Om dokumentmallen
Proformafaktura och exportunderlag 2026/2027 – Word, PDF och Excel
Ska du skicka prover, gåvor, ersättningsvaror, returer eller varor för reparation och behöver tydliga handlingar för sändning och tulländamål? Här får du ett redigerbart mallpaket för proformafaktura (pro forma invoice), packlista, värdeunderlag, exportkontroll och dokumenterad överlämning. Anpassa varje uppgift efter faktiskt gods, transportör, destinationsland och relevant tullförfarande.
15 filer i en ZIP: sju Word (DOCX), sju motsvarande sökbara PDF-filer och en Excelarbetsbok med nio flikar. Fem svenska huvudmallar, svensk användarguide och separat English User Guide. Digital leverans utan fysisk frakt.
01. Paketets innehåll
Totalt 15 leveransfiler:
- 7 DOCX – fem svenska huvudmallar, en svensk guide och en engelsk guide.
- 7 sökbara PDF – motsvarande dokument i utskriftsvänligt A4-format.
- 1 XLSX – ett Excelverktyg med nio flikar, formler och kontroller.
Språk: svenska huvudmallar, svensk guide och English User Guide (inte fullständigt tvåspråkigt). Version: 1.0, 2026/2027. Leverans: ZIP-fil efter köp. Format: Word, PDF, Excel.
02. Vad filerna innehåller
| Fil | Innehåll och användning | Format |
|---|---|---|
| 01. Proformafaktura / Pro Forma Invoice | Avsändare, mottagare, syfte, kollin, värde för tulländamål, varurader och deklaration om ingen betalning. | DOCX + PDF |
| 02. Packlista & kollispecifikation | Kollimärkning, kolli-ID, mått, netto- och bruttovikter, antal och avstämning mot proformafakturan. | DOCX + PDF |
| 03. Värdeunderlag & sändningsändamål | Värderingsgrund, källhandling, valuta, sändningens ändamål och särskilda omständigheter. | DOCX + PDF |
| 04. Exportkontroll & dokumentchecklista | Kontroll av roller, varukod, restriktioner, licenser, exportförfarande och avvikelsehantering. | DOCX + PDF |
| 05. Sändningsöverlämning & slutavstämning | Transportör, spårnings-ID, bilagor, faktiskt antal överlämnade kollin och kvittenser. | DOCX + PDF |
| 06. Svensk användarguide | Tio konkreta steg, Tullverkets vägledning, praktisk arbetsgång och begränsningar. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Engelsk instruktion till fem svenska huvudmallar och Excelverktyget – inte engelska huvudmallar. | DOCX + PDF |
| 08. Excelarbetsbok – exportregister | Nio flikar med sändningar, varurader, kollin, dokument, kontroller, avvikelser och överlämningar. | XLSX |
Alla huvuddokument i Word och PDF har dessutom två egna, separat inramade informationsrutor om paketet och filernas användning.
Excel – nio flikar och fungerande formler
Översikt · Sändningar · Varurader · Kollin · Dokument · Kontroller · Avvikelser · Överlämning · Läs mig.
Registrera identifierade sändningar, varurader och kollin samt kontrollera dokumentation och överlämning. Excel räknar radvärde utifrån angivet antal × enhetsvärde och visar registrerade sändningar, kollin, öppna avvikelser och manuellt verifierade kontroller. Datavalidering och statusfält hjälper dig att hålla uppföljningen konsekvent.
Observera: Arbetsboken summerar inte olika valutor som om de vore jämförbara. Registrerad kontroll är inte samma sak som myndighetsgodkänd export eller faktisk tullklarering. Leveransversionen saknar påhittade affärstransaktioner.
Så använder du proformafakturan och exporthandlingarna
- Fastställ sändningens syfte. Är det en gåva, ett prov, en retur, en reparation eller en faktisk försäljning? Vid försäljning kan en handelsfaktura behövas i stället.
- Kontrollera exportförfarandet. Bedöm destinationsland, exportör, deklarant, eventuell EORI, tullombud och transportörskrav.
- Upprätta proformafakturan. Beskriv varor, ursprung, antal, värde för tulländamål, kollin, parter och korrekt dokumentreferens.
- Fyll i packlistan. Stäm av faktiskt antal kollin, mått, märkning och vikt mot innehållet.
- Dokumentera värdeunderlaget. En gåva eller kostnadsfri vara kan ändå behöva ett styrkt värde för tulländamål.
- Genomför kontroller. Kontrollera varukod, eventuella restriktioner, exportlicenser, dokumentkrav och deklaration efter verkliga omständigheter.
- Kvittera och arkivera. Spara faktiskt överlämnade handlingar, transportbevis och bekräftelser samt dokumentera kvarstående avvikelser.
Viktig information om proformafakturor
En proformafaktura är inte ett betalningskrav och ersätter inte en handelsfaktura när en sådan krävs. Den ersätter heller inte en exportdeklaration, tillstånd eller annan obligatorisk handling. Tullverket beskriver proformafaktura som stödhandling bland annat vid prover, gåvor, reparationer och returer. I relevanta deklarationsflöden anges proformafaktura med handlingstyp N325 och handelsfaktura N380. Reglerna behöver kontrolleras för den aktuella sändningen.
Varukoder, ursprung, tullvärde, sanktioner, exportkontroll, försäkring, transport och moms kan kräva särskilda kontroller. Produkten är ett administrativt hjälpmedel, inte ett myndighetsgodkännande eller individuell juridisk/tullrättslig rådgivning. 2027 är en versionsbeteckning och innebär inte att framtida lagstiftning redan är fastställd.
Kompletterande mallar och guider
- Fakturamall för företag – när varan faktiskt säljs och en vanlig betalningsfaktura behöver upprättas.
- Godsmottagningsprotokoll och leveranskontroll – vid faktiska mottagningskontroller.
- Transportskadeanmälan och fraktreklamation – om godset skadas eller försvinner.
- Ekonomi och redovisning – mallar – relaterade administrativa verktyg.
Vanliga frågor
Vad är skillnaden mellan proformafaktura och vanlig faktura?
Proformafakturan informerar om varorna och deras värde för exempelvis tulländamål men är inte ett krav på betalning. En vanlig handelsfaktura dokumenterar bland annat en försäljning och betalningsvillkor.
Kan jag ange noll kronor om varorna är gratis?
Inte slentrianmässigt. Varor kan behöva ett korrekt värde för tulländamål även om ingen betalning sker. Kontrollera relevant värderingsmetod och stödjande underlag.
Räcker den här mallen för att exportera utanför EU?
Nej. Faktiska tull- och exportförfaranden, varukoder, licenser, transportdokument och importkrav måste bedömas separat.
Är huvudmallarna på engelska?
Nej. Huvudmallarna är på svenska med internationellt använda termer där det passar. Den engelska guiden beskriver användningen av de svenska dokumenten.
Har Excelregistret automatisk tullvärdesbedömning?
Nej. Excel räknar radvärden av manuellt angivna antal och enhetsvärden. Värdering, regelkontroll och myndighetsbedömning utförs inte automatiskt.
Officiella källor
Utgåva 1.0 · Källgenomgång 17 oktober 2026 · Svenska Dokumentmallar / Mallbutiken.se · Originalproducerade mallar för praktisk dokumentation.
