administration est responsable de l’organisation, de la gestion et du contrôle financier de l’association. Certaines tâches peuvent être déléguées, mais le conseil d’administration doit contrôler régulièrement cette délégation. Une délégation interne ou une validation interne ne sont pas équivalentes à un pouvoir de signature enregistré ou à une habilitation bancaire. Les associations de copropriétaires sont soumises à des dispositions particulières conformément au chapitre 9, article 12, de la loi sur la copropriété.

À qui convient le règlement intérieur du conseil d’administration d’une association de copropriétaires ?

Le pack de modèles convient aux conseils d’administration, présidents, trésoriers et gestionnaires financiers des associations de copropriétaires suédoises qui souhaitent définir clairement les rôles et améliorer le suivi. Il est particulièrement utile lors de la formation d’un nouveau conseil d’administration, d’un changement de répartition des responsabilités, du recours à un gestionnaire, de la production régulière de rapports financiers ou d’un processus de commande/validation peu clair. Le règlement intérieur est un document de gouvernance interne qui doit être adopté par le conseil d’administration compétent et adapté aux statuts réels enregistrés de l’association ; il ne s’agit pas d’un formulaire officiel d’une autorité publique.

Pour la planification financière, consultez Budget immobilier & Prévisions des coûts d’entretien. Pour la planification immobilière à long terme, consultez Plan d’entretien technique pour association de copropriétaires – 50 ans. Il s’agit de deux produits distincts destinés à des usages différents.

Liste des fichiers – tous les fichiers Word, PDF et Excel

Les cinq modèles de travail sont en suédois. Le fichier anglais est un guide d’utilisation, et non un document juridique en anglais. Les fichiers Word sont modifiables et les versions PDF sont consultables et imprimables, mais ne constituent pas des formulaires interactifs à remplir.

Excel avec neuf onglets : fonctionnement de l’outil de contrôle du conseil d’administration

Décisions du conseil d’administration – numéro de procès-verbal, date de décision, statuts, conflits d’intérêts et quorum. Mandats – mission, mandataire, plafond de dépenses, validité et reporting. Rapports – période, référence de la source, écart et approbation du conseil d’administration. Validation – montant, plafond interne, demandeur et validation indépendante. Conflits d’intérêts – conflit d’intérêts potentiel, participation et quorum. Calendrier annuel – activités de l’association et dates. Mesures – suivi, responsable et preuve de clôture. Vous trouverez également un onglet Aperçu et un onglet Lisez-moi.

Chaque registre comprend 200 lignes de saisie vides. Au total, il contient 2 816 formules, notamment des alertes pour les montants de validation dépassant le plafond interne indiqué, les participants en conflit d’intérêts n’ayant pas décliné le traitement du dossier, les périodes de mandat expirées et les mesures en retard. Il s’agit de contrôles administratifs – et non d’une évaluation automatisée de la validité juridique des décisions, de la validité de la signature, du pouvoir de signature enregistré ou de l’accès bancaire effectif.

Comment mettre en place un règlement intérieur et un système de délégation dans une association de copropriétaires – sept étapes

1. Vérifiez les statuts enregistrés : comparez la composition du conseil d’administration, la question du président, les formes de décision et les éventuelles restrictions particulières.
2. Définissez les procédures de travail : convoquez correctement une réunion du conseil d’administration et consignez dans le procès-verbal les modalités de gestion des réunions, des documents, des risques et des rapports.
3. Décrivez et définissez les mandats : précisez ce qui est délégué, à qui, pour quelle durée, avec quels plafonds de dépenses et quelles exigences de contrôle.
4. Mettez en place un reporting financier clair : précisez quelles données budgétaires, de trésorerie et de risques doivent être produites, à quelle fréquence et à l’attention de qui.
5. Gérez les conflits d’intérêts et les décisions : calculez le quorum effectif sans les membres en conflit d’intérêts, fournissez aux participants des informations suffisantes et consignez les décisions ainsi que les avis divergents.
6. Distinguez les droits internes et externes : la validation interne, la délégation, le pouvoir de signature enregistré et l’habilitation bancaire effective doivent être gérés séparément.
7. Assurez le suivi et révoquez les mandats : consignez les rapports, les écarts, les mandats expirés et les révocations ; révisez régulièrement le règlement intérieur et le calendrier annuel.

Cadre juridique du travail du conseil d’administration d’une association de copropriétaires

Chaque association de copropriétaires doit-elle disposer d’un règlement intérieur écrit ?

La loi sur les associations économiques n’exige aucun document standardisé portant le titre « règlement intérieur du conseil d’administration » pour toutes les associations de copropriétaires. En revanche, le conseil d’administration est légalement responsable de l’organisation et du contrôle. Un règlement intérieur écrit et clair est un outil pratique approprié pour consigner les modalités de travail.

Le conseil d’administration d’une association de copropriétaires peut-il déléguer des responsabilités au trésorier ou à un gestionnaire ?

Le conseil d’administration peut déléguer certaines tâches, mais conformément à l’article 4 du chapitre 7 de la loi sur les associations économiques, il doit agir avec diligence et contrôler régulièrement que la délégation peut être maintenue. La responsabilité globale du conseil d’administration envers l’association et sa situation financière n’en est pas déchargé.

