Conciliación de tres vías: verifique el pedido de compra, la entrega y la factura paso a paso
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La conciliación de tres vías es un control interno en el que las empresas comparan tres documentos antes de realizar el pago: la orden de compra, el albarán de entrega y la factura del proveedor. El objetivo es detectar errores en el precio, la cantidad, la entrega y la facturación antes de que se apruebe una factura.
Lo más importante en breve: primero verifique lo que se pidió, luego lo que realmente se recibió y, finalmente, lo que el proveedor está facturando. Las discrepancias deben investigarse y documentarse antes de que la factura sea aprobada conforme al procedimiento de autorización de la empresa. La conciliación de tres vías es un método de control, no un requisito legal general que exija exactamente tres documentos para cada compra.
¿Qué es la conciliación de tres vías?
La conciliación de tres vías, también conocida como three-way matching, es un método para comparar el precio y las condiciones de la orden de compra con la factura, mientras que la cantidad facturada se compara con la cantidad realmente recibida. Es especialmente adecuada cuando la empresa solicita bienes, materiales y suministros o gestiona grandes volúmenes de facturas de proveedores.
La diferencia con la conciliación de dos vías es que esta última normalmente solo verifica la orden de compra frente a la factura. La conciliación de tres vías añade un control de recepción documentado, lo que puede revelar una factura por bienes que no han sido entregados.
Los tres documentos: resumen rápido
| Documento | Qué muestra | Pregunta de control |
|---|---|---|
| Orden de compra | Artículo solicitado, cantidad, precio y condiciones | ¿Qué hemos pedido realmente? |
| Albarán / Acta de recepción | Cantidad realmente recibida y controlada | ¿Qué ha llegado y ha sido aceptado? |
| Factura del proveedor | Cantidad facturada, importe, cargos adicionales e IVA | ¿Coincide la factura con el pedido y la entrega? |
Cómo realizar la conciliación de tres vías paso a paso
- Registrar la orden de compra. Asigne un número de pedido único y documente al proveedor, artículo, cantidad, precio, condiciones de entrega y el responsable del pedido.
- Confirmar la recepción. Anote la fecha de entrega, la cantidad realmente recibida, cualquier daño, los pedidos pendientes y quién ha verificado la entrega. Un número de albarán por sí solo no siempre demuestra que los bienes hayan sido aprobados.
- Registrar la factura. Concilie el proveedor, el número de factura y el número de pedido. Verifique que la misma factura no esté ya registrada.
- Comparar precio y cantidad por línea. Coteje el precio del pedido con el precio de la factura y compare la cantidad facturada con la cantidad recibida aprobada. Compruebe también los gastos de envío, descuentos y otros cargos acordados.
- Marcar discrepancias. Documente las diferencias en cantidad, precio, moneda, IVA o condiciones. Indique el responsable de la investigación y cualquier tolerancia decidida.
- Investigar antes de la aprobación. Si es necesario, solicite una entrega complementaria, una nota de crédito, una factura corregida o una decisión documentada conforme al procedimiento de autorización.
- Archivar con trazabilidad. Conserve el vínculo entre el pedido, la recepción, la factura, el resultado del control y la aprobación en el proceso documental y contable de la empresa.
Ejemplo: la factura incluye más artículos que la entrega
La empresa pide 20 componentes a 500 SEK cada uno, un total de 10 000 SEK sin IVA. La recepción muestra 18 componentes aprobados. La factura del proveedor corresponde a 20 componentes y 10 000 SEK sin IVA.
| Comparación | Cantidad | Importe sin IVA |
|---|---|---|
| Pedido | 20 | 10 000 SEK |
| Entrega aprobada | 18 | 9 000 SEK |
| Factura | 20 | 10 000 SEK |
La discrepancia es de dos componentes, equivalentes a 1 000 SEK sin IVA. Investigue si existe una entrega parcial aprobada, un anticipo acordado o si la factura debe corregirse. Qué importe se debe pagar dependerá del contrato entre las partes y de las circunstancias reales, no solo de la matriz de control.
¿Cuándo es más adecuada la conciliación de dos vías?
En algunas compras de servicios no existe un documento tradicional de recepción de mercancías. En esos casos, un informe de horas verificado, un informe de entrega, un hito aceptado o un documento de autorización puede sustituir al albarán físico. Determine el nivel de control en función del tipo de compra, el riesgo, el importe y los procedimientos internos.
Lista de verificación antes de aprobar la factura
- ¿Están correctos el proveedor, el número de pedido y el número de factura?
- ¿Coinciden los precios facturados, las cantidades y los posibles descuentos?
- ¿Están documentados el control de recepción, las entregas parciales y los pedidos pendientes?
- ¿Son los gastos de envío, el IVA, los cargos y la moneda razonables y están correctamente especificados?
- ¿Las posibles discrepancias han sido investigadas y aprobadas por la persona correcta?
- ¿Se ha documentado el control de una manera que permita su seguimiento a posteriori?
Errores comunes en la conciliación de tres vías
- Aprobar la factura a pesar de no haberse registrado la recepción.
- Comparar únicamente la suma total y pasar por alto precios por línea incorrectos.
- No gestionar las entregas parciales y los pedidos pendientes por separado.
- Permitir tolerancias ambiguas sin un responsable de decisión nombrado.
- Carecer de conexión entre las discrepancias y las notas de crédito.
- Permitir que la misma persona realice el pedido, lo reciba y haga la aprobación final sin controles compensatorios donde el nivel de riesgo requiera una clara división de responsabilidades.
Preguntas frecuentes
¿Es la conciliación de tres vías un requisito legal en Suecia?
No, no existe un requisito general de que todas las empresas suecas deban utilizar exactamente este método de control. Sin embargo, las empresas deben tener en orden su contabilidad y documentación. Este método de control puede contribuir a procesos de compra fiables y trazables.
¿Cuál es la diferencia entre la conciliación de dos y tres vías?
La conciliación de dos vías normalmente compara la orden de compra y la factura. La conciliación de tres vías verifica, además, la recepción real o el servicio prestado aprobado.
¿Qué ocurre si la factura y la entrega no coinciden?
La discrepancia se investiga y se documenta. Dependiendo del contrato y de las circunstancias, la medida puede ser una factura corregida, una nota de crédito, una entrega pendiente u otra decisión aprobada.
¿Es posible trabajar con la conciliación de tres vías en Excel?
Sí. Un registro puede seguir los números de pedido, la recepción aprobada, las líneas de factura, los motivos de discrepancia, los responsables y el estado de aprobación. Sin embargo, el registro de control no sustituye a la contabilidad ordinaria de la empresa.
Documente toda la cadena de control
Utilice una plantilla unificada para órdenes de compra, conciliación de entregas, control de facturas y registro de discrepancias en Excel, Word y PDF.
Ver Conciliación de tres vías – Orden de compra, entrega y factura →
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- Procedimiento de autorización en empresas: facturas y permisos
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- Contratos con proveedores: calidad y responsabilidad de entrega
- Acta de recepción de mercancías y control de entrega
- Plantillas para compras, proveedores y servicios
Fuentes y lecturas adicionales
- Microsoft Learn: ejemplos de políticas de conciliación de tres vías
- Microsoft Learn: validación de facturas de proveedores
- Bokföringsnämnden (Junta de Contabilidad): guías de contabilidad
Actualizado: 13 de octubre de 2026. Esta guía describe un método de control práctico y no constituye asesoramiento jurídico o contable individual. Su aplicación debe adaptarse a los contratos, las operaciones y las normas contables vigentes.
