Leverantörsreskontra – avstämning, delbetalningar och kreditnotor
En leverantörsreskontra är en specifikation av företagets skulder till leverantörer. Den visar vilka fakturor som är obetalda, när de förfaller och vilka betalningar eller kreditnotor som hör till varje faktura. Du stämmer av den genom att jämföra öppna poster med bokföringens leverantörsskulder på samma datum och utreda skillnader.
Guiden hjälper dig som driver ett mindre företag eller sköter ekonomiadministration att gå från fakturahög till en betalningslista som går att kontrollera. Exemplen är förenklade och avser belopp inklusive moms.
Det viktigaste i korthet
- En faktura kan vara delbetald, krediterad eller tvistig utan att vara färdigbehandlad.
- Skilj på kvarvarande skuld, förfallodatum och godkännande för betalning.
- Använd samma avstämningsdatum i reskontra, huvudbok och betalningsunderlag.
- En Excelöversikt är ett uppföljningsstöd och ersätter inte företagets ordinarie bokföring.
Vad är skillnaden mellan leverantörsreskontra och kundreskontra?
| Underlag | Visar | Praktisk fråga |
|---|---|---|
| Leverantörsreskontra | Företagets skulder till leverantörer | Vilka fakturor behöver vi betala? |
| Kundreskontra | Företagets fordringar på kunder | Vilka betalningar väntar vi på? |
| Likviditetsbudget | Förväntade betalningsflöden | Räcker pengarna när fakturorna förfaller? |
Listan över leverantörsfakturor ger underlag till likviditetsbudgeten och kassaflödesprognosen. Leverantörskrediter påverkar utbetalningarna; företagets kreditpolicy för kunder påverkar inbetalningarna. De två flödena behöver hållas isär.
Vilka uppgifter behöver du registrera?
Ge varje post en identifierare som gör det möjligt att hitta tillbaka till fakturan. Använd inte enbart leverantörens namn: samma leverantör kan ha flera fakturor med identiska belopp.
| Fält | Varför det behövs |
|---|---|
| Leverantör, fakturanummer och intern referens | Identifierar posten och kopplar den till underlaget. |
| Fakturadatum, förfallodatum och valuta | Skiljer fakturans tidpunkt från betalningsvillkoren. |
| Ursprungsbelopp, betalningar och kreditnotor | Förklarar hur det kvarvarande beloppet har beräknats. |
| Atteststatus och eventuell spärr | Visar om fakturan får ingå i nästa betalningsomgång. |
| Betalningsdatum, referens och dokumentlänk | Gör betalningen möjlig att spåra. |
| Öppet belopp och ansvarig handläggare | Visar vad som återstår och vem som utreder avvikelsen. |
Så stämmer du av leverantörsreskontran steg för steg
- Bestäm brytdatum. Ta fram öppna poster och saldot för leverantörsskulder i huvudboken per samma dag. Spara uttagen så att nästa avstämning går att jämföra.
- Kontrollera fullständigheten. Finns inkomna fakturor som ännu inte registrerats? Finns samma faktura dubbelt? Avstämningen blir missvisande om listan och bokföringen omfattar olika poster.
- Koppla betalningar och krediter. Kontrollera belopp, valuta, datum och fakturareferens. En betalning som gjorts efter brytdatum ska inte minska skulden i en äldre avstämning.
- Summera öppna poster. Jämför med huvudboken. Kontrollera bland annat manuella bokningar, valutakursdifferenser och betalningar som bokförts utan att kopplas till rätt faktura.
- Dokumentera skillnader. Skriv belopp, möjlig orsak, ansvarig och nästa åtgärd. Lämna kvar en förklarad differens tills den faktiskt är löst; dölj den inte med en justerad totalsumma.
- Godkänn och följ upp. Spara avstämningen med datum och vem som har kontrollerat den. Kontrollera vid nästa tillfälle att tidigare avvikelser är åtgärdade.
Bokföringsnämndens vägledning anger att bokföringen ska stämmas av löpande enligt fasta rutiner. Hur ofta beror på det enskilda företagets förhållanden. En avstämning varje månad kan vara en praktisk intern rutin, men ska inte beskrivas som en universell lagstadgad månadsfrist. Se BFN:s vägledning om bokföring, punkt 2.15.
