سجل المعالجة وفقاً للمادة 30 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) – كيفية إنشاء سجل أنشطة المعالجة (RoPA)

إجابة مختصرة: سجل أنشطة المعالجة (RoPA) هو السجل المنظم الخاص بالمؤسسة لأنشطة معالجة البيانات الشخصية. تحدد المادة 30 من اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) المعلومات التي يجب توثيقها للمتحكمين في البيانات ومعالجي البيانات. ويصبح السجل في الوقت نفسه محوراً لأعمال حماية البيانات الأخرى.

ماذا يعني مصطلح RoPA؟

يرمز RoPA إلى "سجل أنشطة المعالجة" (Record of Processing Activities). باللغة العربية، يُشار إليه غالباً بسجل أنشطة المعالجة. يجب أن تصف الوثيقة كيفية ولماذا تتم معالجة البيانات الشخصية، وأن تتيح فهماً سريعاً للمشهد الرقمي للبيانات داخل المؤسسة.

ما الذي يجب أن يتضمنه نشاط المعالجة؟

بالنسبة للمتحكم في البيانات، يجب أن تغطي الوثائق، من بين أمور أخرى، الأغراض، وفئات أصحاب البيانات والبيانات الشخصية، والمستلمين، وأي عمليات نقل إلى دول ثالثة، والمواعيد النهائية المخطط لها للمسح، ووصفاً عاماً لتدابير الأمن حيثما أمكن ذلك.

لماذا لا تكفي قائمة بأنظمة تكنولوجيا المعلومات؟

قد يحتوي النظام الواحد على عدة عمليات معالجة ذات أغراض وأسس قانونية مختلفة. علاوة على ذلك، يمكن أن تحدث نفس المعالجة في عدة أنظمة. لذلك، غالباً ما يكون من الأفضل هيكلة السجل بناءً على عمليات الأعمال أو أنشطة المعالجة الواضحة.

الاستثناء للمؤسسات التي يقل عدد موظفيها عن 250 موظفاً

هذا ليس استثناءً عاماً. لا يزال متطلب التوثيق سارياً، على سبيل المثال، عندما لا تكون المعالجة عرضية، أو قد تؤدي إلى مخاطر، أو تشمل فئات خاصة من البيانات الشخصية أو بيانات تتعلق بالإدانات الجنائية. لذلك، في الواقع، تحتاج العديد من الشركات الصغيرة إلى الاحتفاظ بسجل على الرغم من ذلك.

ربط سجل أنشطة المعالجة (RoPA) بوثائق GDPR الأخرى

• الأساس القانوني وموازنة المصالح
• اتفاقيات معالجة البيانات
• فحص وتقييم أثر حماية البيانات (DPIA)
• خطة الحذف وفترات التخزين
• عمليات النقل إلى دول ثالثة وبنود التعاقد القياسية (SCC)
• أمن المعلومات والصلاحيات
• إدارة حقوق أصحاب البيانات

طريقة عمل عملية

1. جرد العمليات والأنظمة
2. تحديد أنشطة المعالجة
3. تعيين مالكي العمليات
4. استكمال الأساس القانوني والمستلمين والتخزين
5. تحديد الأنشطة التي تتطلب تقييم أثر حماية البيانات (DPIA) أو مراجعة خاصة
6. تحديد إجراءات التحديث عند حدوث تغييرات

مشكلات الجودة الشائعة

• إدخالات واسعة جداً مثل "الموارد البشرية" أو "التسويق" دون وصف فعلي
• فقدان فترات التخزين
• بقاء موردين قدامى بعد انتهاء العقود
• عدم رسم خرائط لعمليات النقل إلى دول ثالثة
• تحديث السجل فقط قبل المراجعة

شاهد باقة RoPA الخاصة بمتجر القوالب بصيغ Word وPDF وExcel.

الأسئلة الشائعة

هل يجب إرسال سجل أنشطة المعالجة إلى هيئة حماية البيانات (IMY)؟

يجب أن يكون متاحاً لهيئة الرقابة عند الطلب. لذا من المهم أن يكون محدثاً ومفهوماً.

هل يحتاج كل نظام إلى سطر خاص به؟

ليس بالضرورة. ابدأ بأنشطة المعالجة واختر هيكلاً يوضح بوضوح الأغراض والبيانات والمسؤوليات.

من يجب أن يملك السجل؟

يمكن لوظيفة حماية البيانات تنسيق العمل، ولكن يحتاج مسؤولو الأعمال إلى المساهمة بالمعلومات الصحيحة حول العمليات التي هم مسؤولون عنها.

المقال عبارة عن معلومات عامة ولا يغني عن الاستشارة القانونية.