Lönetransparens i rekrytering – löneintervall, kandidatbesked och intervjukontroll | Word/PDF/Excel

Hur bestämmer och kommunicerar ni ett sakligt ingångslöneintervall innan kandidaten förhandlar om lön? Det här nischade HR-paketet hjälper svenska arbetsgivare och rekryterare att dokumentera löneintervall för en viss roll, objektiva och könsneutrala kriterier, kandidatbesked, annons-/intervjukontroll samt beslut om eventuella avvikelser. Det är en fristående förberedelsemodul för rekryteringsprocessen, inte ett allmänt lönekartläggningspaket.

Viktigt rättsläge i Sverige den 10 november 2026: EU:s lönetransparensdirektiv (EU) 2023/970, särskilt artikel 5, är antaget, men någon ny svensk genomförandelag har ännu inte antagits. Regeringen har meddelat att den för närvarande inte lägger fram propositionen och DO fortsätter förberedelsearbetet. Denna produkt är ett frivilligt planerings- och processverktyg, inte ett påstående om att artikel 5 redan skapat en ny allmän svensk lagplikt. Nu gällande diskrimineringslag, GDPR och kollektivavtal ska fortfarande följas.

Fullständig filförteckning

Vem passar mallen för?

För småföretagare, HR-ansvariga, rekryterare, personalchefer, arbetsgivare och rekryteringsbyråer som vill förbereda en transparent och konsekvent löneprocess. Typiska användningsfall är rekrytering till en ny tjänst, många annonser för samma befattningsgrupp, olika lönesättningsbeslut mellan chefer, frågor från kandidater om lön och justering av ATS-formulär som frågar om tidigare lön.

Hur använder man Excel-registret?

De nio flikarna heter Översikt, Rollregister, Intervall, Kommunikation, Intervjuer, Avvikelser, Beslut, Rättsläge och Läs mig. Fyll i pseudonyma roll- och process-ID:n. Använd verkliga, objektiva befattningskrav och ett korrekt definierat ingångslönespann; ange samma tidsenhet och vilka ersättningsdelar som ingår.

Formlerna ger bland annat ”STOPP – FEL INTERVALL” när högsta lön är lägre än lägsta, ”STOPP – LÖNEHISTORIKFRÅGA” vid ett Ja i intervjukontrollen, ”STOPP – STÄNGD UTAN VERIFIERING” för avvikelse utan omtest samt ”STOPP – GO UTAN ATTEST/KÄLLA” för en intern godkännanderad utan beslutsfattare och källversion. Beräkningslogiken är scenariotestad. Ingen faktisk kandidat, personlig lönehistorik eller påhittade lönebelopp har fyllts i i kundfilen.

Varken gröna kontrollsignaler eller ett internt GO innebär laglig efterlevnad, myndighetsgodkännande eller garantier om lika lön. Excel gör inte en komplett lönekartläggning och ersätter inte företagets GDPR-rutiner för personuppgifter.

Vad säger EU-direktivet faktiskt?

Artikel 5.1 behandlar rätt till information om inledande lön eller lönespann för tjänsten, baserat på objektiva, könsneutrala kriterier, samt relevanta kollektivavtalsbestämmelser när det är tillämpligt. Informationen ska lämnas så att löneförhandlingen kan vara informerad och transparent – exempelvis i annonsen, före intervjun eller på annat lämpligt sätt. Direktivet kräver inte att alla jobbannonser alltid måste visa ett belopp.

Artikel 5.2 anger att arbetsgivare inte ska fråga arbetssökande om lönehistorik från nuvarande eller tidigare anställningar. Artikel 5.3 gäller könsneutrala jobbtitlar och platsannonser samt icke-diskriminerande rekrytering. Artikel 4 behandlar objektiva kriterier vid bedömning av lika eller likvärdigt arbete. Använd dessa som förberedelsestandard; svensk nationell implementering måste kontrolleras separat.

Se Regeringens sida om lönetransparensdirektivet och Diskrimineringsombudsmannens aktuella information. Något datum för svensk ny lag är inte angivet som beslutat i paketet.

Så använder arbetsgivaren paketet

1. Definiera den faktiska befattningen, ansvar, arbetsförhållanden och objektiva kriterier.
2. Ta fram och attestera ett realistiskt ingångslöneintervall med konsekvent enhet och relevant kollektivavtal.
3. Granska annons och kandidatbesked; informera i god tid för en informerad löneförhandling.
4. Kontrollera frågor i ansökningssystem och intervjuguide, inklusive fält för tidigare lön.
5. Jämför eventuellt erbjudande med dokumenterade kriterier och kommunicerat spann.
6. Dokumentera avvikelser, omtest och intern attest utan onödiga personuppgifter.
7. Kontrollera svensk rättslig status inför varje skarp användning eller större processförändring.

Vanliga frågor

Är jag redan skyldig enligt ny svensk lag att ange lön i alla annonser?

Nej, någon sådan ny generell svensk regel enligt artikel 5 har inte införts per granskningsdatumet. Även direktivet medger andra lämpliga sätt att kommunicera ingångslön eller spann.

Är det tillåtet att fråga om kandidatens tidigare lön?

Direktivets artikel 5.2 innehåller ett förbud som medlemsstaterna ska genomföra. Paketet hjälper arbetsgivaren att frivilligt förbereda sig genom att avstå från sådana frågor; gällande svensk rätt måste bedömas separat.

Måste intervall vara samma för alla som söker?

Informationen ska avse tjänsten och ha saklig och könsneutral grund. Faktiska kriterier, rollens krav och tillämpliga avtal är viktigare än en påhittad eller godtycklig procentsats.

Gäller ett svenskt ikraftträdandedatum den 1 januari 2027?

Det har tidigare diskuterats som förslag, men det är inte ett fastställt datum för nya svenska regler enligt regeringens och DO:s aktuella information.

Ingår individuell löneinsyn för redan anställda?

Nej. Det är ett separat ärende som behandlas i Löneinsyn – begäran och arbetsgivarsvar. För den årliga interna analysen finns Lönekartläggning.

Får jag en automatisk marknadslön i Excel?

Nej. Inga aktuella marknadslöner, schabloner eller påhittade exempelbelopp har förifyllts. Företaget måste lägga in ett eget underbyggt intervall.

Kan jag fylla i PDF-filerna direkt?

PDF-filerna är sökbara och utskrivbara, men har inte interaktiva formulärfält. Redigera huvudmallarna i Word.

Kan dokumenten användas på engelska?

De fem arbetsmallarna och Excel är svenska. En separat English User Guide förklarar processen; den är inte en översättning av mallarna.

Relaterade produkter

Kandidatbedömning och kompetensbaserad rekrytering kompletterar det sakliga urvalet. Anställningserbjudande och villkorsbilaga gäller däremot slutligt erbjudande och anställningsvillkor.

Källgranskning, version och ansvar

Version 1.0, 10 november 2026. Källkontrollen är AI-assisterad mot EU-direktiv 2023/970, Regeringskansliet, DO samt svensk diskrimineringslag. Ingen extern jurist- eller myndighetsgranskning har utförts. Mallen är ett frivilligt HR-stöd och varken ett officiellt myndighetsformulär eller ett löfte om att en framtida svensk lag är uppfylld. Digital ZIP levereras först efter att Shopify Digital Products-koppling och manuell publicering har genomförts.