Hur går en kontrollbalansräkning till?

En kontrollbalansräkning (KBR) är en kritisk åtgärd som ett aktiebolag i Sverige måste genomföra när det finns misstanke om att bolagets egna kapital har minskat till mindre än hälften av det registrerade aktiekapitalet. Detta kan inträffa på grund av förluster eller nedskrivningar av tillgångar. Syftet med KBR är att skydda bolagets styrelse från personligt betalningsansvar och att säkerställa att bolaget har tillräckliga medel för att fortsätta sin verksamhet eller fatta beslut om likvidation om kapitalbristen är allvarlig.

Innehållsförteckning

• När och varför upprättas en kontrollbalansräkning?
• Insamling av dokumentation
• Upprättande av kontrollbalansräkningen
• Beslut på bolagsstämman
• Andra kontrollbalansräkningen och åttamånadersfristen
• Värdering och revidering av tillgångar
• Personligt ansvar och likvidation
• Sammanfattning

När och varför upprättas en kontrollbalansräkning?

En KBR ska upprättas så snart styrelsen misstänker att bolagets egna kapital har förbrukats till mer än hälften av det registrerade aktiekapitalet. Detta kan identifieras genom regelbundna finansiella rapporter eller bokslut. Att inte upprätta en KBR i tid kan leda till att styrelsemedlemmarna blir personligt ansvariga för bolagets skulder och andra åtaganden.

Insamling av dokumentation

För att påbörja processen måste bolaget samla in alla relevanta dokument, inklusive senaste månadsrapport, balansräkningar, och uppgifter om eventuella dolda tillgångar. Det är också viktigt att granska kundfordringar och leverantörsskulder samt bedöma om några tillgångar kan omvärderas till ett högre värde än vad som är bokfört. Exempelvis kan fastigheter eller finansiella tillgångar ha ett högre marknadsvärde än bokfört värde, vilket kan räknas in i KBR.

Upprättande av kontrollbalansräkningen

När alla nödvändiga dokument och data har samlats in, kan kontrollbalansräkningen upprättas. Denna måste justera för eventuella övervärden och dolda tillgångar. KBR värderar bolagets tillgångar som om verksamheten skulle fortsätta, men med ett fokus på att identifiera om det finns tillräckligt kapital för att upprätthålla verksamheten. Revisorer bör granska KBR om bolaget har en sådan, men i vissa fall kan även en intern granskning ske innan en bolagsstämma hålls.

Beslut på bolagsstämman

När kontrollbalansräkningen är upprättad och granskad måste bolaget hålla en bolagsstämma. Under denna stämma fattas beslut om bolaget ska fortsätta verksamheten eller träda i likvidation. Om beslutet blir att fortsätta verksamheten, har bolaget åtta månader på sig att återställa det egna kapitalet till minst det registrerade aktiekapitalet. Om detta inte sker, måste bolaget likvideras.

Andra kontrollbalansräkningen och åttamånadersfristen

Om bolaget fortsätter verksamheten, måste en andra kontrollbalansräkning upprättas senast åtta månader efter den första. Om denna andra KBR fortfarande visar att kapitalet är förbrukat, måste bolaget likvideras, annars riskerar styrelsen och andra ansvariga att bli personligt betalningsansvariga. Den andra KBR kan ibland sammanfalla med det ordinarie årsbokslutet, men måste ändå redovisas tydligt och granskas noggrant.

Värdering och revidering av tillgångar

En KBR skiljer sig från en vanlig balansräkning genom att den tillåter annorlunda värdering av tillgångar, där exempelvis marknadsvärden på fastigheter och finansiella tillgångar kan justeras upp. Detta innebär att vissa tillgångar kan ha ett högre värde än vad som anges i den löpande redovisningen, vilket kan bidra till att återställa det egna kapitalet. Det är också viktigt att reservera för osäkra fordringar för att ge en korrekt bild av bolagets finansiella situation.

Personligt ansvar och likvidation

Om bolaget misslyckas med att återställa kapitalet inom den givna tidsramen, måste styrelsen ansöka om likvidation. Underlåtenhet att göra detta leder till att styrelsen blir personligt ansvarig för bolagets skulder. Detta personliga ansvar är retroaktivt och omfattar alla skulder som uppkommit efter att det konstaterats att kapitalet har förbrukats till mer än hälften.

Sammanfattning

En kontrollbalansräkning är ett viktigt verktyg för att skydda bolagets styrelse från personligt ansvar vid misstanke om att bolagets kapital har minskat till kritiska nivåer. Processen innebär att bolaget omvärderar sina tillgångar och beslutar om framtiden vid en bolagsstämma. Om kapitalet inte återställs inom åtta månader, måste bolaget likvideras.