Exempel: delbetalning och kreditnota
Faktura A är på 12 500 kronor. Företaget har betalat 5 000 kronor och fått en kreditnota på 2 500 kronor som hör till samma faktura. Det öppna beloppet blir:
12 500 − 5 000 − 2 500 = 5 000 kronor kvar att betala.
Om kreditnotan ännu inte har kopplats till fakturan kan betalningslistan felaktigt visa 7 500 kronor. Kontrollera därför både själva kreditnotan och att den har registrerats mot rätt post.
Om 5 000 kronor i stället är tvistiga ska posten inte bara markeras som betald. Dokumentera invändningen, skilj tvistigt från ostridigt belopp och hantera bokföringen utifrån förhållandena. Vid osäkerhet behöver redovisningskonsulten bedöma hanteringen.
Gör en förfallolista som går att använda
Sortera öppna, betalningsgodkända poster efter förfallodatum. Visa gärna separata grupper för redan förfallna fakturor, kommande sju dagar och senare betalningar. Intervallen är ett planeringsförslag, inte myndighetskrav.
En faktura som är godkänd för betalning behöver fortfarande kontrolleras mot bankuppgifter och betalningsunderlag. Vid ändrat bankkonto: verifiera ändringen via en tidigare känd kontaktväg. Följ företagets attestordning för fakturor och behörigheter och håll registrering, godkännande och betalning åtskilda där organisationen tillåter det.
Checklista före nästa betalningsomgång
- Alla poster har rätt förfallodatum och valuta.
- Delbetalningar och kreditnotor är kopplade till rätt faktura.
- Dubbletter, tvister och spärrar är utredda eller tydligt markerade.
- Fakturorna är godkända enligt attestordningen.
- Betalningslistan ryms i kassaflödesplanen.
- Betalningarna dokumenteras och stäms av efter genomförandet.
Vanliga misstag
- Fakturabelopp blandas med öppet belopp. Efter en delbetalning ska nästa betalning avse det som återstår.
- Olika brytdatum används. En ny betalning kan skapa en skenbar differens mot en äldre huvudbok.
- En kreditnota registreras som en ny skuld. Kontrollera tecken och koppling till originalfakturan.
- Excel blir parallell bokföring utan kontroll. Bestäm vilket system som är huvudkälla och hur översikten stäms av.
- En tvist löses bara med betalningsspärr. Spärren ersätter inte kommunikation och dokumentation av invändningen.
Vanliga frågor om leverantörsreskontra
Kan jag sköta leverantörsreskontran i Excel?
Excel kan användas för en kompletterande fakturaöversikt, betalningsplan och avstämningskontroll. Ett vanligt ändringsbart kalkylblad ska inte användas som företagets bokföringsprogram. BFN skiljer mellan uppföljningsstöd och bokföring där registreringar måste kunna bevaras och rättas på föreskrivet sätt.
Varför stämmer inte reskontran med huvudboken?
Vanliga felsökningspunkter är olika datum, manuella bokningar, okopplade betalningar, dubbla fakturor och felaktigt hanterade kreditnotor. Dokumentera orsaken per post innan en rättelse görs.
Är en förfallolista samma sak som ett betalningsgodkännande?
Nej. Förfallodatum visar när betalningen enligt villkoren ska ske. Attest och kontroller avgör om posten är klar för betalning.
Vad gör jag med en helt krediterad faktura?
Koppla kreditnotan till originalfakturan och kontrollera att det återstående beloppet blir noll. Om originalfakturan redan har betalats behöver du följa upp återbetalning eller överenskommen avräkning separat.
Samla fakturor, betalningar och kreditnotor i ett underlag
Mallbutikens Leverantörsreskontra & Betalningsbevakning innehåller en Excelöversikt samt Word- och PDF-underlag för uppföljningen. Använd paketet som komplement till bokföringen och anpassa rutinen till företagets betalningsprocess.
Fördjupning och nästa steg
- Ekonomistyrning i småföretag – välj rätt underlag och rutin
- Planera utbetalningarna i en likviditetsbudget
- Attestordning och fakturagodkännande
- Kreditpolicy för företagets kundfordringar
- Mallar för ekonomi och redovisning
Källor
- Bokföringsnämnden – vägledning Bokföring, sidoordnad bokföring och avstämning
- Bokföringsnämnden – frågor och svar om bokföringsprogram
Senast uppdaterad: . Allmän ekonomisk och redovisningsmässig information. Guiden ersätter inte en bedömning av företagets bokföring eller individuell rådgivning.
