Kontrollbalansräkning – underlag, noter och bilagor
En kontrollbalansräkning behöver vara spårbar och väl underbyggd, men det är viktigt att skilja mellan vad lagen kräver i själva KBR:n och vilka arbetsunderlag som är praktiskt lämpliga att spara. Alla fakturor, bankutdrag och avtal behöver inte automatiskt bli formella bilagor till dokumentet.
Vad bör själva kontrollbalansräkningen visa?
Kontrollbalansräkningen ska ge en tydlig bild av tillgångar, skulder, avsättningar och eget kapital enligt reglerna för KBR. Om bolaget utnyttjar de särskilda justeringsmöjligheterna i 25 kap. 14 § aktiebolagslagen ska dessa justeringar redovisas särskilt.
Det bör därför gå att förstå:
- vilket datum KBR:n avser,
- vilka redovisade värden som är utgångspunkt,
- vilka poster som justerats,
- med vilket belopp de justerats,
- vilken effekt justeringarna har på eget kapital,
- vilket registrerat aktiekapital jämförelsen görs mot.
Kontrollbalansräkningen ska undertecknas av styrelsen. Den bör alltså inte reduceras till ett löst kalkylblad utan tydlig koppling till styrelsens ansvar.
Vilka arbetsunderlag bör finnas?
Vilka underlag som behövs beror på vilka poster bolaget har och vilka bedömningar som gjorts. Ett välordnat KBR-underlag kan exempelvis innehålla:
- aktuell huvudbok och saldobalans,
- kund- och leverantörsreskontra,
- bank- och låneunderlag,
- lagerinventering och inkuransbedömning,
- anläggningsregister,
- värderingsutlåtanden för poster som justerats,
- underlag för osäkra fordringar och avsättningar,
- beräkning av uppskjuten skatt på obeskattade reserver,
- relevanta avtal eller beslut som påverkar värderingen.
Gör varje KBR-justering spårbar
En bra metod är att ge varje justering en referens, exempelvis J1, J2 och J3, och koppla den till ett specifikt underlag. På så sätt kan styrelsen, revisorn och vid behov en senare granskare följa vägen från ordinarie bokfört värde till KBR-värdet.
| Ref. | Post | Ordinarie värde | Justering | KBR-värde | Underlag |
|---|---|---|---|---|---|
| J1 | Exempelpost | 100 000 | +20 000 | 120 000 | Värdering daterad … |
Se även Värdering av tillgångar och skulder i en kontrollbalansräkning.
Dokumentera styrelsens och stämmans åtgärder
Utöver själva KBR:n bör bolaget dokumentera de bolagsrättsliga åtgärderna. När styrelsen bedömer att KBR-skyldigheten har uppstått bör det finnas spårbar dokumentation av hur frågan har hanterats. Om KBR:n visar kapitalbrist under hälftengränsen blir kallelse och protokoll från första kontrollstämman centrala. Om en andra kontrollstämma krävs ska även den nya KBR:n och stämmohandlingarna hållas ordnade.
Detta är särskilt viktigt eftersom tidpunkterna kan få betydelse för frågan om personligt betalningsansvar.
Hur länge och hur bör materialet sparas?
Underlag som är räkenskapsinformation omfattas av bokföringslagens arkiveringsregler. Annat bolagsrättsligt material kan omfattas av andra bevarandeintressen. Ett praktiskt råd är att inte rensa bort underlag som behövs för att i efterhand visa hur styrelsen resonerat, vilka värden som använts och när åtgärder vidtagits.
För företag med komplexa värderingar eller pågående kapitalbrist kan det vara klokt att ta hjälp av redovisningskonsult, revisor eller jurist.
Vanliga dokumentationsfel
- Att bara spara slutbeloppen utan beräkningsunderlag.
- Att sakna förklaring till övervärden.
- Att inte särredovisa justeringarna enligt 25 kap. 14 § ABL.
- Att blanda årsredovisningens noter med KBR-underlag och därför tro att samma formkrav alltid gäller.
- Att sakna daterade styrelse- eller stämmohandlingar.
- Att låta ett kalkylblad ersätta själva styrelsens undertecknade KBR.
För hela tidslinjen, läs Hur går en kontrollbalansräkning till?.
Kontrollbalansräkning Mall – Utan Revisor (Excel) kostar 49 kr och ger ett kalkylunderlag för privata aktiebolag utan vald revisor. Mallen ersätter inte styrelsens bedömning av posterna.
Vilka handlingar behövs när bolaget har revisor?
Styrelsen bör kunna visa beräkningsunderlag, separat redovisade värderingsjusteringar, relevanta bilagor och en undertecknad kontrollbalansräkning. Har bolaget en vald revisor behöver kontrollbalansräkningen dessutom granskas av revisorn. Revisorns eget yttrande kan inte ersättas av en färdig mall.
Med vald revisor: använd KBR-mallen med revisorsunderlag i Excel som arbetsunderlag för styrelsens dokumentation och revisorns oberoende arbete. Utan vald revisor: använd KBR-mallen utan revisor. Rätt dokumentation och granskning beror på bolagets faktiska situation.
Källor
Dokumentmallar i artikeln
Fördjupa dig i ämnet
Kontrollbalansräkning – guider & vägledningKontrollbalansräkning – värdering av tillgångar och skulder
Så värderas tillgångar, skulder, fordringar och obeskattade reserver i en kontrollbalansräkning enligt 25 kap. 14 § ABL och god redovisningssed.
Kontrollbalansräkning – guider & vägledningHur går en kontrollbalansräkning till? Steg för steg
Steg-för-steg-guide till kontrollbalansräkning: från kapitalbrist och KBR till första kontrollstämma, åttamånadersfrist, andra kontrollstämma och e...
