Steg för steg: Hur upprättar man en skriftlig varning?
Dela
Hur du Utfärdar en Skriftlig Varning på Arbetsplatsen
Innehållsförteckning
- Identifiera Orsaken
- Samla Bevis och Dokumentation
- Förbered Varningsbrevet
- Kommunicera med den Anställde
- Leverera och Få Bekräftelse
- Följ upp och Stöd
- Slutsats
Identifiera Orsaken
Innan du utfärdar en skriftlig varning, säkerställ att du har en tydlig och saklig anledning. Vanliga skäl inkluderar:
- Regelbunden frånvaro eller sen ankomst.
- Misskötsel av arbetsuppgifter eller bristande prestationer.
- Olämpligt beteende på arbetsplatsen.
- Brott mot företagets policies eller riktlinjer.
Dokumentera de incidenter eller beteenden som motiverar varningen, samt eventuella tidigare muntliga varningar eller försök att rätta till problemet.
Samla Bevis och Dokumentation
Säkerställ att du har konkret och noggrann dokumentation av de händelser eller beteenden som lett fram till varningen. Detta kan inkludera:
- Rapporter från överordnade.
- Tidsloggar eller uppföljningsrapporter.
- Eventuella klagomål från kunder eller kollegor.
- Fotografier eller videoinspelningar (om tillämpligt).
Förbered Varningsbrevet
Ett varningsbrev ska vara tydligt och sakligt. Följande element bör finnas med:
- Datum för utfärdandet.
- Den anställdes namn och position.
- Beskrivning av incidenten eller beteendet som leder till varningen.
- Eventuell tidigare historik eller varningar.
- Företagets förväntningar och de åtgärder som krävs för att rätta till situationen.
- Konsekvenser om förbättring inte sker.
- Uppmaning till att kontakta en viss person (t.ex. HR eller närmaste chef) för stöd eller frågor.
- Signatur från både arbetsgivare och arbetstagare för att bekräfta mottagandet.
Kommunicera med den Anställde
När varningsbrevet är förberett, boka ett möte med den anställde för att diskutera problemet. Förklara anledningen till varningen, och gå igenom detaljerna i brevet. Ge möjlighet för den anställde att uttrycka sin syn på saken.
Leverera och Få Bekräftelse
Överlämna brevet till den anställde vid mötet, och försäkra dig om att personen förstår innehållet. Be den anställde att skriva under ett kvitto för att bekräfta mottagandet av varningen. Om den anställde vägrar att skriva under, gör en notering om detta och låt en tredje part bevittna överlämnandet.
Följ upp och Stöd
Efter att en skriftlig varning utfärdats, är det viktigt att följa upp och erbjuda stöd. Schemalägg regelbundna möten för att övervaka framsteg och tillhandahålla resurser eller vägledning som kan hjälpa den anställde att förbättra sin prestation eller beteende. Dokumentera alla uppföljningsmöten och framsteg för framtida referens.
Slutsats
Att utfärda en skriftlig varning är ett formellt steg som kräver noggrannhet och respekt för arbetsplatsens riktlinjer. Genom att följa denna steg-för-steg-guide kan arbetsgivare säkerställa att processen är transparent och rättvis, samtidigt som man ger den anställde möjlighet att göra nödvändiga förändringar för att uppfylla förväntningarna.
