Kontantkrav butik & apotek 2026/2027 – kassapolicy, kundskylt och undantagsprotokoll | Word/PDF/Excel

Måste en livsmedelsbutik eller ett apotek ta emot kontanter – och när får personalen neka betalningen? Sedan 1 juli 2026 finns en särskild svensk lag om kontantbetalning, SFS 2026:769, för vissa fysiska försäljningsställen med bemannad kassa. Här får du praktiska, redigerbara dokument för butikens kontantpolicy, kassapersonalens beslut, saklig kundinformation, protokoll när kontanter nekas och en särskild bedömning av säkerhet eller kontanthanteringskostnader.

Laggränserna 2026/2027: Skyldigheten enligt 1 § gäller betalningar på högst 0,1 prisbasbelopp och högst 25 mynt. Det motsvarar 5 920 kr under 2026 respektive 5 960 kr under 2027. Beloppen är kontrollgränser för denna särskilda lag – det är inte förbjudet att frivilligt ta emot större kontantbetalningar eller fler mynt. Det finns också undantag som måste bedömas med konkreta fakta.

Du får: fem svenska dokumentmallar, en svensk användarguide och en English User Guide – samtliga i både Word (DOCX) och sökbar, utskrivbar PDF – plus Excel med nio flikar och 314 administrativa formler. Det är 7 DOCX + 7 PDF + 1 XLSX = 15 kundfiler i en ZIP. PDF-filerna är inte interaktivt ifyllningsbara; använd Word när du vill redigera texten.

För vem är produkten framtagen?

Passar särskilt: livsmedelsbutiker inom detaljhandel och apotek på fysiska försäljningsställen som har bemannad kassa. Även butikschefer, regionansvariga, kassapersonal, internkontroll och verksamhetens ekonomi-/säkerhetsansvariga kan använda den. Exempel: en matbutik som behöver införa en enhetlig instruktion för kontantköp, eller ett apotek som behöver dokumentera ett enskilt sakligt undantag.

Passar inte utan anpassning: restauranger eller caféer som inte omfattas av den särskilda lagens definitioner, rena webbutiker, obemannade kassor eller bankverksamhet. Paketet är inte en kassabok, ett kvittosystem, en kontanthanteringsapp eller en generell instruktion för penningtvättsrapportering. För faktisk redovisning finns separat Kassabok & dagskassa.

Exakt innehåll – 15 kundfiler

Excel – nio sammanhängande flikar

Läs mig, Översikt, Enheter, Beloppsgränser, Betalningar, Nekanden, Riskbedömning, Åtgärder och Källor. Lägg in varje faktisk butik och kassa samt köpbelopp, myntantal och betalningsår. Excel beräknar lagens beloppsgräns från prisbasbeloppet för 2026 respektive 2027, och kan visa "INOM HUVUDREGEL", "UTANFÖR HUVUDREGELN" eller "KONTROLLERA INDATA". Vid ett möjlig undantag visas behovet av manuell undantagsprövning. Underlagen registreras utan testkunddata, utan makron och utan koppling till externa system.

Sex testfall har verifierats: ett köp på gränsen 2026, ett köp över gränsen, fler än 25 mynt, ett köp på gränsen 2027 med osäkert undantag, negativt belopp samt årtal angivet som text i Excel. Resultaten gör endast en administrativ inledande bedömning och ersätter inte ett faktiskt juridiskt beslut.

Så inför du kontantbetalningsrutinen – steg för steg

1. Kontrollera verksamheten: är det verkligen en livsmedelsbutik inom detaljhandeln eller ett apotek, med fysisk bemannad kassa?
2. Fastställ ansvar: ange butikschef, tillämpade försäljningsställen, eskaleringsväg och verkliga bemanningstider.
3. Kontrollera år och belopp: använd 2026 års gräns 5 920 kr eller 2027 års gräns 5 960 kr och högst 25 mynt. Kontrollera senare år på nytt.
4. Inför kassainstruktionen: skilj huvudskyldighet från undantag, köp utanför lagens belopps-/myntgräns och misstänkt falska kontanter.
5. Anpassa kundskylten: fyll i faktiska platsuppgifter före uppsättning; ange inte ett generellt kontantförbud.
6. Hantera nekanden: dokumentera faktiska individuella skäl och vilken paragraf som åberopas; skicka svåra fall till ansvarig chef.
7. Följ upp: använd Excelöversikten och spara beslut, bevis och åtgärder enligt verksamhetens dataskydds- och dokumentrutiner.

