Lettre de refus & Feedback de recrutement – RH, demande de CV & Excel | Word/PDF

Lettres de refus et retours de recrutement – un pack de modèles prêt à l’emploi pour les employeurs privés en Suède. Documentez et communiquez les décisions de sélection de manière factuelle, suivez les envois, gérez les demandes de renseignements sur les mérites et effectuez un contrôle RGPD distinct à la fin du recrutement. Comprend des documents Word modifiables, des versions PDF consultables et des registres Excel.

À qui s’adresse ce pack ?

Aux entreprises privées qui recrutent du personnel et souhaitent dissocier la décision de recrutement elle-même, la communication de refus et d’éventuelles demandes relatives aux droits. Ce pack ne remplace ni les critères de sélection, ni les contrats de travail, ni les enquêtes anti-discrimination, ni les conventions collectives, ni les examens juridiques RH, ni les systèmes de recrutement conformes au RGPD. Le recrutement dans le secteur public peut nécessiter des procédures spécifiques relatives aux documents officiels, à l’archivage et aux recours, et n’est pas couvert par ce pack en tant que processus complet.

Documents du pack

Outil Excel à neuf onglets

Aperçu, Recrutements, Identifiant du candidat, Notifications, Entretiens, Renseignements sur les mérites, Suppression, Contrôles et Lisez-moi. Neuf formules de compilation testées comptent notamment le nombre de recrutements, les identifiants de candidats enregistrés, les refus marqués manuellement, les notifications envoyées, les entretiens réalisés, les dossiers de renseignements sur les mérites traités et les mesures de suppression vérifiées. Le classeur de travail ne contient aucune donnée personnelle, comporte des listes de statuts administratifs et ne contient aucune macro. Excel ne prend aucune décision de recrutement, n’évalue aucune discrimination et ne calcule aucun délai légal de suppression.

Utilisez le produit étape par étape

1. Vérifiez que la sélection factuelle et la décision concernant le candidat concerné ont déjà été documentées par le service compétent.
2. Choisissez la lettre de refus avant ou après l’entretien ; revérifiez le destinataire, le poste, l’expéditeur et la décision effective.
3. Répondez à une éventuelle question avec des informations vérifiables. Ne fournissez pas de justifications construites a posteriori ou discriminatoires.
4. Si le candidat demande des renseignements sur les mérites : utilisez le modèle spécifique et appliquez le chapitre 2, article 4 de la loi anti-discrimination.
5. Dissociez les demandes relatives au RGPD des questions ordinaires et traitez-les selon la procédure habituelle de protection des données.
6. Marquez l’envoi uniquement après l’avoir effectué. Évaluez la conservation ou la suppression conformément à la finalité, à la base juridique et aux éventuelles revendications en justice.

Conditions juridiques et limites

La loi anti-discrimination (2008:567), chapitre 2, articles 1 et 4 est pertinente concernant l’interdiction de la discrimination et les informations écrites fournies à la demande concernant la formation, l’expérience professionnelle et les autres mérites de la personne convoquée à un entretien ou embauchée. Un modèle de refus standard ne constitue pas un substitut à une demande spécifique de renseignements sur les mérites. Les recommandations de l’IMY sur le recrutement soulignent la minimisation des données, la base juridique, une durée de conservation appropriée et le fait que les données personnelles sensibles ne doivent normalement pas être traitées dans le cadre du recrutement. Le consentement est rarement une base appropriée pour le recrutement ordinaire. Verksamt.se décrit les responsabilités et les risques liés à la discrimination.

Questions fréquentes

L’employeur doit-il toujours justifier pourquoi une personne n’a pas obtenu le poste ?

Il n’existe aucune règle générale rendant obligatoire une lettre de refus individuelle détaillée pour chaque recrutement privé. Toutefois, conformément au chapitre 2, article 4 de la loi anti-discrimination, un candidat peut, sous certaines conditions, demander des renseignements écrits sur les mérites de la personne ayant été convoquée à un entretien ou embauchée.

Puis-je utiliser la même lettre de refus pour tout le monde ?

Une notification standard factuelle peut être utilisée après vérification effective, mais elle doit être envoyée à la bonne personne après une véritable prise de décision. N’utilisez pas de décisions individuelles automatisées sans contrôle juridique distinct.

Puis-je indiquer pourquoi un candidat est moins bien qu’un autre ?

Évitez les évaluations qui ne s’appuient pas sur des exigences documentées et factuelles. Ne partagez pas les informations sensibles ou privées d’autres candidats ; traitez séparément les renseignements sur les mérites réglementés par la loi.

Combien de temps les candidatures doivent-elles être conservées ?

Cela dépend de la finalité, de la base juridique, du risque de revendications en justice et d’une éventuelle loi spéciale. Le fichier Excel ne comporte donc aucune durée de conservation automatique générale. Consultez les recommandations de l’IMY et votre politique de suppression établie.

Le fichier Excel envoie-t-il des lettres de refus automatiquement ?

Non. Le fichier Excel est un journal de travail hors ligne avec des statuts et des compteurs manuels. Aucun envoi d’e-mails, profil personnel, décision ou lien de données n’est inclus.

Des modèles en anglais sont-ils inclus ?

Un guide d’utilisation en anglais est inclus pour décrire les documents de travail suédois, mais les modèles principaux sont en suédois et reposent sur le droit suédois.

Modèles RH associés

Avant la prise de décision, La prise de références & l’entretien de référence peut être pertinent. Pour les candidats auxquels une offre d’emploi est faite, il existe un produit distinct : Offre d’emploi & lettre d’offre. Ces produits ont des fonctions différentes.

Version, contrôle des sources et livraison

Version 1.0, 2026-11-01. Un contrôle juridique assisté par l’IA des sources officielles a été effectué. Aucune révision indépendante de ce nouveau produit par un juriste externe n’est documentée. Le fichier ZIP est stocké sur Google Drive pendant la production et associé manuellement et séparément à Shopify Digital Products avant la publication.