Sobre la plantilla de documento
Certificados de empleo y certificados de servicios – Plantillas en Word, PDF y Excel 2026/2027
¿Necesita emitir un certificado de empleo, un certificado de servicios o una referencia laboral para un empleado? Este paquete digital proporciona a los empleadores y al departamento de RR. HH. plantillas de documentos independientes y editables para empleos en curso y finalizados, un certificado de servicios específico con calificaciones objetivas opcionales, una versión con información salarial voluntaria y un formulario de control para la firma y entrega segura.
También se incluye un registro en Excel con nueve pestañas y 16 indicadores administrativos clave, para aquellos que deseen realizar un seguimiento de las solicitudes, certificados emitidos, verificaciones de datos, correcciones y entregas. Las plantillas están diseñadas para el mercado laboral sueco, donde el empleo actual y cualquier norma de convenio colectivo deben verificarse siempre.
Entrega digital en ZIP: 15 archivos – 7 Word editables (DOCX), 7 PDF buscables en formato A4 y 1 Excel (XLSX). Cinco documentos principales en sueco, una guía de usuario en sueco y una English User Guide por separado.
01. Contenido del paquete
15 archivos en un ZIP digital: 7 Word, 7 PDF buscables por texto y 1 Excel. Cinco plantillas principales en sueco, una guía paso a paso en sueco y una guía de usuario en inglés. El registro en Excel contiene 9 pestañas y 16 indicadores clave de control. La vista previa de los archivos en las imágenes del producto se basa en los documentos entregados realmente.
Versión: 1.0 – 2026/2027. Control editorial de fuentes: 16 de octubre de 2026. Idioma: Documentos principales en sueco, English User Guide. Formato: DOCX editables, PDF buscables y XLSX, sin suscripción ni envío físico. La versión 2027 indicada no es una garantía de cambios legislativos futuros ni de certificación legal externa.
02. Qué contienen los archivos – documento por documento
| Documento | Propósito y contenido | Formato |
|---|---|---|
| 01. Certificado de empleo – empleo en curso | Certificado neutral sobre el empleador, fecha de inicio, puesto, forma de empleo y grado de ocupación, para fines como el banco, el arrendador o uso propio. | DOCX + PDF |
| 02. Certificado de servicios – empleo finalizado | Certificado objetivo con fecha documentada de inicio y fin, puestos, periodos y tareas realizadas. | DOCX + PDF |
| 03. Referencia laboral con calificaciones opcionales | Referencia laboral con juicios profesionales verificables y claramente separados, cuando sea aplicable según convenios colectivos y deseos del individuo. | DOCX + PDF |
| 04. Certificado de empleo con salario opcional | Certificado separado para fines específicos donde se requiera y sea legalmente permitido informar sobre el salario real pactado. | DOCX + PDF |
| 05. Solicitud, verificación y diario de entrega | Lista de control para verificar datos de empleo, firma autorizada, transferencia segura, correcciones y versiones de documentos. | DOCX + PDF |
| 06. Guía de usuario en sueco | Diferencia entre documentos, diez pasos de trabajo, control de convenios colectivos, RGPD y referencias verificadas. | DOCX + PDF |
| 07. English User Guide | Instrucciones en inglés para los documentos principales en sueco; no se incluyen plantillas de certificados en inglés. | DOCX + PDF |
| 08. Registro de certificados en Excel | Nueve pestañas, 16 indicadores administrativos clave y seguimiento de solicitudes, certificados, referencias, entrega, correcciones y protección de datos. | XLSX |
Todos los documentos de Word y PDF contienen dos cuadros de información enmarcados por separado con los títulos 01. Contenido del paquete y 02. Qué contienen los archivos. Las plantillas tienen campos marcados para rellenar con nombres, empleador, periodo de empleo, puesto, alcance y firma autorizada, sin empleados inventados ni salarios ficticios.
03. Excel – registro de certificados con nueve pestañas y 16 KPI
Pestañas: Resumen · Empleados · Solicitudes · Certificados · Referencias · Entrega · Correcciones · Protección de datos · Léame.
Resumen administrativo del número de certificados registrados, empleos en curso y finalizados, nuevas solicitudes, certificados revisados o emitidos, certificados donde se requiere evaluar la información salarial, certificados de servicios que requieren control, certificados enviados, correcciones abiertas y casos de protección de datos. En la pestaña de Correcciones se muestra el estado Abierto o Solucionado dependiendo de si se ha registrado una fecha de actuación real.
Excel es un soporte administrativo, no una base de datos de RR. HH. con gestión de permisos, un sistema de nóminas o un servicio de decisión automática. Utilice ID de personal internos y un lugar de almacenamiento protegido. No determina la base legal, los plazos contractuales, la calificación de servicios correcta ni la firma válida. El libro se entrega sin datos personales inventados y sin valores de prueba.
Cómo emitir un certificado de empleo – diez pasos
- Determine qué documento se solicita. Diferencie entre certificados para bancos/arrendadores, referencias laborales y el certificado oficial de empleador para la caja de desempleo.
- Verifique al empleador autorizado. Compruebe el empleador legal, número de organización y datos de contacto.
- Obtenga el periodo de empleo correcto. Utilice datos reales sobre inicio, fin, interrupciones y cambios de puesto.
- Elija la plantilla adecuada. Documento 01 para empleo en curso, 02 para finalizado, 03 para calificaciones y 04 cuando sea realmente necesario el salario.
- Revise puesto y alcance. Compruebe forma de empleo, grado de ocupación y contenido real del servicio.
- Compruebe el convenio colectivo. El derecho a obtener una referencia laboral y los plazos pueden derivar del convenio. No existe un plazo legal general de una semana.
