L’IA dans la planification et la répartition du travail – évaluation des risques élevés, informations sur le personnel et contrôle humain | Word/PDF/Excel

Planification et répartition des tâches basées sur l’IA – évaluez les risques et documentez la manière dont les employés sont informés. Un ensemble de modèles suédois pour les employeurs, les services RH et les responsables de la sécurité de l’information qui envisagent d’utiliser l’IA pour la planification des effectifs, la répartition individualisée des tâches ou le suivi des performances. Avec cinq documents de travail modifiables, un guide d’utilisation en suédois, un guide d’utilisation en anglais et un registre Excel, vous pouvez structurer la classification, le processus de consultation des représentants du personnel, les informations aux employés, le contrôle humain et la décision de déploiement.

En bref : 7 fichiers Word (DOCX) + 7 PDF consultables + 1 fichier Excel (XLSX) = 15 fichiers clients dans un fichier ZIP numérique. Cinq documents de travail en suédois, un guide en suédois et un guide d’utilisation en anglais distinct ; le guide en anglais n’est pas une traduction des modèles de travail suédois. Version 1.0, sources juridiques vérifiées le 12 novembre 2026. Les fichiers PDF sont imprimables et consultables, mais ne sont pas des formulaires numériques interactifs.

À qui et dans quelles situations ce modèle convient-il ?

Exemple 1 : une entreprise introduit une IA qui recommande quels employés doivent recevoir quelles missions sur la base de données comportementales ou de performance individuelles. Exemple 2 : un employeur souhaite vérifier si un système de planification affecte les conditions de travail du personnel et a besoin d’information, de consultation et de contrôle humain. Exemple 3 : les RH doivent documenter une nouvelle évaluation des risques lorsqu’un modèle d’IA ou une logique de répartition des tâches est modifié.

Ce n’est pas le bon produit pour une planification classique sans IA ne présentant pas de questions similaires, ni pour ceux qui recherchent des contrats de travail préétablis, une politique générale sur l’IA, un avis juridique ou une certification technique d’un modèle d’IA. Tous les plannings basés sur l’IA ne sont pas des systèmes à haut risque.

Que contient exactement le fichier ZIP ?

Classeur Excel à neuf onglets

Démarrage, Système, Évaluation des risques, Informations aux employés, Processus MBL, Contrôle humain, Décision, Écarts et Sources. Enregistrez l’identifiant du système, l’objectif de l’IA, le responsable de l’examen, les références aux éléments justificatifs, les informations aux employés, le statut des négociations, les résultats des tests et les mesures correctives. Le récapitulatif indique les éléments enregistrés et les informations manquantes. Les formules n’utilisent pas de scores juridiques artificiels et ne fournissent jamais d’approbation automatique de mise en service.

Aspect juridique : que s’applique maintenant et plus tard ?

Loi européenne sur l’IA : le règlement (UE) 2024/1689, article 6 et annexe III, point 4, couvre certains systèmes d’IA dans la gestion du travail – par exemple, la répartition individualisée des tâches fondée sur le comportement ou les caractéristiques personnelles, ainsi que la surveillance et l’évaluation des performances. Tous les plannings ou toute planification du travail basés sur l’IA ne sont pas automatiquement considérés comme à haut risque. L’article 6.3 exige une analyse individuelle des éventuelles exceptions, notamment en matière de profilage. L’article 26.7 contient des exigences d’information préalable aux employés et aux représentants concernés lorsque l’employeur utilise un système d’IA à haut risque concerné.

Important pour 2026–2027 : suite à la modification apportée par le règlement (UE) 2026/1744, les exigences relatives aux hauts risques pertinentes du chapitre III, sections 1 à 3, s’appliqueront aux systèmes visés par l’annexe III à compter du 2 décembre 2027. Évaluez en particulier les règles de transition pour les systèmes plus anciens à l’article 111. D’autres dates d’application peuvent s’appliquer aux autres catégories de systèmes.

