Om dokumentmallen
Referensbrev och rekommendationsbrev mall 2026/2027 – Word, PDF och Excel
Behöver du skriva ett referensbrev, rekommendationsbrev eller en personlig arbetsreferens? Med detta färdiga paket kan chefer, handledare, tidigare uppdragsgivare och arbetssökande ta fram professionella, sakliga dokument i Word. Det innehåller både brev för tidigare anställda, praktik/LIA/APL och konsultuppdrag samt en separat mall för referensförfrågan och en strukturerad checklista för referenssamtal.
Du får 15 digitala filer: sju redigerbara DOCX, sju motsvarande sökbara PDF och ett Excelregister med nio flikar. Huvudbreven är på svenska; svensk och engelsk användarguide ingår. Alla exempel är platshållare som måste fyllas i med egna kontrollerbara uppgifter.
Viktigt: Ett frivilligt rekommendationsbrev är inte samma sak som anställningsintyg, tjänstgöringsbetyg eller arbetsgivarintyg till a-kassan. En eventuell rätt till tjänstgöringsbetyg kan följa av kollektivavtal. Se mer i guiden.
01. Paketets innehåll
- 7 Wordfiler (DOCX): fem svenska huvudmallar, svensk användarguide och English User Guide.
- 7 sökbara PDF-filer: motsvarande dokument för utskrift, arkiv och referens.
- 1 Excelarbetsbok (XLSX): nio flikar för kandidater, referenspersoner, förfrågningar, samtal, rekommendationer, dokumentkontroll och personuppgiftsuppföljning.
- 15 leveransfiler, åtta unika dokument och verktyg i ett ZIP-paket, utan fysisk frakt.
Varje Worddokument har två tydligt inramade informationsrutor för dokumentets syfte och kontroll före användning. Dessa är stödtexter och kan tas bort innan ett brev skickas externt. Version 1.0 (2026/2027).
02. Vad filerna innehåller – dokument för dokument
| Fil | Innehåll och funktion | Format |
|---|---|---|
| 01. Rekommendationsbrev – tidigare anställd | Personlig rekommendation baserad på verkligt observerad arbetsprestation, yrkeskompetens, ansvar och sakligt bedömda resultat. | DOCX + PDF |
| 02. Referensbrev – praktik, LIA och APL | Handledarbrev med faktisk praktikperiod, arbetsmoment, lärande, projekt och en verifierbar personlig bedömning. | DOCX + PDF |
| 03. Rekommendationsbrev – konsult och uppdrag | Uppdragsreferens med identifierbara leveranser, samarbete, resultat och sekretesskontroller. | DOCX + PDF |
| 04. Förfrågan till referensperson | Färdigt brev för arbetssökande som vill fråga en tidigare chef eller handledare innan kontaktuppgifter delas. | DOCX + PDF |
| 05. Referenssamtal – protokoll och faktakontroll | Strukturerad intervjumall för sakliga frågor, anteckningar, informationsgivning, bedömning och GDPR-kontroll. | DOCX + PDF |
| 06. Svensk användarguide | 10-stegsguide om rätt brev, faktakontroll, referenstagning, olika intyg, personuppgifter och hur Excel används. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Engelsk vägledning till det svenska innehållet. Inga separata översatta engelska huvudbrev ingår. | DOCX + PDF |
| 08. Referens- och rekommendationsregister | Excelarbetsbok med nio flikar, statuslistor, kontrollfrågor och åtta formelbaserade nyckeltal. | XLSX |
Formatupplysning: English User Guide förklarar hur huvudmallarna används på svenska. Det ingår inte separata engelska versioner av de fem huvudmallarna.
Excelregister för referenser – nio flikar
Arbetsboken innehåller Översikt, Kandidater, Referenspersoner, Förfrågningar, Referenssamtal, Rekommendationer, Dokumentkontroll, Integritet & gallring samt Läs mig. Registrera unika ärende-/kandidat-ID och koppla samma ID till relevanta dokument utan att samla in mer personuppgifter än nödvändigt.
Översikten har åtta automatiskt beräknade nyckeltal: antal kandidater, referenspersoner, öppna förfrågningar, genomförda samtal, färdiga brev, kvalitetsåtgärder, integritetsärenden och utfärdade brev. Statusfält har valbara kategorier. När Excel öppnas som tom mall visar samtliga åtta nyckeltal noll. Beräkningslogiken har även testats med tillfälliga uppgifter som inte ingår i leveransen.
Integritet: Registret är inte ett rekryteringssystem med automatiskt rättsligt godkännande. Bestäm åtkomst, rättslig grund och individuell gallringsrutin innan personuppgifter registreras. Lämna inte in personnummer, hälsouppgifter eller andra känsliga uppgifter i onödan.
Så skriver du ett referensbrev eller rekommendationsbrev
- Välj rätt typ: tidigare anställd, praktik/LIA/APL, konsultuppdrag, referensförfrågan eller referenssamtal.
- Kontrollera identitet och period: vem utfärdar brevet, vem rekommenderas, och när ägde arbetsrelationen rum?
- Beskriv faktiska arbetsuppgifter: precisera arbetsmoment, projektdeltagande, ansvar och din egen observationsgrund.
- Ge konkreta exempel: välj ett eller två verifierbara resultat som är relevanta för det arbete som personen söker.
- Använd professionella omdömen: skriv balanserat och utifrån egna observationer; använd inte fabricerade bedömningar eller svepande garantier.
- Kontrollera sekretess och dataskydd: lämna inte ut onödiga personuppgifter, affärshemligheter eller känsliga uppgifter.
