Évaluation d’événement & Rapport post-événement – Association à but non lucratif | Word/PDF/Excel

Évaluation d’événement et rapport post-événement pour association à but non lucratif – Modèles Word, PDF et Excel pour faire le suivi d’un événement organisé par une association. Recueillez les retours volontaires des participants, consignez les observations des bénévoles, comparez le budget aux coûts réels et élaborez un plan d’amélioration clair pour le prochain événement.

Important : Le pack est destiné à l’évaluation après un événement, et non à la planification, à l’inscription ou à l’analyse d’un incident. Les champs de texte libre et les journaux techniques des formulaires peuvent contenir des données à caractère personnel, même si les noms ne sont pas demandés. L’association doit donc elle-même évaluer les exigences applicables du RGPD avant la collecte.

À quoi convient le pack d’évaluation ?

Aux associations à but non lucratif qui, après une rencontre, une activité, une journée thématique ou une conférence, ont besoin d’un processus de travail cohérent allant des questions d’évaluation au rapport de résultats et aux améliorations décidées. Contrairement à un sondage classique auprès des membres, ce pack concerne un événement précis qui a eu lieu, son bilan financier et son organisation.

Fichier par fichier : fonction et format

Fonctions réelles de l’outil Excel

Le classeur comprend neuf onglets : Aperçu, Événement, Réponses, Finances, Observations, Mesures, Décisions, Contrôle de la confidentialité et À propos. Il compile le nombre de réponses enregistrées, les moyennes sur l’échelle de 1 à 5, la proportion d’évaluations globales de 4 à 5, le budget, les coûts réels, les recettes et l’écart budgétaire.

Limitation : Excel ne peut pas vérifier que les données du sondage sont anonymes, établir de base juridique, approuver une dépense ni déterminer si une décision du conseil d’administration est valide. Les propositions, décisions, mises en œuvre et vérifications sont enregistrées séparément.

Utilisation des modèles

1. Déterminez ce que l’événement doit accomplir et quelles questions sont pertinentes.
2. Évaluez la confidentialité, les données à caractère personnel, les métadonnées de l’outil de sondage et l’éventuelle suppression avant la collecte.
3. Recueillez des réponses volontaires, sans données à caractère personnel inutiles, et consignez séparément les observations des bénévoles.
4. Compilez les statistiques avec le nombre de réponses par question et les chiffres financiers réels.
5. Examinez les champs de texte libre et les petits groupes de réponses avant de partager les résultats.
6. Établissez un rapport post-événement, laissez l’organe compétent prendre les décisions effectives et suivez les mesures.

Conditions juridiques et pratiques

Des réponses à un sondage sans nom ne sont pas automatiquement anonymes. Les adresses IP, les champs de texte libre, les petits groupes ou les combinaisons de données peuvent permettre d’identifier une personne. Si des données à caractère personnel sont traitées, l’association doit notamment examiner la finalité, la base juridique, la minimisation des données, l’information et la sécurité. L’IMY sur les associations et le RGPD et le Règlement général sur la protection des données (UE) 2016/679.

Les résultats sont descriptifs et ne démontrent pas automatiquement une représentativité. N’indiquez pas le taux de participation si le nombre réel de personnes interrogées est inconnu. Le pack ne remplace pas une plateforme de sondage sécurisée, un rapport d’incident ni les statuts et règles de décision propres à l’association.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’une évaluation d’événement ?

Un examen systématique d’un événement déjà organisé, avec les réponses des participants, les observations et les résultats documentés. L’objectif est d’identifier les points forts et les besoins d’amélioration.

Le sondage auprès des participants est-il anonyme ?

Pas automatiquement. Le modèle ne demande pas de noms, mais l’association doit vérifier la méthode de collecte réelle, les journaux IP, les champs de texte libre et les éventuels identifiants indirects.

Excel peut-il calculer les moyennes et l’écart budgétaire ?

Oui. Le classeur calcule la moyenne des questions auxquelles une réponse de 1 à 5 a été apportée, ainsi que les coûts réels moins le budget. Les réponses vides ne sont pas traitées comme des notes de zéro.

Les fichiers PDF sont-ils remplissables de manière interactive ?

Non. Ils sont consultables et imprimables ; les versions modifiables sont les versions Word.

Le guide d’utilisation en anglais est-il un modèle juridique anglais ?

Non. Le guide en anglais explique comment utiliser les documents suédois et ne constitue en aucun cas une adaptation au droit étranger.

Un rapport peut-il approuver automatiquement des mesures ?

Non. Une proposition de mesure doit être examinée et décidée par l’organe compétent conformément aux propres procédures de l’association. La mesure mise en œuvre et vérifiée est indiquée séparément.

Documents et guides associés

• Plan d’événement et planning des bénévoles – pour la planification avant un événement.
• Plan de sécurité et rapport d’incident – pour la gestion spécifique de la sécurité et des incidents.
• Guide : planifier un événement organisé par une association – préparation générale.

Sources et version

IMY – traitement des données à caractère personnel par les associations · IMY – ce que les associations doivent faire · RGPD (UE) 2016/679.

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