- Maneje las calificaciones con cuidado. Deben estar respaldadas por experiencia laboral real; considere una solicitud para omitir calificaciones.
- Minimice los datos personales. Números de identificación, salarios y asuntos privados no deben incluirse rutinariamente.
- Firme y entregue de forma segura. Solicite a un representante autorizado que compruebe, firme y entregue el certificado por el canal adecuado.
- Registre cualquier corrección. Utilice el documento 05 y Excel para el control de versiones y eliminación planificada según las necesidades reales.
¿Qué dicen las normas sobre certificados de empleo y referencias laborales?
¿Qué debe contener un certificado de empleo?
Unionen describe que un certificado de empleo normalmente debería contener empleador, periodo de empleo o fecha de inicio, puesto, forma de empleo y grado de ocupación. El salario puede añadirse si el trabajador lo desea y el dato es necesario para un propósito real. Puede ser relevante para bancos, arrendadores o futuros empleadores. El certificado no es una garantía de empleo continuo o futuro salario.
Referencias laborales y convenios colectivos
Unionen explica que no existe un derecho legal general a una referencia laboral, pero que tal derecho suele derivar de convenios colectivos. La referencia puede contener periodo de empleo, tareas y calificaciones objetivas del empleador. El trabajador puede, según muchos convenios colectivos, solicitar que se omitan las calificaciones. Los plazos y cuándo emitir el documento dependen del convenio. Por tanto, compruebe el convenio vigente, no un supuesto plazo general de siete días.
El certificado oficial de empleador para la caja de desempleo es gratuito
arbetsgivarintyg.nu. Los documentos de este paquete no sustituyen al certificado para el seguro de desempleo. El usuario no necesita comprar una plantilla comercial de certificado de empleador para usar el servicio gratuito.
RGPD: datos correctos, limitación y seguridad
Según la guía de la IMY, el empleador debe poder demostrar una base legal, cumplir con la limitación de finalidad, minimización de datos, exactitud, limitación del plazo de conservación e integridad/confidencialidad. Las anotaciones sobre empleados deben ser objetivas y no ofensivas. Envíe solo datos que el destinatario real necesite, garantice una entrega autorizada y corrija errores. Los empleadores públicos también pueden estar sujetos a normas especiales de archivo y acceso público.
Plantillas de documentos relacionadas
¿Necesita documentar un nuevo empleo? Consulte Contrato de trabajo – paquete de plantillas 2026. Cuando un empleado finaliza su contrato, existe la plantilla Renuncia por parte del empleado – plantilla. En caso de acuerdo mutuo, puede ser relevante un Acuerdo de finalización de empleo. Explore también RR. HH., Derecho laboral y Denuncias de irregularidades – Plantillas. Estos son productos separados y no están incluidos en el archivo ZIP.
Preguntas frecuentes sobre certificados de empleo y referencias laborales
¿Cuál es la diferencia entre certificado de empleo y certificado de empleador?
El certificado de empleo confirma los hechos del empleo. El certificado de empleador se utiliza para la evaluación del seguro de desempleo y se emite gratuitamente a través de arbetsgivarintyg.nu. Este último no está incluido en el paquete.
¿Puedo usar el certificado para el banco o el arrendador?
Sí, los documentos 01 y 04 están diseñados para necesidades de verificación comunes, pero el destinatario determina qué datos son necesarios. La información salarial solo debe incluirse cuando haya una necesidad real.
¿Se puede emitir un certificado de empleo mientras aún estoy trabajando?
Sí. Unionen describe que se puede solicitar un certificado de empleo incluso durante el empleo en curso. El documento 01 contiene campos especiales para indicar que el empleo está activo en la fecha del certificado.
¿Qué contiene una referencia laboral?
Por lo general, periodo de empleo, funciones principales y posibles calificaciones relacionadas con el trabajo. Cómo se regulan la obligación y el contenido puede depender de los convenios colectivos.
¿Tengo derecho a una referencia laboral en una semana?
No como regla legal general. Varios convenios colectivos pueden contener plazos, pero se debe comprobar el texto del convenio aplicable.
¿Debe aparecer el salario en el certificado?
No, no es un dato obligatorio en todos los certificados de empleo. El documento 04 está destinado a situaciones especiales donde la información salarial sea necesaria y se pueda revelar.
¿Puede el empleador incluir juicios negativos?
Los certificados deben ser objetivos, relevantes y correctos. Se debe evitar incluir datos no verificados o denigrantes. Las normas del convenio y las solicitudes de omitir calificaciones pueden ser relevantes.
¿Puede Excel imprimir automáticamente certificados de empleo firmados?
No. Excel es un registro para solicitudes, control, emisión y correcciones. Los certificados definitivos se redactan en Word y deben ser verificados y firmados por un representante del empleador autorizado.
¿Se incluyen certificados en inglés?
Los cinco documentos principales están en sueco. Se incluye una English User Guide para usuarios que necesiten instrucciones en inglés. No se prometen certificados completos en inglés.
¿Están las plantillas certificadas legalmente o emitidas por autoridades?
No. Los documentos son borradores de trabajo editoriales y no han sido revisados ni aprobados por una autoridad, las cajas de desempleo de Suecia o un abogado externo. Deben rellenarse con datos correctos y seguir el convenio colectivo aplicable.
Fuentes y versión
Versión 1.0 / 2026–2027. Control editorial de fuentes el 16 de octubre de 2026. Fuentes: Unionen – certificado de empleo, Unionen – referencia laboral, Sveriges a-kassor y IMY – RGPD en la vida laboral.
