Skriftlig erinran – säkerhetsöverträdelser Word/PDF + English + guide

Skriftlig erinran vid säkerhetsöverträdelser – ett komplett mallpaket för svenska arbetsgivare som behöver dokumentera en konkret avvikelse från säkerhetsregler, skyddsinstruktioner eller säkra arbetsmetoder. Paketet innehåller svensk och engelsk Word/PDF-mall samt detaljerade användarguider.

Detta ingår i paketet

Svensk erinran – Word	Redigerbar mall särskilt anpassad för säkerhetsöverträdelser.
Svensk erinran – PDF	Utskriftsvänlig version.
Written notice – English	Engelsk språkversion i Word + PDF under svensk rätt.
Svensk användarguide	Steg-för-steg-guide i Word + PDF.
English user guide	Engelsk vägledning i Word + PDF.

När passar mallen?

Mallen kan användas när en arbetstagare har avvikit från en känd och legitim säkerhetsregel eller arbetsinstruktion och arbetsgivaren behöver dokumentera händelsen samt tydliggöra rättelsekrav.

• underlåtenhet att använda föreskriven personlig skyddsutrustning,
• kringgående av skydd, spärrar eller säkerhetsfunktioner,
• användning av maskin, verktyg eller arbetsutrustning i strid med instruktion,
• medveten avvikelse från fastställd säker arbetsmetod,
• andra dokumenterade överträdelser som skapar risk för ohälsa eller olycksfall.

Arbetstagarens skyldigheter

Arbetsmiljölagen anger att arbetstagaren ska medverka i arbetsmiljöarbetet, följa givna föreskrifter, använda skyddsanordningar och iaktta den försiktighet som behövs för att förebygga ohälsa och olycksfall. Samtidigt måste arbetsgivaren kunna visa att relevanta säkerhetsregler varit tydliga, tillgängliga och möjliga att följa.

Arbetsgivarens ansvar kontrolleras separat

Arbetsgivaren ska se till att arbetstagarna har tillräckliga kunskaper om arbetet och dess risker. Vid allvarliga risker ska det finnas skriftliga instruktioner för säkert arbete. Mallen har därför särskilda fält för att dokumentera:

• vilken säkerhetsregel eller instruktion som berörs,
• när och hur den kommunicerades,
• om arbetstagaren fått introduktion eller utbildning,
• om förståelsen har kontrollerats,
• om rätt skyddsutrustning och säkra hjälpmedel funnits tillgängliga.

Direkt säkerhetsbedömning efter händelsen

Mallen innehåller en checklista för om arbetet behövt stoppas eller säkras, om utrustning behövt spärras, om skyddsombud eller annan arbetsmiljöfunktion informerats, om myndighetsanmälan behöver bedömas samt om en separat händelseutredning och riskbedömning har startats.

Bakomliggande orsaker – inte bara skuldfrågan

Arbetsmiljöverkets regler om systematiskt arbetsmiljöarbete kräver att arbetsgivaren undersöker orsakerna till arbetsrelaterade olycksfall och allvarliga tillbud. Utredningen ska användas för att förebygga nya händelser. Därför innehåller mallen kontrollfrågor om exempelvis:

• otydliga eller inaktuella instruktioner,
• bristande utbildning eller introduktion,
• tekniska fel eller otillräckliga skydd,
• tidspress, bemanning eller organisatoriska orsaker,
• behov av ändrad riskbedömning eller arbetsmetod.

Personlig skyddsutrustning

Om händelsen gäller personlig skyddsutrustning behöver arbetsgivaren även kontrollera att rätt utrustning har valts, tillhandahållits, underhållits och att arbetstagaren fått instruktion om användningen. Skyddsutrustning får inte användas som ersättning för åtgärder som kan eliminera eller minska risken vid källan.

Arbetstagarens version dokumenteras

Arbetstagaren får ett eget avsnitt för sin förklaring. Där kan det exempelvis framgå om instruktioner varit otydliga, om utrustning inte fungerat eller om tidspress, bemanning eller andra arbetsmiljöfaktorer påverkat situationen.

Rättelsekrav och säkerhetsåtgärder

Mallen skiljer mellan vad arbetstagaren ska göra och vad arbetsgivaren behöver åtgärda. Det går att dokumentera obligatorisk användning av skyddsutrustning, säker arbetsmetod, repetitionsutbildning, handledning samt tekniska eller organisatoriska förbättringar.

Om överträdelsen upprepas

Upprepade eller allvarliga brott mot legitima säkerhetsregler kan i vissa fall få arbetsrättsliga konsekvenser. Arbetsdomstolen har i misskötsamhetsfall lagt vikt vid att arbetstagaren tydligt förstått vad som krävs och, när situationen inte varit så allvarlig att det varit obehövligt, fått möjlighet att rätta sig. En eventuell senare uppsägning eller ett avskedande måste alltid bedömas separat enligt LAS, kollektivavtal och omständigheterna i det enskilda fallet.

Kvittens utan erkännande

Arbetstagarens underskrift i dokumentet bekräftar endast mottagandet. Den innebär inte att arbetstagaren godkänner arbetsgivarens beskrivning eller bedömning. Om underskrift avböjs finns särskilt utrymme för att dokumentera hur och när handlingen överlämnades.

Svenska + engelska i samma paket

Den engelska versionen är en språkversion under svensk rätt och är avsedd för svenska arbetsplatser med internationella chefer, HR-funktioner eller engelskspråkiga arbetstagare. Den är inte utformad för brittisk, amerikansk eller annan utländsk arbetsrätt.

Detaljerad användarguide medföljer

Guiden förklarar arbetstagarens och arbetsgivarens skyldigheter, hur händelsen ska dokumenteras, vad som ska hanteras i separat arbetsmiljöutredning, myndighetsanmälan vid allvarliga händelser, personlig skyddsutrustning, rättelsekrav, uppföljning och hur eventuella framtida arbetsrättsliga åtgärder bör skiljas från själva erinran.

Filformat och leverans

Format: DOCX, PDF och ZIP.
Språk: svenska och engelska.
Antal filer: 8.
Leverans: digital nedladdning. Ingen fysisk produkt skickas.

Vanliga frågor

Räcker det att ge en erinran efter ett allvarligt tillbud?

Nej. Arbetsgivaren måste också utreda orsakerna, bedöma riskerna och genomföra de arbetsmiljöåtgärder som behövs.

Kan mallen användas om en anställd inte använder skyddsutrustning?

Ja, om arbetsgivaren samtidigt kontrollerar att rätt utrustning funnits tillgänglig, att kravet varit tydligt och att arbetstagaren fått den information och instruktion som behövs.

Måste arbetstagaren skriva under?

Nej. Arbetsgivaren kan dokumentera överlämnandet även om arbetstagaren avstår från underskrift.

Är dokumentet ett uppsägningsbesked?

Nej. En eventuell uppsägning eller ett avskedande omfattas av separata lagkrav och måste prövas självständigt.

Mallpaketet är ett generellt dokumentationsstöd och ersätter inte arbetsgivarens systematiska arbetsmiljöarbete, en obligatorisk myndighetsanmälan eller individuell juridisk rådgivning.