Skriftlig varning till anställd – steg för steg för arbetsgivare

Av Mallbutiken · Sakuppgifter kontrollerade 1 oktober 2026

En användbar skriftlig varning beskriver inte bara vad arbetsgivaren är missnöjd med – den visar också vad arbetstagaren förväntas göra annorlunda och att fortsatt relevant misskötsamhet kan få arbetsrättsliga följder.

1. Kontrollera vad dokumentet ska vara. Tillsägelse/LAS-varning eller en disciplinpåföljd med särskilt rättsligt stöd?
2. Utred händelsen. Samla objektiva uppgifter och hör arbetstagaren.
3. Kontrollera kollektivavtal. Det kan finnas regler om process och påföljder.
4. Bedöm om sjukdom eller arbetsmiljöfråga finns. Då kan rehabilitering, anpassning eller annan utredning behövas.
5. Beskriv misskötsamheten. Ange konkreta händelser och vilken skyldighet som inte följts.
6. Beskriv förbättringen. Skriv vad arbetstagaren ska göra framåt och när uppföljning sker.
7. Beskriv konsekvensen proportionerligt. Om dokumentet ska fungera som LAS-varning bör risken för anställningen framgå, men skriv inte att en framtida uppsägning är automatisk.
8. Överlämna och dokumentera. Ge arbetstagaren möjlighet att läsa och lämna synpunkter. Underskrift kan användas som kvittens men är inte ett generellt giltighetskrav.
9. Följ upp. Dokumentera om beteendet förbättras eller fortsätter.

Om arbetstagaren inte vill kvittera mottagandet behöver arbetsgivaren ändå dokumentera hur skrivelsen överlämnades. Läs mer om vad som gäller när en anställd vägrar skriva under en varning.

Exempel på innehåll

En tydlig skrivelse kan struktureras i fem delar: bakgrund, konstaterad händelse, vilken skyldighet som gäller, vilken förändring som krävs och vilka konsekvenser fortsatt misskötsamhet kan få. Undvik överdriven juridisk terminologi om den inte behövs.

Särskilt om påstådd arbetsvägran: När en situation gäller en vägran att utföra en viss arbetsuppgift bör arbetsgivaren först dokumentera vad ordern avsåg, om den låg inom arbetsskyldigheten och vilka invändningar eller arbetsmiljörisker som framförts. Vårt mallpaket för arbetsvägran, arbetsorder, saklig HR-utredning och uppföljning (Word/PDF/Excel) innehåller underlag för den kontrollen. En sådan utredning är inte en automatisk grund för disciplinpåföljd eller uppsägning. Kontrollera även eventuella skyldigheter enligt arbetsmiljölagstiftning och kollektivavtal.

Tvåmånadersregeln i LAS

Vid uppsägning av personliga skäl får arbetsgivaren som huvudregel inte grunda uppsägningen enbart på omständigheter som arbetsgivaren känt till mer än två månader före underrättelsen enligt 30 § LAS, med vissa undantag. Det är inte samma sak som att varje varning ”gäller i två månader”.

Om uppsägning övervägs

Kontrollera 7 § LAS om sakliga skäl och omplacering samt 30 § om underrättelse och varsel till facklig organisation när arbetstagaren är organiserad. En gammal varningsmall ersätter inte den processen.

Om du främst behöver en generell tillsägelse kan du jämföra med vår mall för skriftlig erinran. Läs också skillnaden mellan skriftlig varning, erinran och disciplinpåföljd innan du väljer dokument.