Val av skyddsombud & arbetsmiljöombud – Valprotokoll, underrättelse & Excel | Word/PDF

Val av skyddsombud och arbetsmiljöombud – redigerbara dokumentmallar för att dokumentera ett korrekt val, avgränsa skyddsområden, underrätta arbetsgivaren och följa mandatperioder. Paketet riktar sig till behöriga arbetstagarorganisationer, arbetstagare och verksamheter som administrerar arbetsmiljöorganisationen. Innehåller fem arbetsdokument, två guider och ett Excelregister.

Vilka dokument ingår?

Excelregister – nio flikar

Översikt, Arbetsställen, Ombud, Mandat, Skyddsområden, Underrättelser, Åtgärder, Källor och Läs mig. Översikten räknar registrerade arbetsställen och ombud, markerade aktiva mandat, underrättelser som väntar och öppna åtgärder. Mandatfliken varnar för saknade eller orimliga datum. Administrativ status innebär inte automatiskt ett giltigt val eller rättslig bedömning.

Så används mallpaketet

1. Kontrollera om ett eller flera skyddsombud ska utses och vem som har rätt att utse dem.
2. Fastställ arbetsställe, skyddsområden, arbetsskift och förutsättningar.
3. Dokumentera det faktiska valet i protokollet enligt behörig parts ordning.
4. Kontrollera mandattid och eventuella ersättare eller huvudskyddsombud.
5. Lämna skriftlig underrättelse till arbetsgivaren snarast möjligt efter valet.
6. Dokumentera kvittens, arbetsgivarens tillkännagivande och framtida ändringar i Excelregistret.

Vem väljer skyddsombud?

Enligt arbetsmiljölagen (1977:1160) 6 kap. 2 § utses skyddsombud normalt av en lokal arbetstagarorganisation som är eller brukar vara bunden av kollektivavtal med arbetsgivaren. Om sådan organisation saknas utses ombud av arbetstagarna. Arbetsgivaren utser inte skyddsombud. Vid arbetsställe med minst fem regelbundet sysselsatta ska ett eller flera skyddsombud utses; även andra arbetsställen kan omfattas om arbetsförhållandena kräver det.

Mandatperiod, huvudskyddsombud och underrättelse

Enligt arbetsmiljöförordningen (1977:1166) 6 § utses skyddsombud och ersättare normalt på tre år, men omständigheterna kan motivera undantag. Om det finns flera skyddsombud ska en av dem utses till huvudskyddsombud enligt arbetsmiljölagen 6 kap. 3 §.

Enligt arbetsmiljöförordningen 10 § ska den som har förrättat valet snarast möjligt lämna skriftliga uppgifter om namn, adress, skyddsområde och mandatperiod till arbetsgivaren. Vid ersättningsval ska den som ersätts anges. Arbetsgivaren ska göra skyddsombudens namn kända på arbetsstället. Se även Arbetsmiljöverkets vägledning.

Dataskydd och särskilda situationer

Hantera personuppgifter enligt GDPR, begränsa spridningen av adressuppgifter och använd ett rimligt gallringsupplägg. Se IMY om personuppgifter i arbetslivet. För regionala skyddsombud, fartyg, särskilda kollektivavtal eller fackliga interna valordningar behövs anpassning. Mallarna är administrativa dokumentstöd, inte en automatisk utnämningsprocess.

Vanliga frågor om skyddsombud

Måste en arbetsplats ha skyddsombud?

Arbetsställen med minst fem regelbundet sysselsatta arbetstagare ska ha ett eller flera skyddsombud. Även mindre arbetsställen kan behöva det om arbetsförhållandena kräver det.

Kan arbetsgivaren själv utse skyddsombudet?

Nej. Valet görs av behörig lokal arbetstagarorganisation eller, om sådan organisation saknas, av arbetstagarna.

Hur länge gäller uppdraget?

Vanligen tre år, om inte särskilda omständigheter enligt arbetsmiljöförordningen 6 § föranleder något annat.

Vad måste lämnas till arbetsgivaren?

Skriftlig underrättelse med bland annat ombudets namn och adress, skyddsområde och uppdragstid. Vid byte anges vilket ombud som ersätts.

Kan Excel registret ersätta valprotokoll?

Nej. Ett registerspår ersätter inte själva valet och underrättelsen från rätt part.

Ingår engelska arbetsblanketter?

Nej. De fem arbetsmallarna är på svenska; en English User Guide kompletterar dem.

Relaterade dokument och guider

Komplettera gärna med SAM Arbetsmiljöpaket, skyddsrond och arbetsmiljörond samt HR- och arbetsmiljömallar.

Version 1.0 · Källkontrollerat 23 oktober 2026 · Svensk rätt · 15 digitala kundfiler i ett ZIP-arkiv.