- Fråga den tilltänkta referenspersonen: använd förfrågningsmallen innan telefonnummer eller e-post delas med rekryterare.
- Dokumentera referenssamtalet sakligt: använd intervjuguiden och skilj förstahandsobservationer från andrahandsuppgifter.
- Kvalitetssäkra brevet: ta bort alla platshållare, säkerställ att innehållet är korrekt och låt rätt utfärdare underteckna.
- Följ upp och gallra: registrera dokumentstatus i Excel och tillämpa verksamhetens dokumenterade lagringsrutiner.
Referenser, tjänstgöringsbetyg och GDPR – viktiga skillnader
Referensbrev kontra tjänstgöringsbetyg
Ett rekommendationsbrev är ett personligt, sakligt omdöme och inte i sig en standardiserad myndighetsblankett. Tjänstgöringsbetyg avser normalt anställningstid, arbetsuppgifter och omdöme om hur arbetet utförts. Enligt Unionens vägledning finns inte en generell lagstadgad rätt till tjänstgöringsbetyg, men en sådan rätt kan följa av kollektivavtal. Arbetsgivarintyg för arbetslöshetsförsäkringen har ett annat syfte och ska inte ersättas av denna mall.
Fråga innan du lämnar ut kontaktuppgifter
Arbetsförmedlingen rekommenderar arbetssökande att fråga de personer man vill använda som referenser. Välj personer som faktiskt kan uttala sig om arbetsrelaterade situationer. Det hjälper även referenspersonen att förstå vilken tjänst referensgivningen gäller.
GDPR vid rekrytering och referenstagning
Personuppgifter vid rekrytering måste behandlas med ändamål, rättslig grund, relevans och uppgiftsminimering. IMY påpekar särskilt att arbetsgivare inte rutinmässigt kan utgå från GDPR-samtycke som rättslig grund, eftersom relationen mellan arbetsgivare och arbetstagare ofta är ojämlik. Att fråga en person om han eller hon vill medverka som referens är alltså inte automatiskt samma sak som ett giltigt samtycke enligt GDPR.
Uppgifter från referenser och anteckningar bör begränsas till vad som behövs för en konkret rekrytering. Uppgifter om exempelvis hälsa, graviditet, religiös övertygelse, etnicitet eller fackligt medlemskap ska inte rutinmässigt samlas in i referenssamtal. Bestäm vem som får åtkomst och hur länge uppgifterna får sparas med hänsyn till regler, syfte och eventuella undantag.
Detta är generella redigerbara mallar. De utgör inte juridisk rådgivning i ett särskilt ärende, ett godkänt arbetsgivarintyg, en garanti om anställning eller en förhandsprövning av GDPR-efterlevnad. Bedöm aktuellt kollektivavtal, sekretess, rättslig grund och dokumentlagring separat. Källgenomgång gjord 18 oktober 2026. Beteckningen 2027 är versionsangivelse, inte verifiering av framtida rättsläge.
Relaterade dokumentmallar på Mallbutiken.se
- Anställningsintyg & tjänstgöringsbetyg – när man i stället behöver faktaunderlag eller ett formellt arbetsbetyg.
- Praktikavtal & LIA/APL – för att dokumentera själva praktiken, handledningsplanen och närvaron.
- Anställningserbjudande & erbjudandebrev – för arbetsgivaren som vill formulera ett jobberbjudande.
Vanliga frågor om referensbrev och rekommendationsbrev
Hur skriver man ett bra rekommendationsbrev?
Identifiera din relation till personen, beskriv perioden och de arbetsuppgifter du känner till, ge ett konkret exempel på kompetens och avsluta med ett nyanserat omdöme. Undvik överdrifter.
Kan en chef skriva ett referensbrev till en tidigare anställd?
Ja, om den som skriver verkligen har underlag för de uppgifter och omdömen som lämnas. Brevet ska inte utges för att vara ett annat slags formellt intyg.
Är rekommendationsbrev och tjänstgöringsbetyg samma sak?
Nej. Rekommendationsbrev är en personlig rekommendation. Tjänstgöringsbetyg kan vara en kollektivavtalsreglerad anställningshandling. Separata mallar finns för tjänstgöringsbetyg.
Ingår ett referensbrev för praktik och LIA?
Ja. Det finns en särskild Word- och PDF-mall för praktik, LIA och APL, med handledare, period, uppgifter och observerad utveckling.
Kan jag använda brevet som konsultreferens?
Ja. En separat mall för konsult och uppdragsgivare ingår. Kontrollera sekretess innan projektdetaljer eller kundnamn anges.
Måste jag fråga referenspersonen först?
Arbetsförmedlingen rekommenderar att du alltid frågar personen innan du lämnar den som referens. Paketet innehåller en förfrågningsmall för detta.
Är den engelska guiden en engelsk rekommendationsmall?
Nej. Fem huvudmallar är svenska. En svensk och en engelsk användarguide ingår men inga separata engelska huvudbrev.
Kan Excel avgöra om en referens är godkänd juridiskt?
Nej. Excel hjälper till att registrera status, dokumentkontroll och gallringsåtgärder. Juridiska och personalmässiga bedömningar måste göras separat.
Källor och versionsinformation
- Arbetsförmedlingen – Så väljer du rätt referenser
- Unionen – Tjänstgöringsbetyg och kollektivavtal
- IMY – Personuppgifter i rekryteringssystem
- IMY – Rättslig grund för behandling i arbetslivet
Svenska Dokumentmallar · Version 1.0 / 2026–2027 · Källkontroll 2026-10-18 · DOCX / sökbar PDF / XLSX · Digital ZIP-leverans.
