Fakturera som privatperson – vad ska en faktura innehålla?
Guide för privatpersoner som behöver dokumentera en ersättning: när en fakturamall kan användas, skatt och moms, vilka uppgifter som bör finnas med och när egenanställning eller företag är mer relevant.
En privatperson kan behöva skapa ett betalningsunderlag eller en fakturaliknande handling, men det betyder inte att alla uppdrag kan hanteras som ”privat fakturering” utan skatte- och avgiftsfrågor. Bedöm först vilken typ av inkomst det är och vem som juridiskt säljer tjänsten eller varan.
När kan en privat fakturamall vara praktisk?
En mall kan vara användbar för att dokumentera en enstaka privat försäljning, kostnadsersättning eller annan situation där parterna behöver ett tydligt betalningsunderlag. Om du regelbundet utför tjänsteuppdrag åt kunder behöver du däremot bedöma om inkomsten är tjänst, hobby eller näringsverksamhet.
Uppdrag är inte automatiskt hobby
Skatteverket skiljer mellan hobby och uppdrag. Kortare gigs och arbete åt kunder är inte automatiskt hobby bara för att de utförs vid sidan av en anställning. Hobby kännetecknas av självständighet och normalt av att vinstsyfte saknas. Uppdrag åt andra kan i stället beskattas som tjänst.
Egenanställning – vem fakturerar?
Vid egenanställning är det egenanställningsföretaget som har F-skatt och juridiskt fakturerar uppdragsgivaren. Skatteverket är tydligt med att du först ska ansluta dig till egenanställningsföretaget och låta det vara avtalspart för uppdraget. Du kan inte först avtala personligen och därefter i efterhand låta ett egenanställningsföretag fakturera som om det varit avtalspart från början.
Vad bör betalningsunderlaget innehålla?
- datum och ett tydligt referens- eller fakturanummer,
- säljarens och köparens namn och kontaktuppgifter,
- vad betalningen avser,
- belopp och eventuell specifikation,
- betalningsdag och betalningsuppgifter,
- information om moms endast när moms faktiskt ska hanteras enligt reglerna.
Moms – lägg inte på den slentrianmässigt
Momsreglerna gäller beskattningsbara personer och ekonomisk verksamhet enligt mervärdesskattelagen. En privatperson ska alltså inte bara lägga på 25 procent moms på ett privat betalningskrav. Om verksamheten är momspliktig och säljaren ska vara momsregistrerad behöver faktureringen följa mervärdesskattelagens krav.
Faktura till företag
Om mottagaren är ett företag kan det också behöva underlag för bokföring och för att hantera skatteavdrag eller arbetsgivaravgifter korrekt. Därför bör man inte utgå från att en hemmagjord faktura löser skattehanteringen. Kontrollera upplägget innan arbetet utförs.
Om mottagaren bestrider fakturan
En faktura skapar inte i sig betalningsskyldighet om något avtal eller annan betalningsgrund saknas. Läs guiden om bestridande av faktura för hur en tvist hanteras.
Faktura och betalningsunderlag för privatperson
Mallbutikens redigerbara mallpaket för privata betalningsunderlag innehåller Word/PDF på svenska och engelska med användarguider. Pris: 29 kr enligt den aktuella produktsidan. En mall ändrar inte skyldigheter kring skatt, moms eller arbetsgivaravgifter.
Se fakturamallenDokumentmallar i artikeln
Fördjupa dig i ämnet
Bestrida faktura – guider, regler & mallarBestrida faktura – så gör du steg för steg
Steg-för-steg-guide för att bestrida en felaktig faktura: vad bestridandet bör innehålla, hur du dokumenterar, hanterar inkasso och går vidare om t...
