Gallringsbeslut & Makuleringsprotokoll – Dokumentförstöring | Word/PDF/Excel

Gallringsbeslut & Makuleringsprotokoll – Dokumentförstöring är ett digitalt mallpaket i Word, PDF och Excel för företag och ideella föreningar som behöver dokumentera prövning, beslut, överlämning, genomförd makulering och efterkontroll av pappershandlingar. För svensk verksamhet. Viktigt: ett internt gallringsbeslut upphäver inte lagstadgad bevarandeskyldighet; genomför ingen förstöring innan rättsliga och verksamhetsspecifika krav kontrollerats.

När passar makuleringspaketet?

Vid planerad förstöring av fysiska dokument i en verksamhet som redan kan bedöma handlingarnas innehåll, rättsliga bevarandekrav och tillämpliga avtal. Paketet är särskilt lämpat för spårbar dokumentation och kontrollkedja. Det ersätter inte en gallringspolicy, kvalificerad arkivbedömning, säkerhetsutredning eller myndighetsbeslut när sådant krävs. Det omfattar inte automatiserad eller säkerhetscertifierad dataradering från elektroniska medier.

Filerna i leveransen

Excel – register för makulering

Arbetsboken innehåller nio flikar för administrativ överblick, planering, kontroll och registrering av faktiskt genomförda moment. Formler hjälper till att upptäcka differens mellan överlämnad och förstörd mängd samt skiljer mellan ej verifierad och kontrollerad efterstatus. Det är användaren som bedömer bevarandekrav, behörighet och om makuleringen ska genomföras. En registrerad åtgärd är inte automatiskt en laglig eller säker förstöring.

Så används dokumenten

1. Identifiera handlingar, kategorier och mängder utan att skriva in onödiga personuppgifter.
2. Kontrollera bevarandekrav, bokföring, personuppgifter, avtal och eventuella stopp för gallring.
3. Dokumentera behörigt beslut med omfattning, villkor och motivering.
4. Överlämna bara det material som omfattas av beslutet och begär kvittens.
5. Anteckna verkligt genomförd förstöring och eventuella differenser.
6. Låt utsedd kontrollant verifiera resultatet och hantera avvikelser separat.

Juridiska förutsättningar och begränsningar

Bokföring: enligt bokföringslagen (1999:1078), 7 kap. 2 § ska räkenskapsinformation normalt bevaras till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. Enligt 7 kap. 6 § kan en handling förstöras efter tillförlitlig överföring till annan handling, förutsatt att överföringen inte innebär risk för att informationen förändras eller försvinner. Det betyder inte att all information får utplånas före bevarandetidens utgång.

Personuppgifter: enligt dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 måste bland annat lagringsminimering och lämplig säkerhet beaktas. Se IMY:s vägledning om lagringstid. Offentlig verksamhet, arkivplikt, rättstvister, avtal och särskilda regler kan kräva annan bedömning. Detta paket är inte avsett att självt avgöra tillämplig arkivlagstiftning.

Vanliga frågor

Vad är ett makuleringsprotokoll?

Det är en dokumentation av vilken handling eller dokumentmängd som faktiskt har förstörts, när, med vilken metod och av vem. Protokollet bör kunna knytas till ett tidigare behörigt gallringsbeslut.

Räcker ett gallringsbeslut för att förstöra bokföring?

Nej. Lagstadgade bevarandekrav måste alltid följas. Det kan vara tillåtet att förstöra ett original efter säker överföring, men räkenskapsinformationen måste fortfarande bevaras enligt tillämpliga regler.

Garanterar protokollet säker dokumentförstöring?

Nej. Det dokumenterar uppgifter om en åtgärd, men ersätter inte faktisk säkerhetskontroll av metod, utförare och hantering.

Kan PDF fyllas i elektroniskt?

PDF-filerna är sökbara utskriftsversioner, inte ifyllningsbara elektroniska formulär. Redigera Wordfilerna för anpassning.

Är huvudmallarna på engelska?

Nej. De fem arbetsdokumenten är på svenska. Den engelska guiden förklarar hur de svenska filerna används.

Kan Excel godkänna en gallring automatiskt?

Nej. Excel hjälper till med administrativa mängd- och statuskontroller. Beslut och efterkontroll kräver behörig mänsklig bedömning.

Relaterade resurser

För planering av gallringsregler, se GDPR gallringspolicy och bevarandeplan. För inventering och dokumentstruktur finns arkivplan och arkivförteckning för företag samt dokumenthanteringsplan för ideell förening. Se även GDPR och dataskyddsmallar. Länkarna går till befintliga Shopify-resurser; extern HTTP-kontroll kunde inte slutföras i denna omgång. Läs även guiden om lagringstid och radering av personuppgifter för GDPR-frågor. Guiden ersätter inte arkiv- eller bokföringsregler.

Dokumentversion 1.0 · AI-assisterad källgenomgång 2 november 2026 · Jurisdiktion Sverige · Digital ZIP efter köp när produkten senare publiceras. Ingen extern juristgranskning utförd.