Décision du conseil d’administration par capsule – Association à but non lucratif | Word/PDF/Excel

Décisions du conseil d’administration par capsulam pour une association à but non lucratif – modèles de documents Word, PDF et Excel pour les conseils d’administration qui doivent préparer et documenter une décision écrite sans réunion, lorsque les propres règles de l’association le permettent effectivement. Les modèles vous aident à distinguer les propositions de décision, les déclarations individuelles, la décision documentée et sa mise en œuvre ultérieure.

Important avant l’achat et l’utilisation : Une association à but non lucratif n’a pas le droit général d’utiliser la procédure par capsulam pour chaque affaire. Vérifiez toujours les statuts en vigueur, le mandat de décision, la composition du conseil d’administration, la possibilité de discussion ainsi que les éventuelles exigences en matière de participation, de signature et de réunion. En cas d’incertitude ou d’objection : organisez une réunion en bonne et due forme ou demandez à un conseiller compétent d’examiner la question. Les modèles ne créent pas automatiquement une décision valide.

Quand les décisions écrites du conseil d’administration sont-elles adaptées ?

Pour une affaire du conseil d’administration clairement délimitée où la même proposition de décision peut être communiquée à tous les membres habilités et où les statuts de l’association ou d’autres règles de décision pertinentes permettent effectivement un traitement écrit. Le pack n’est pas conçu pour remplacer l’assemblée générale annuelle, la convocation conforme aux statuts ou des exigences formelles particulières, ni pour contourner le souhait d’un membre de débattre.

Tous les fichiers et leurs utilisations

L’outil Excel – neuf onglets de travail

Aperçu, Affaires, Membres, Déclarations, Décisions, Mesures, Écarts, Contrôles et À propos. L’outil comptabilise les affaires, les déclarations, les objections/demandes de réunion et les mesures administratives enregistrées. Les statuts tels que en préparation, aucune décision, mis en œuvre et vérifié sont maintenus séparément.

Excel ne vérifie pas si les statuts de l’association permettent les décisions écrites, si la majorité ou la signature requise est présente, s’il existe un conflit d’intérêts ou si une décision est juridiquement contraignante. Une telle évaluation n’est enregistrée qu’après un contrôle humain effectif. Le classeur est préparé pour 200 affaires et 300 déclarations.

Comment l’association utilise le pack

1. Vérifiez les statuts adoptés le plus récemment, les procès-verbaux d’élection du conseil d’administration et le mandat de décision.
2. Vérifiez si cette affaire précise peut être tranchée par écrit sans réunion.
3. Établissez une proposition de décision claire et identifiée par sa version, avec les mêmes pièces jointes, et transmettez-la à toutes les personnes devant participer.
4. Recevez des réponses séparées et vérifiables et enregistrez toute demande de discussion, objection et éventuel conflit d’intérêts.
5. Si une exigence ne peut pas être vérifiée, documentez l’absence de décision et passez à la procédure de réunion en bonne et due forme.
6. Seulement après vérification effective : finalisez et ajustez/signez le procès-verbal conformément aux règles applicables de l’association.
7. Suivez les missions décidées dans le plan d’action et contrôlez leur mise en œuvre séparément.

Conditions juridiques

Les directives de l’administration fiscale suédoise précisent qu’une association à but non lucratif repose sur des statuts adoptés et un conseil d’administration élu, et que les statuts doivent régir la manière dont les décisions sont prises et dont le conseil d’administration travaille. Il n’est donc pas correct d’emprunter les procédures par capsulam des assemblées générales de sociétés ou des conseils d’administration de sociétés par actions sans examiner au préalable les conditions propres de l’association. Administration fiscale : gérer une association à but non lucratif · MUCF : créer et gérer une association à but non lucratif.

Les données à caractère personnel figurant dans les documents du conseil d’administration et les procès-verbaux doivent être traitées conformément aux règles applicables du RGPD. Les données particulièrement sensibles ne devraient pas être diffusées dans des registres Excel ouverts. IMY : associations et données à caractère personnel.

Questions fréquentes

Une association à but non lucratif peut-elle prendre des décisions par capsulam ?

Cela dépend des statuts réels de l’association, de ses compétences et de sa procédure de décision. Il n’existe aucune règle générale rendant toutes les décisions écrites du conseil d’administration valables. Vérifiez les conditions avant d’utiliser le modèle.

Un e-mail contenant un « oui » d’un membre constitue-t-il automatiquement un vote ?

Non, la portée de l’e-mail doit être évaluée au regard de la procédure décidée, de la version correcte de la proposition et des personnes habilitées à participer. Le silence et les réponses conditionnelles ne sont pas considérés comme un accord inconditionnel.

Que se passe-t-il si quelqu’un demande une discussion ?

L’association ne doit pas poursuivre la procédure comme si un accord existait. Vérifiez les statuts et traitez la question lors d’une réunion en bonne et due forme ou par une autre procédure de décision conforme.

Des signatures sont-elles nécessaires ?

Cela dépend de la procédure et des règles réelles de l’association. Le pack comprend un espace pour vérifier l’approbation et la signature, mais ne garantit pas qu’une méthode de signature électronique particulière soit suffisante.

La décision peut-elle être utilisée auprès de la banque ?

Pas toujours. Les pouvoirs bancaires, la signature au nom de l’association et les procurations externes doivent être vérifiés séparément. Un procès-verbal de décision interne ne remplace pas automatiquement d’autres documents.

Existe-t-il un modèle principal en anglais ?

Non. Six documents de travail, y compris le guide d’utilisation en suédois, sont en suédois, et un guide d’utilisation en anglais spécifique fournit des explications. Il n’adapte pas les documents au droit étranger.

Produits et directives associés

• Procès-verbal d’association pour assemblée générale annuelle et réunion du conseil d’administration – lors d’une réunion en bonne et due forme.
• Décision relative à la signature au nom de l’association et pouvoirs bancaires pour une association à but non lucratif – lorsque les pouvoirs de représentation externe doivent être documentés.
• Guide : procès-verbal de réunion du conseil d’administration et d’assemblée générale annuelle – comparez la documentation d’une réunion avec celle des décisions écrites sans réunion.

Sources et informations sur les versions

Administration fiscale – créer une association à but non lucratif · Administration fiscale – gérer une association à but non lucratif · IMY – données à caractère personnel des associations · RGPD (UE) 2016/679.

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