Des instructions de reporting écrites sont-elles toujours obligatoires ?

Conformément à l’article 5 du chapitre 7 de la loi sur les associations économiques, le conseil d’administration doit normalement fournir des instructions écrites sur les modalités de collecte et de reporting des informations nécessaires à l’évaluation continue de la situation financière de l’association. Une exception explicite s’applique si de telles instructions s’avèrent sans importance au regard de la taille et de l’activité limitées de l’association. Cette exception doit être évaluée au cas par cas.

Comment le quorum et les conflits d’intérêts sont-ils contrôlés lors d’une réunion du conseil d’administration ?

Les articles 21 à 23 du chapitre 7 de la loi sur les associations économiques précisent notamment que la présence de plus de la moitié du nombre total de membres est requise, ou du nombre supérieur indiqué dans les statuts. Les membres en conflit d’intérêts sont considérés comme absents aux fins du quorum. La majorité et l’accès des participants aux informations nécessaires doivent également être contrôlées. Excel ne peut pas déterminer si un conflit d’intérêts existe.

Une limite de validation interne équivaut-elle à un pouvoir de signature enregistré ?

Non. Une décision interne accordant au trésorier le pouvoir de valider des achats jusqu’à, par exemple, 5 000 kr ne crée pas automatiquement un droit externe de signer des contrats ou d’effectuer des paiements. L’autorité suédoise des entreprises explique les règles relatives au pouvoir de signature. L’habilitation bancaire peut nécessiter une vérification distincte et une attribution technique.

Comment les procès-verbaux du conseil d’administration doivent-ils être gérés ?

Conformément aux articles 24 et 25 du chapitre 7 de la loi sur les associations économiques, un procès-verbal doit être tenu lors des réunions du conseil d’administration, les décisions doivent être consignées, le procès-verbal doit être signé et validé conformément à la loi, et conservé dans l’ordre chronologique de manière sécurisée. Ce pack de documents ne remplace pas le procès-verbal lui-même ni les exigences formelles de la loi.

Le conseil d’administration peut-il confier l’ensemble de ses tâches à un gestionnaire financier externe ?

Non, le conseil d’administration conserve la responsabilité globale de l’organisation et du contrôle, même si une partie du travail ou du reporting est confiée à un tiers externe. Vérifiez le mandat contractuel, le reporting et les responsabilités dans le contrat de gestion.

Questions fréquentes sur le règlement intérieur et la délégation dans les associations de copropriétaires

Qui doit décider de la mise en place d’un règlement intérieur ?

Normalement, le conseil d’administration compétent de l’association de copropriétaires, par une décision correctement consignée dans un procès-verbal et conforme aux limites fixées par la loi et les statuts. Les modèles remplis ne constituent pas en eux-mêmes une décision.

Une association de copropriétaires a-t-elle besoin à la fois d’un règlement intérieur et d’un règlement de délégation ?

Ils se complètent. Le règlement intérieur décrit les modalités de travail du conseil d’administration ; le règlement de délégation précise les missions et les pouvoirs internes. Toutes les associations de copropriétaires n’ont pas nécessairement besoin de documents distincts et détaillés.

Excel peut-il déterminer si une décision du conseil d’administration est valide ?

Non. Excel affiche uniquement les informations saisies et les écarts administratifs. La validité juridique des décisions nécessite un contrôle distinct des statuts, des convocations, du quorum, des conflits d’intérêts et des procès-verbaux.

Une décision interne de validation modifie-t-elle la personne habilitée à signer au nom de l’association ?

Non. Le pouvoir de signature externe est déterminé par la loi, les statuts et les informations valablement enregistrées, et diffère de la validation interne.

Le calendrier annuel comprend-il des échéances légales prédéfinies ?

Non. Le calendrier annuel contient des activités modifiables. Les dates de l’assemblée générale, des comptes annuels et des rapports doivent être établies en fonction de l’exercice comptable réel de l’association, de ses statuts et des exigences applicables des autorités.

Les fichiers PDF sont-ils remplissables et contiennent-ils des documents juridiques en anglais ?

Non. Les versions PDF sont consultables et imprimables. Les modèles de travail sont en suédois et l’English User Guide contient des instructions en anglais.

Sources juridiques, version et transparence juridique

Sources juridiques principales : la loi (2018:672) sur les associations économiques, chapitre 7, articles 4 à 5, 18, 21 à 25 et 35 à 40, ainsi que la loi sur la copropriété (1991:614), chapitre 9, article 12. D’autres informations officielles sont disponibles sur le site de l’autorité suédoise des entreprises concernant le pouvoir de signature.

Version 1.0 – 6 novembre 2026. Un contrôle des sources juridiques et des fichiers assisté par l’IA a été effectué. Aucune révision juridique indépendante ni certification par une autorité publique n’a été réalisée. Les modèles sont des documents de travail. Vérifiez toujours la législation en vigueur, le conseil d’administration effectivement élu, les statuts enregistrés et les personnes habilitées à signer au moment de leur utilisation.