Om dokumentmallen
Skriftlig erinran – policyöverträdelse är ett komplett mallpaket för svenska arbetsgivare som behöver dokumentera ett konkret brott mot en intern policy, riktlinje eller arbetsplatsregel. Paketet innehåller svensk och engelsk Word/PDF-mall samt detaljerade användarguider.
Juridiskt granskad: 5 oktober 2026
Genomgången omfattar LAS, MBL, diskrimineringslagen, visselblåsarlagen samt relevanta arbetsmiljöregler och kollektivavtal i tillämpliga delar.
Detta ingår i paketet
| Svensk erinran – Word | Redigerbar mall för dokumentation av policyöverträdelse. |
| Svensk erinran – PDF | Utskriftsvänlig version. |
| Written notice – English | Engelsk språkversion i Word + PDF, utformad för svensk rätt. |
| Svensk användarguide | Steg-för-steg-guide i Word + PDF. |
| English user guide | Engelsk vägledning i Word + PDF. |
En intern policy är inte automatiskt tillräcklig grund
Den nya mallen är byggd för att kontrollera vilken exakt regel som gällde, vilken version av policyn som var aktuell, hur regeln kommunicerades och om den är legitim och arbetsrelaterad. En intern policy kan inte sätta lag, anställningsavtal eller kollektivavtal ur spel.
När passar mallen?
Mallen kan användas vid konkreta avvikelser från tydliga arbetsplatsregler, till exempel:
- brott mot IT-, informationssäkerhets- eller behörighetsrutiner,
- överträdelse av sekretess- eller informationshanteringspolicy,
- avvikelse från uppförandekod eller andra tydliga arbetsrelaterade riktlinjer,
- brister i efterlevnad av kvalitets- eller dokumentationsrutiner,
- andra konkreta överträdelser av legitima och tydligt kommunicerade regler.
Exakt policyregel och aktuell version
Produkten innehåller särskilda fält för policytitel, versionsdatum och exakt regel eller avsnitt. Det minskar risken för att arbetsgivaren hänvisar till en allmän policy utan att kunna visa vilken konkret skyldighet arbetstagaren påstås ha brutit mot.
Hur fick arbetstagaren kännedom om policyn?
Mallen hjälper arbetsgivaren att dokumentera om regeln kommunicerats genom introduktion, utbildning, intranät, personalhandbok, möte, kvittens eller tidigare påminnelse. Även arbetstagarens faktiska möjlighet att följa policyn bör kontrolleras.
MBL och införande av policy
Om arbetsgivaren är bunden av kollektivavtal kan en viktigare förändring av verksamheten eller arbets- och anställningsförhållandena utlösa primär förhandlingsskyldighet enligt MBL. Därför innehåller mallen en särskild kontrollpunkt för hur den aktuella policyn införts eller ändrats.
Skyddade rättigheter – särskild kontroll
En intern policy får inte användas som grund för repressalier eller annan otillåten behandling. Mallen innehåller därför kontrollpunkter för:
- skyddad visselblåsning och rapportering av missförhållanden,
- påtalad diskriminering eller medverkan i diskrimineringsutredning,
- facklig aktivitet och kollektivavtalsrättigheter,
- andra lagstadgade rättigheter som inte kan sättas åt sidan genom intern policy.
Arbetsmiljö och säkerhet måste hanteras separat
Om policyöverträdelsen gäller säkerhet, arbetsmiljö eller tillbud behöver arbetsgivaren även göra de utredningar och riskåtgärder som följer av arbetsmiljöreglerna. En erinran ersätter inte det ansvaret.
För renodlade säkerhetsöverträdelser finns även vår särskilda säkerhetsmall →
Arbetstagarens version dokumenteras
Arbetstagaren får ett eget avsnitt för sin förklaring. Det kan exempelvis visa sig att policyn varit otydlig, att en äldre version använts, att utbildning saknats eller att det funnits praktiska hinder för att följa regeln.
Konkreta rättelsekrav och uppföljning
I stället för att bara skriva att arbetstagaren ska “följa företagets policy” hjälper mallen arbetsgivaren att formulera exakt vad som ska upphöra, vad som ska göras i stället, vilket stöd eller vilken utbildning som ska ges och när situationen ska följas upp.
Om överträdelsen upprepas
En policyöverträdelse kan i vissa fall få arbetsrättsliga konsekvenser, men bedömningen beror på bland annat regelns tydlighet, hur den kommunicerats, överträdelsens allvar, arbetstagarens förklaring och tidigare åtgärder. Om uppsägning senare övervägs måste den bedömas separat enligt LAS och eventuellt kollektivavtal.
Kvittens utan erkännande
Arbetstagarens underskrift bekräftar endast att dokumentet har tagits emot. Den innebär inte att arbetstagaren accepterar arbetsgivarens beskrivning eller juridiska bedömning. Om underskrift avböjs finns särskilt utrymme för att dokumentera överlämnandet.
Svenska + engelska i samma paket
Den engelska versionen är en språkversion under svensk rätt. Den passar svenska verksamheter med internationella chefer, HR-funktioner eller engelskspråkiga arbetstagare och är inte avsedd som ett utländskt arbetsrättsligt dokument.
Detaljerad användarguide medföljer
Guiden går steg för steg igenom policykontroll, MBL-frågan, kommunikation av regler, faktadokumentation, skyddade rättigheter, arbetsmiljö, arbetstagarens version, rättelsekrav, uppföljning samt hur en eventuell senare uppsägning ska hållas juridiskt åtskild från själva erinran.
Filformat och leverans
Format: DOCX, PDF och ZIP.
Språk: svenska och engelska.
Antal filer: 8.
Leverans: digital nedladdning. Ingen fysisk produkt skickas.
Vanliga frågor
Räcker det att en policy finns på intranätet?
Inte alltid. Det är relevant om regeln varit tydlig, aktuell, legitim och rimligen känd för arbetstagaren. Hur policyn kommunicerats bör därför dokumenteras.
Kan en policy strida mot kollektivavtal?
En intern policy kan inte användas för att sätta ett kollektivavtal eller tvingande lagregler ur spel.
Kan mallen användas vid visselblåsning?
Den får inte användas som repressalie mot skyddad rapportering. Kontrollera alltid om den påstådda policyöverträdelsen har samband med visselblåsning eller annan skyddad aktivitet.
Är dokumentet ett uppsägningsbesked?
Nej. Uppsägning och avskedande omfattas av separata regler och måste bedömas självständigt.
Mallpaketet är ett generellt dokumentationsstöd och ersätter inte individuell juridisk rådgivning i ett konkret arbetsrättsligt ärende.
