Vad ska en Erinran innehålla?

Inledning

En erinran är ett formellt dokument som används av arbetsgivare för att påpeka och dokumentera en arbetstagares felaktiga beteende eller underprestation på arbetsplatsen. Det är en viktig del av arbetsgivarens verktygslåda för att hantera problem på arbetsplatsen på ett strukturerat och rättssäkert sätt. I denna artikel kommer vi att gå igenom vad en erinran bör innehålla, varför den är viktig och hur man utformar den för att den ska vara så effektiv som möjligt.

Vad är en erinran?

En erinran är ett skriftligt meddelande som arbetsgivaren utfärdar till en arbetstagare när denne anses ha brutit mot företagets regler, policys eller har presterat under förväntan. Syftet med en erinran är att ge arbetstagaren en möjlighet att förbättra sig innan mer drastiska åtgärder, såsom uppsägning, övervägs.

Det är viktigt att erinran inte blandas ihop med en varning, även om dessa två begrepp ofta används synonymt i vardagligt tal. En erinran är ett första steg i en process där arbetsgivaren påtalar ett problem, medan en varning ofta är ett mer allvarligt steg som kan föregå en uppsägning.

När bör en erinran utfärdas?

En erinran bör utfärdas när arbetsgivaren observerar ett mönster av oacceptabelt beteende eller underprestation som inte åtgärdas trots tidigare påpekanden. Vanliga skäl till att utfärda en erinran kan inkludera:

• Upprepade sena ankomster eller frånvaro utan giltig anledning.
• Misskötsel av arbetsuppgifter eller låg arbetsmoral.
• Brott mot företagets policy eller riktlinjer.
• Oacceptabelt uppträdande gentemot kollegor eller kunder.

Det är viktigt att erinran utfärdas så snart som möjligt efter att problemet har upptäckts för att säkerställa att den är relevant och att arbetstagaren får en chans att rätta till sitt beteende.

Vad ska en erinran innehålla?

En välskriven erinran bör innehålla följande element:

1. Inledning:

   Här ska arbetsgivaren tydligt ange syftet med erinran och att det rör sig om ett formellt meddelande. Datumet för när erinran utfärdas bör också inkluderas.

2. Beskrivning av problemet:

   En noggrann beskrivning av det beteende eller den prestation som inte lever upp till arbetsgivarens förväntningar. Specificera datum och tidpunkter för när de aktuella händelserna inträffade. Om det finns vittnen eller annan dokumentation som stödjer arbetsgivarens påstående, bör detta också nämnas.

3. Konsekvenser av beteendet:

   Beskriv vilka konsekvenser det aktuella beteendet eller prestationen har haft på arbetsplatsen, kollegor eller företagets verksamhet. Förklara varför detta beteende inte är acceptabelt och hur det strider mot företagets policy eller riktlinjer.

4. Förväntningar och krav:

   Klargör vilka förändringar arbetsgivaren förväntar sig av arbetstagaren. Ange en tidsram inom vilken förbättringar måste ske. Informera om att ytterligare åtgärder, såsom varning eller uppsägning, kan vidtas om beteendet inte förbättras.

5. Möjlighet till förklaring:

   Ge arbetstagaren en möjlighet att ge sin version av händelserna och förklara sitt beteende. Uppmana arbetstagaren att komma med eventuella förslag på hur situationen kan förbättras.

6. Avslutning och underskrift:

   Avsluta erinran med en tydlig uppmaning om att arbetstagaren ska ta till sig informationen och förbättra sitt beteende. Erinran bör signeras av både arbetsgivaren och arbetstagaren. Det är viktigt att arbetstagaren får en kopia av dokumentet och att originalet arkiveras.

Hur formulerar man en erinran?

Formuleringen av en erinran bör vara saklig, tydlig och fri från känslomässiga uttryck. Språket bör vara professionellt och respektfullt, även om erinran i sig handlar om ett allvarligt problem.

Exempel på formulering:

"Den 15 augusti 2024 noterades det att du återigen anlände för sent till arbetet utan att meddela din frånvaro i förväg. Detta är tredje gången inom två veckor som detta sker, och det påverkar vårt teams arbete negativt. Vi förväntar oss att du framöver anländer i tid och meddelar eventuell frånvaro i förväg enligt företagets policy. Om denna situation inte förbättras inom den närmaste månaden, kommer vi behöva överväga vidare åtgärder."

Varför är det viktigt att utfärda en erinran?

Att utfärda en erinran har flera viktiga funktioner:

• Dokumentation:

  Erinran fungerar som ett bevis på att arbetsgivaren har informerat arbetstagaren om problemet och gett denne möjlighet att förbättra sig. Detta är viktigt om situationen skulle eskalera och leda till en juridisk tvist.

• Tydlighet:

  En erinran klargör för arbetstagaren exakt vad som är fel och vilka förväntningar som finns på förbättringar. Detta minimerar risken för missförstånd och skapar en struktur för hur situationen ska hanteras.

• Förebyggande:

  Genom att utfärda en erinran i ett tidigt skede kan arbetsgivaren ofta förhindra att ett mindre problem växer till något större och mer allvarligt. Det ger arbetstagaren en chans att rätta till sitt beteende innan ytterligare åtgärder behövs.

Vad händer om arbetstagaren inte förbättras?

Om arbetstagaren inte visar någon förbättring efter att ha mottagit en erinran kan arbetsgivaren behöva överväga ytterligare åtgärder. Detta kan inkludera utfärdandet av en formell varning, omplacering eller i vissa fall uppsägning. Det är viktigt att arbetsgivaren agerar i enlighet med gällande arbetsrättsliga regler och att alla åtgärder som vidtas är väl dokumenterade.

Vanliga misstag vid utfärdande av erinran

När man utfärdar en erinran är det viktigt att undvika vissa vanliga misstag:

• Otydlighet:

  Om erinran inte klart specificerar vad problemet är och vilka förväntningar som finns på arbetstagaren kan det leda till förvirring och missförstånd.

• Fördröjning:

  Att vänta för länge med att utfärda en erinran kan göra den mindre effektiv och kan signalera att arbetsgivaren inte tar problemet på allvar.

• Brist på dokumentation:

  Om erinran inte är väl dokumenterad kan det vara svårt att använda den som bevis om situationen eskalerar till en juridisk tvist.

• Fokusering på person istället för beteende:

  Det är viktigt att erinran fokuserar på det oönskade beteendet och inte på arbetstagaren som person. Detta minskar risken för att arbetstagaren känner sig personligt angripen och försvarar sig istället för att arbeta på förbättringar.

Sammanfattning

En erinran är ett viktigt verktyg för arbetsgivare när det gäller att hantera problematiska beteenden eller underprestationer på arbetsplatsen. För att en erinran ska vara effektiv bör den vara tydlig, saklig och välstrukturerad. Den ska ge arbetstagaren en klar bild av vad som förväntas och vad som kan hända om förbättringar inte sker. Genom att följa de riktlinjer som presenterats i denna artikel kan arbetsgivare säkerställa att deras erinran är rättssäker och effektiv i att skapa en bättre arbetsmiljö.