Droit suédois et RGPD dès maintenant : les obligations de négociation et d’information de l’employeur conformément à la MBL peuvent être mises en jeu avant les changements plus importants. Le RGPD peut exiger une base juridique correcte, une information, une analyse d’impact et un examen individuel des décisions uniquement automatisées. Ces règles peuvent également s’appliquer avant les dates ultérieures relatives aux hauts risques du règlement sur l’IA.

Démarche – six étapes

1. Définissez la fonctionnalité réelle de l’IA, la manière dont les données individuelles sont utilisées et les employés concernés.
2. Documentez l’évaluation préliminaire et finale des risques élevés avec des éléments probants et le nom de l’évaluateur responsable.
3. Vérifiez la consultation des représentants du personnel et les autres obligations d’information avant de décider d’un éventuel changement plus important sur le lieu de travail.
4. Élaborez et documentez les informations appropriées destinées au personnel et aux représentants lorsque cela est requis. Distinguez-les des informations relatives à la protection des données du RGPD.
5. Testez l’examen, la modification et l’arrêt réels par un humain des propositions de l’IA et consignez les écarts.
6. Prenez et archivez votre propre décision motivée de déploiement ou d’arrêt ; mettez-la à jour lorsque l’utilisation est modifiée.

Ce qu’il convient de garder à l’esprit

Une signature sur un message destiné au personnel ne constitue pas un consentement au titre du RGPD. Une décision humaine prise à la va-vite ne suffit pas automatiquement pour qu’une décision soit considérée comme humaine au sens du RGPD. Une liste de contrôle cochée n’est pas une attestation de conformité légale. Ne conservez pas plus de données personnelles que nécessaire dans Excel et utilisez un contrôle d’accès approprié. Il s’agit d’un produit documentaire, et non d’une certification, d’un contrôle automatique de la conformité légale d’une IA ou d’un conseil juridique concernant un cas spécifique.

Modèles associés

Pour l’IA à haut risque dans la sélection du personnel, consultez Recrutement par l’IA 2027. Pour l’obligation générale d’information des représentants du personnel, consultez MBL art. 19 et 19 a – Obligation d’information des représentants du personnel. Ce produit est davantage spécialisé dans la gestion du travail basée sur l’IA, l’information des employés concernés et les tests de contrôle humain.

Questions fréquentes

La planification basée sur l’IA est-elle toujours considérée comme à haut risque selon la loi sur l’IA ?

Non. La classification nécessite d’analyser l’objectif réel du système, les données utilisées, son impact réel ainsi que l’annexe III, point 4 et l’article 6.

Les employés concernés doivent-ils être informés ?

L’article 26.7 prévoit une information lorsque l’IA à haut risque est utilisée sur le lieu de travail à partir de la date d’application. Le RGPD et les règles d’information et de négociation du droit du travail peuvent s’appliquer plus tôt.

Quand les règles relatives aux hauts risques concernant la gestion du travail entreront-elles en vigueur ?

Pour les systèmes d’IA concernés visés par l’annexe III, la date est le 2 décembre 2027 conformément au règlement 2026/1744, avec des règles de transition spécifiques qui doivent être prises en compte.

Puis-je m’abstenir de négocier avec les représentants du personnel si le personnel reçoit un formulaire d’information ?

Non. Les informations aux employés et la négociation conformément à la MBL ne sont pas la même chose. L’obligation de négociation doit être évaluée séparément en fonction des conditions de l’employeur.

Excel approuve-t-il automatiquement l’utilisation de l’IA ?

Non. Le registre et la barre d’état aident à rassembler la documentation. Les personnes habilitées doivent évaluer les conditions juridiques et techniques réelles.

Les versions PDF fonctionnent-elles comme des formulaires électroniques remplissables ?

Non. Les fichiers PDF sont consultables/imprimables, tandis que les fichiers Word sont modifiables. Le classeur Excel est destiné à la tenue d’un registre.

Sources et date de vérification

Loi européenne sur l’IA consolidée (UE) 2024/1689, 2026/1744, MBL (1976:580) et guide de l’IMY sur les décisions automatisées. Sources vérifiées le 12 novembre 2026. Vérification des sources assistée par l’IA – et non par un examen juridique indépendant.