Kommunikation före varningen
Dela
Undvik Missförstånd: Bekräftelse på Samtal
Innehållsförteckning
- Inledande Samtal
- Skapa Tydlighet
- Dokumentation av Samtalet
- Medarbetarens Bekräftelse
- Ge Stöd
- Kontinuerlig Uppföljning
- Slutsats
Inledande Samtal
Börja med ett konstruktivt och öppet samtal med den anställde om vad som har observerats. Detta samtal bör vara så specifikt som möjligt för att undvika oklarheter och spekulationer. Diskutera vilka förväntningar som finns, vad som uppfattas som olämpligt beteende, och vilka konsekvenser detta kan leda till om inte förbättringar görs.
Skapa Tydlighet
Se till att den anställde förstår problematiken och vilka förbättringar som förväntas. Det är också viktigt att tydligt kommunicera möjliga påföljder om beteendet kvarstår. Denna kommunikation ger den anställde en chans att åtgärda sitt beteende innan en formell skriftlig varning blir aktuell.
Dokumentation av Samtalet
Efter samtalet bör chefen dokumentera vad som diskuterades. Denna notering ska vara objektiv och korrekt återge samtalets innehåll. En skriftlig "bekräftelse på samtal" hjälper till att minimera missförstånd och fungerar som en viktig referens för framtida uppföljningar.
Medarbetarens Bekräftelse
Involvera den anställde i dokumentationen genom att låta dem skriva under eller bekräfta innehållet. Detta görs för att säkerställa att den anställde är medveten om diskussionen och förstår vad som förväntas.
Ge Stöd
För att ge den anställde bästa möjliga förutsättningar att förbättra sitt beteende, erbjud stöd i form av feedback, vägledning eller utbildning. Tydliggör att chefen är tillgänglig för frågor eller funderingar.
Kontinuerlig Uppföljning
Följ upp samtalet genom att schemalägga regelbundna avstämningar för att övervaka framstegen. Detta ger en tydlig signal om att chefen tar problemet på allvar men också är intresserad av att hjälpa den anställde att lyckas.
Slutsats
Att ta sig tid för en genomtänkt kommunikation och en "bekräftelse på samtal" kan förhindra många missförstånd och främja en positiv arbetsplatskultur där alla känner sig hörda. En tydlig kommunikationsprocess leder ofta till förbättringar innan en formell varning behöver utfärdas.