Vad säger lagen (2026:769) – och vad säger den inte?

1 § – huvudskyldighet: livsmedelsbutiker inom detaljhandel och apotek ska ta emot sedlar och mynt vid fysiska försäljningsställen med bemannad kassa, för betalningar som omfattas av lagens belopps- och myntgräns. Prisbasbeloppet för 2026 är 59 200 kr (0,1 = 5 920 kr) och för 2027 59 600 kr (0,1 = 5 960 kr). Läs lagtexten hos Riksdagen.

2 § – begränsningar på verksamhetsnivå: skyldigheten gäller inte när det inte går att upprätthålla säkerheten på det aktuella försäljningsstället, eller när kostnaden för att hantera kontanter gör att försäljningsstället inte går att hålla öppet. Detta kräver konkreta faktauppgifter; en önskan om en kontantfri miljö är inte automatiskt ett sådant undantag.

3 § – enskilda köp: ett godtagbart skäl kan medge att kontantbetalning nekas vid en särskild försäljning. Det ska inte ske godtyckligt. Förarbetena diskuterar exempelvis en full kassa eller misstänkt penningtvätt i en särskild situation – det finns ingen generell skyldighet att kategoriskt avvisa en kund på sådana generiska grunder. Läs förarbetena, prop. 2025/26:199.

Koppling till bokföring och säkerhet: de nya kraven reglerar när betalning normalt ska accepteras. Butikens kassaregister, redovisning, växelhantering, arbetsmiljösäkerhet, penningtvättsregler och dataskydd måste bedömas separat när relevant. En Wordmall gör inte en butik juridiskt godkänd.

Vanliga frågor

Är kontantbetalning obligatorisk i alla svenska butiker?

Nej. Denna särskilda lag från 1 juli 2026 avser livsmedelsbutiker inom detaljhandeln och apotek med fysisk bemannad kassa. Det finns också lagstadgade gränser och undantag.

Hur stort kontantköp ska en matbutik normalt acceptera 2027?

Ett köp på högst 5 960 kr och högst 25 mynt omfattas som utgångspunkt av den särskilda kontantskyldigheten vid bemannad kassa. Vissa undantag kan bli aktuella vid verkliga omständigheter.

Får en butik vägra om kunden vill använda 26 mynt?

Vid fler än 25 mynt gäller inte 1 §:s särskilda skyldighet. Lagen säger inte att det är förbjudet att ta emot 26 mynt frivilligt. Pröva övriga tillämpliga regler och verksamhetens faktiska villkor.

Får apotek neka en kund sedlar av säkerhetsskäl?

Det kräver konkret prövning enligt lagens undantag. SFS 2026:769 2 § avser när säkerheten inte kan upprätthållas på platsen och 3 § ett godtagbart skäl vid ett enskilt köp. Ett abstrakt eller generellt kontantförbud är inte automatiskt tillåtet.

Är kundskylten helt färdig att skriva ut?

Den innehåller en särskild utskrivbar A4-sida. Innan användning måste butikens namn, kontaktväg, tillämplig kassa och andra platsuppgifter fyllas i och kontrolleras.

Är PDF-filerna digitalt ifyllbara?

Nej. PDF-filerna är sökbara och utskrivbara kopior, utan interaktiva formulärfält. Använd de sju DOCX-filerna för redigering.

Finns allt på engelska?

Nej. Fem arbetsmallar, svensk guide och Excel är på svenska. English User Guide ger instruktioner om de svenska filerna; det är inte en full översättning av huvudmallarna.

Officiella rättskällor och kvalitetssäkring

SFS 2026:769, §§ 1–3; SFS 2025:872, 2026 års prisbasbelopp; SFS 2026:1779, 2027 års prisbasbelopp; samt regeringens proposition 2025/26:199.

Version 1.0, AI-assisterad rättskällekontroll 8 november 2026. Dokumenten har kontrollerats tekniskt för redigerbar DOCX, sökbar A4-PDF, Excel-tabeller, formler, testscenarier och ZIP-integritet. Ingen oberoende juristgranskning eller myndighetscertifiering har genomförts. Dokumentpaketet måste anpassas och bedömas för det egna försäljningsstället.